Een in Duitsland wonende werknemer werkt voor een kleine Nederlandse onderneming. In haar contract staat dat zij af en toe thuis mag werken, haar manager vertrouwt haar en binnen het team is de werkplek nooit een dagelijks aandachtspunt geweest. Tot de loonadministratie vraagthoeveel dagen zij dat jaar in Duitsland heeft gewerkt. Niemand heeft een volledig antwoord.
Die alledaagse situatie kreeg op 3 augustus 2026 een scherpere fiscale lading. De Kennisgroep van de Belastingdienst verduidelijkte hoe de nieuwe telewerkdrempels in het belastingverdrag tussen Nederland en Duitsland moeten worden toegepast.
Sinds 1 januari 2026 mag kwalificerend werk buiten het normale werkland maximaal 34 dagen per kalenderjaar plaatsvinden. Binnen die grens blijft de verdragsverdeling van het heffingsrecht over het volledige salaris ongewijzigd.
De regeling biedt nuttige ruimte. Zij geeft alleen geen onbeperkt recht om elk denkbaar hybride werkpatroon zonder gevolgen voor de loonadministratie toe te passen.
De belofte en de agenda
De eerste HR-les is eenvoudig. Een afspraak over flexibel werken en een fiscale grens zijn niet hetzelfde.
Een werkgever kan afspreken dat iemand regelmatig thuiswerkt. Het verdrag kijkt vervolgens waar dat werk plaatsvond, op welke dagen en hoe lang. Volgens het verdragsprotocol telt een dag mee als het relevante werk ten minste 30 minuten duurt.
Ook werk in derde landen kan onder de drempel vallen. Het gaat dus om meer dan het bekende beeld van iemand die aan de keukentafel in Duitsland werkt.
Een congres, klantbezoek of korte detachering kan daarom meetellen. De Kennisgroep bevestigt bovendien dat de drempel van artikel 14 per belastingplichtige geldt en niet afzonderlijk per dienstverband.
Heeft een werknemer meerdere relevante grensoverschrijdende dienstverbanden, dan worden de kwalificerende dagen bij elkaar opgeteld. Een Nederlandse werkgever ziet mogelijk slechts een deel van het geheel. Een ander relevant dienstverband kan de positie van dezelfde werknemer voor het hele jaar beïnvloeden.
Dat verandert de blik van de werkgever. De ene onderneming kan denken dat een werknemer pas twintig thuiswerkdagen heeft gebruikt. Een ander relevant dienstverband kan daar vijftien kwalificerende dagen aan hebben toegevoegd. Geen van beide werkgevers beschikt zelfstandig over de volledige agenda, terwijl ieder voor de loonverwerking wel over juiste informatie moet kunnen beschikken.
Dit is eerst een verantwoordelijkheid van HR en pas daarna een fiscale berekening. In het gesprek over de arbeidsovereenkomst moet ruimte zijn voor feiten die vroeger privé of bijkomstig leken. Waar is het werk gedaan? Was er een ander relevant dienstverband? Is tijdens een zakenreis in een derde land gewerkt?
Dit zijn niet langer alleen details voor de agenda.
Twee stelsels, twee klokken
De grens van 34 dagen gaat over de verdeling van het heffingsrecht onder het verdrag. De sociale zekerheid volgt afzonderlijke Europese regels. Beide stelsels kijken naar grensoverschrijdend werk, maar hanteren andere toetsen en procedures.
Volgens de algemene coördinatieregel voor de sociale zekerheid is werken in het woonland substantieel als het ten minste 25 procent van de contractuele arbeidstijd of beloning uitmaakt.
Een afzonderlijk kader voor grensoverschrijdend telewerken kan, als aan de voorwaarden is voldaan, toestaan dat maximaal 50 procent van de totale arbeidstijd vanuit het woonland wordt gewerkt zonder dat het toepasselijke socialezekerheidsstelsel verandert. De werkgever of werknemer moet daarvoor een aanvraag indienen bij de SVB.
