Een gewaardeerde werknemer vraagt om enkele maanden vanuit Duitsland te werken. De manager stemt daarmee in, omdat de regeling een goede kracht binnen het team houdt. Iemand kijkt in een spreadsheet en meldt dat de werknemer onder de 183 dagen blijft. Iedereen gaat weer aan het werk.
Die bekende vuistregel kan de kern van de zaak missen. De 183-dagenregel is een verdragstoets met drie cumulatieve voorwaarden. Het toepasselijke verdrag, de werkgever achter de werkzaamheden en de entiteit die de loonkosten draagt, bepalen samen de uitkomst.
Het getal zelf is ingewikkelder dan het lijkt. Afhankelijk van het verdrag kan de periode een kalenderjaar, een belastingjaar of een voortschrijdende periode van twaalf maanden zijn. Weekenden, ziekte, feestdagen en verlof dat in het werkland wordt doorgebracht, kunnen meetellen. Zelfs een deel van een dag kan als een volledige dag meetellen.
The contract is only one part of the story
Voor een kleine werkgever is de lastigere vraag vaak niet hoe lang iemand in het buitenland verbleef. Het gaat erom wie het werk aanstuurde, wie ervan profiteerde en wie de kosten ervan droeg.
Denk aan een technicus die formeel in dienst is van een Duitse onderneming, maar dagelijks aan de systemen van een Nederlandse klant werkt. Een Nederlandse manager wijst de werkzaamheden toe. De technicus draagt bij aan Nederlandse projecten en de loonkosten worden aan de Nederlandse onderneming doorbelast.
Bij internationale terbeschikkingstelling van personeel kunnen die feiten ertoe leiden dat de Nederlandse klant als de materiële werkgever wordt aangemerkt. Dan kan vanaf de eerste in Nederland gewerkte dag Nederlandse loonheffing verschuldigd zijn. De Nederlandse klant kan bovendien aansprakelijk blijven als de formele werkgever niet betaalt.
Instructies, kostenverdeling en financiële verantwoordelijkheid zijn daarom meer dan administratieve details. Zij beschrijven de feitelijke werksituatie die de loonadministratie uiteindelijk moet weerspiegelen.
Een contract kan de werkgever aanwijzen. De loonheffing volgt het toepasselijke verdrag en de feiten rond het werk. Managers creëren die feiten vaak al voordat de loonadministratie ervan hoort.
Germany has introduced an earlier counting point
De regels in het verdrag tussen Nederland en Duitsland die vanaf 1 januari 2026 gelden, maken de kwestie bij grensoverschrijdend thuiswerken scherper. Een bijzondere regel kan ervoor zorgen dat het kwalificerende loon uitsluitend in het land van de werkgever belastbaar blijft wanneer het werken in het woonland of een derde land in een kalenderjaar minder dan 35 werkdagen bedraagt.
Praktisch betekent dit dat de grens op 34 kwalificerende dagen ligt. Regelmatig thuiswerken kan dus al aandacht vereisen ruim voordat een werknemer in de buurt van 183 dagen komt. Eén thuiswerkdag per week komt in een volledig werkjaar doorgaans boven de 34 dagen uit.
De werknemer uit ons openingsvoorbeeld kan dus meerdere tellers tegelijk zien lopen. Er is de reguliere verdragsanalyse, de telling van thuiswerkdagen in Duitsland en een afzonderlijke socialezekerheidspositie. Alleen de dagen in het buitenland tellen, beantwoordt slechts één deel van de vraag.
Hier kan goedbedoelde flexibiliteit door nalatigheid, en niet door opzet, duur uitpakken. De manager ziet een maatregel om iemand te behouden. De loonadministratie ziet later meerdere jurisdicties, verschillende dagentellingen en een werkpatroon dat inmiddels normaal is geworden.
Tax and social insurance travel on different tracks
Wie in de EU, de EER of Zwitserland over de grens werkt, is sociaal verzekerd in één land. Volgens de algemene regels voor werken in meerdere landen wijst werken gedurende ten minste 25 procent van de tijd, of het verdienen van ten minste 25 procent van het inkomen, in het woonland doorgaans op verzekering in dat land.