Een werknemer kan dus wel binnen de ene regeling vallen en niet binnen de andere. Een stabiel patroon van één thuiswerkdag per week kan onder een socialezekerheidspercentage blijven, maar intussen gestaag in de buurt komen van de jaarlijkse verdragsgrens.
Met twee thuiswerkdagen per week zijn de 34 dagen doorgaans al ruim vóór december opgebruikt.
Daar gaat een vriendelijke hybridewerkregeling de mist in. De werknemer hoort toestemming. De manager hoort flexibiliteit. De loonadministratie heeft data, percentages en verdragsfeiten nodig.
Als die drie beelden niet op elkaar aansluiten, komt de correctie pas nadat het werkpatroon onderdeel is geworden van het gezinsleven en de routines van het team.
De administratie moet aansluiten bij het echte werk
De handleiding van de Belastingdienst vraagt van grensoverschrijdende werknemers dat zij per dag bijhouden waar zij hebben gewerkt. Voor een kleine werkgever wordt zo'n agenda pas echt bruikbaar als die kan worden vergeleken met de gewone bedrijfsadministratie.
Roosters, declaraties van reiskosten, klantafspraken, toegangsregistraties en goedgekeurd verlof helpen om het werkpatroon vast te stellen. Het doel is geen toezicht om het toezicht. Het gaat om een gezamenlijk beeld van werk dat gevolgen heeft voor de beloning en de wettelijke behandeling.
Een locatieagenda die alleen in de privénotities van de werknemer staat, bereikt de loonadministratie mogelijk te laat. Een looncode zonder onderliggend werkpatroon is al even kwetsbaar.
Keer terug naar onze in Duitsland wonende werknemer. In september herinnert zij zich de meeste thuiswerkdagen, maar niet elke korte vrijdag. Haar manager weet nog van een congres in Keulen en een klantbezoek in België. De loonadministratie ziet alleen Nederlandse loonbetalingen.
Iedereen heeft een deel van de waarheid, maar niemand kan het jaar met zekerheid reconstrueren.
Een bescheiden maandelijkse controle zou dat gesprek veranderen. Dan wordt tijdig zichtbaar of de oorspronkelijke werkafspraak in de praktijk nog werkt. Het doel is niet om mensen obsessief te tellen.
Het gaat erom te voorkomen dat een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde leidt tot een splitsing van het salaris, gecorrigeerde loonadministratie of een onverwachte fiscale vraag van de werknemer.
Flexibiliteit heeft een eigenaar nodig
Bij kleine ondernemingen valt grensoverschrijdend werken vaak ergens tussen HR, de loonadministratie en de externe adviseur. Dat gaat goed totdat een grens in zicht komt. Dan kan iedereen een deel uitleggen, maar is niemand eigenaar van de agenda.
Duidelijk eigenaarschap is belangrijker dan een dik beleidsdocument. Iemand moet de bevoegdheid hebben om het afgesproken werkpatroon van de werknemer te verbinden met vragen over de loonadministratie en de sociale zekerheid.
Managers moeten ook begrijpen dat een incidentele werkdag in het buitenland kan meetellen, zelfs als niemand die dag als thuiswerken heeft aangeduid. Werknemers verdienen die uitleg voordat hun locatiegegevens aan het einde van het jaar ineens urgent worden.
Nederland en Duitsland hebben de regeling van 34 dagen ingevoerd om de versnippering van heffingsrechten bij beperkt telewerken te verminderen. Dat is waardevol. De Nederlandse regering heeft ook erkend dat de regeling niet ieder structureel hybride werkpatroon dekt.
Af en toe flexibel werken en een vaste wekelijkse routine zijn verschillende zakelijke keuzes. Bespreek ze dan ook als zodanig.
De rustige reactie is niet dat grensoverschrijdende flexibiliteit moet verdwijnen. De belofte moet alleen zo precies zijn dat zij de confrontatie met de loonadministratie doorstaat.
Als werkgever en werknemer naar dezelfde agenda kijken, dezelfde grens bespreken en belasting en sociale zekerheid uit elkaar houden, blijft hybride werken menselijk. En het blijft beheersbaar.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