Een afzonderlijk kader voor grensoverschrijdend telewerken kan de dekking in het land van de werkgever behouden wanneer het telewerken vanuit het woonland binnen de daarvoor geldende grens blijft. Dat kader kent eigen voorwaarden en vereist een aanvraag. Als de Nederlandse dekking doorloopt, kan een A1-verklaring nodig zijn.
De fiscale positie en de socialezekerheidspositie moeten afzonderlijk worden beoordeeld. Een uitkomst op het ene terrein bepaalt niet automatisch de uitkomst op het andere.
De werknemer merkt dit onderscheid snel. Een correctie in de loonadministratie kan gevolgen hebben voor premies, nettoloon en verwachtingen over de verzekering. Wat begon als een redelijke regeling kan dan leiden tot een lastig gesprek over goedkeuring, administratie en extra kosten.
Sommige kosten staan ook los van de loonstrook. Ondersteuning bij buitenlandse loonadministratie, registraties, verdragsanalyse en herstelwerkzaamheden kunnen pas later in rekening worden gebracht. Als die kosten nooit in de projectadministratie terechtkomen, kan een klantopdracht winstgevender lijken dan zij werkelijk was.
One version of where the work happened
De praktische oplossing is niet een grotere verzameling losse spreadsheets. Het is één samenhangend beeld van de regeling.
De werkgever moet geplande en feitelijke werklocaties kunnen verbinden met data, rapportagelijnen, projecten, werkgevers, kostenverdeling en socialezekerheidsdocumenten. Zo ontstaat een dossier dat loonadministratie, financiën en management op dezelfde manier kunnen lezen.
Dat dossier begint met discipline bij het management. Een verzoek van een werknemer om vanuit het buitenland te werken, moet vóór aanvang van het patroon bij de loonadministratie en de financiële afdeling terechtkomen, en niet pas nadat het een routine is geworden. Hetzelfde geldt wanneer een buitenlandse werknemer aan een Nederlands project gaat werken of loonkosten tussen gelieerde ondernemingen verschuiven.
Voor de werknemer in Duitsland zijn de relevante vragen eenvoudig. Op welke dagen is thuis gewerkt? Wie wees het werk toe? Welke onderneming ontving het voordeel? Waar zijn de kosten terechtgekomen? Sluit de A1-positie nog aan bij de feitelijke routine?
Dit zijn gewone operationele vragen met fiscale en loonheffingsgevolgen. Ze horen thuis in hetzelfde gesprek als personeelsplanning, dienstverlening aan klanten en projectmarges.
Kleine werkgevers hoeven niet van iedere buitenlandse werkdag een crisis te maken. Zij moeten wel ophouden 183 dagen te zien als toestemming om geen vragen meer te stellen. Grensoverschrijdende flexibiliteit kan helpen om schaarse medewerkers te behouden en klanten over de grens te bedienen. Zij werkt het best wanneer de onderneming begrijpt welke regeling zij feitelijk heeft gecreëerd.
De geruststellende spreadsheet mag blijven. Maar hij moet het werk, de werknemer en het geld volgen. Hij kan die zaken niet vervangen.
We can review your cross-border work arrangement, payroll records, risks, and next steps
The data, sourcing, and analysis behind this article were conducted by Paolo Maria Pavan. AI was not used to identify sources, build the factual basis, or produce the analytical judgment contained here. AI was used only as a drafting aid. The final English text was personally reviewed, edited, and approved by Paolo Maria Pavan before publication.
References
- Meest verkeerd begrepen payroll-weetje ooit · Salaris Vanmorgen
- Belastingdienst - The 183-day rule is a cumulative treaty test, not a tax exemption
- Rijksoverheid - Dutch-German home working has a specific treaty rule from 1 January 2026
- Rijksoverheid - Belgian home working can create a permanent-establishment question even where payroll looks manageable
- UWV - Social security follows its own cross-border logic
- Belastingdienst - Temporary assignments abroad require tax and social-security review before departure
- Overheid.nl Verdragenbank
- Belastingdienst
