Una residente in Germania lavora per una piccola società olandese. Il contratto consente di lavorare occasionalmente da casa, il responsabile si fida di lei e il team non ha mai considerato il luogo di lavoro unavariabile quotidiana. Poi l’amministrazione del personale chiede quanti giorni abbia lavorato in Germania durante l’anno. Nessuno ha una risposta completa.
Una situazione ordinaria, dal 3 agosto 2026, ha conseguenze più nette. Il Knowledge Group della Belastingdienst ha chiarito come si applicano le nuove soglie per il telelavoro previste dal trattato fiscale tra Paesi Bassi e Germania .
Dal 1° gennaio 2026, il lavoro qualificante svolto fuori dal Paese di lavoro abituale può arrivare fino a 34 giorni nell’anno solare. Entro questo limite, la ripartizione dei diritti impositivi sull’intera retribuzione prevista dal trattato resta invariata.
È una flessibilità utile. Non è però un lasciapassare generale per adottare qualsiasi modello ibrido senza conseguenze sul payroll.
La promessa e il calendario
La prima lezione per le risorse umane è semplice. Una promessa di flessibilità e una soglia fiscale non sono la stessa cosa.
Il datore di lavoro può concordare che una persona lavori regolarmente da casa. Il trattato chiede però dove si sia svolta quell’attività, in quali giorni e per quanto tempo. In base al protocollo del trattato, una giornata rileva quando l’attività pertinente dura almeno 30 minuti.
La soglia può comprendere anche il lavoro svolto in Paesi terzi. La sua portata va quindi oltre l’immagine consueta di chi lavora al tavolo della cucina in Germania.
Una conferenza, una visita a un cliente o un breve distacco possono dunque diventare rilevanti. Il Knowledge Group conferma inoltre che la soglia dell’articolo 14 si applica al singolo contribuente, non separatamente a ciascun rapporto di lavoro.
Quando un dipendente ha più rapporti di lavoro transfrontalieri rilevanti, i giorni qualificanti si sommano. Un datore di lavoro olandese può vedere solo una parte del quadro. Un altro rapporto rilevante può incidere sulla posizione annuale della stessa persona.
Questo cambia il punto di vista dell’azienda. Una società può ritenere che il dipendente abbia utilizzato soltanto venti giornate di lavoro da casa. Un altro rapporto rilevante può averne aggiunte quindici. Nessuno dei due datori possiede da solo l’intero calendario, mentre entrambi possono aver bisogno di informazioni accurate per il trattamento in busta paga.
È una responsabilità delle risorse umane prima ancora che un calcolo fiscale. Il confronto sul rapporto di lavoro deve includere fatti che un tempo sembravano privati o marginali. Dove è stata svolta l’attività? Esisteva un altro rapporto di lavoro rilevante? Un viaggio di lavoro comprendeva attività svolte in un Paese terzo?
Non sono più semplici dettagli dell’agenda.
Due sistemi, due orologi
La soglia dei 34 giorni riguarda la ripartizione dei diritti impositivi prevista dal trattato. La previdenza sociale segue regole europee distinte. Entrambi i sistemi guardano al lavoro transfrontaliero, ma applicano criteri e procedure diversi.
Secondo il criterio generale di coordinamento della previdenza sociale, il lavoro svolto nel Paese di residenza è sostanziale quando raggiunge almeno il 25% dell’orario di lavoro contrattuale o della retribuzione.
Un distinto regime per il telelavoro transfrontaliero può consentire, se ne ricorrono le condizioni, di lavorare dal Paese di residenza fino al 50% dell’orario complessivo senza modificare il sistema previdenziale applicabile. La domanda deve essere presentata alla SVB dal datore di lavoro o dal dipendente.
Un dipendente può quindi rientrare in una disciplina e non nell’altra. Un modello stabile con un giorno alla settimana da casa può restare sotto la percentuale previdenziale, avvicinandosi però progressivamente al limite annuale di giorni previsto dal trattato.
Con due giorni alla settimana, i 34 giorni si esauriranno normalmente molto prima di dicembre.
È qui che una politica aziendale ibrida, apparentemente semplice, può trarre in inganno. Il dipendente sente parlare di autorizzazione. Il responsabile pensa alla flessibilità. Il payroll ha bisogno di date, percentuali e fatti rilevanti ai fini del trattato.
Quando queste tre letture non coincidono, la correzione arriva dopo che il modello di lavoro si è ormai radicato nella vita familiare e nelle abitudini del team.
Il registro deve riflettere il lavoro reale
Il manuale della Belastingdienst chiede ai dipendenti transfrontalieri di tenere un calendario che indichi dove hanno lavorato ogni giorno. Per una piccola impresa, quel calendario diventa ancora più utile se può essere confrontato con la normale documentazione aziendale.
Turni, note spese di viaggio, appuntamenti con i clienti, registri degli accessi e ferie autorizzate aiutano a ricostruire il modello di lavoro. Non si tratta di sorveglianza. Si tratta di avere una ricostruzione condivisa dell’attività, quando questa incide sulla retribuzione e sugli adempimenti di legge.
Un calendario delle sedi di lavoro conservato soltanto negli appunti privati del dipendente può arrivare troppo tardi al payroll. Un codice inserito in busta paga senza un modello di lavoro a supporto è altrettanto fragile.
Torniamo alla nostra residente in Germania. A settembre ricorda la maggior parte delle giornate lavorate da casa, ma non ogni breve venerdì. Il suo responsabile ricorda una conferenza a Colonia e una visita a un cliente in Belgio. Il payroll vede soltanto i pagamenti dello stipendio olandese.
Ognuno possiede una parte della verità, ma nessuno è in grado di ricostruire l’anno con sicurezza.
Un controllo mensile, anche essenziale, cambierebbe la gestione. Permetterebbe di capire per tempo se l’accordo di lavoro originario funziona ancora nella pratica. L’obiettivo non è contare le persone in modo ossessivo.
È evitare che una promessa occupazionale attraente produca una ripartizione dello stipendio, rettifiche dei dati retributivi o una domanda fiscale inattesa da parte del dipendente.
La flessibilità deve avere un responsabile
Nelle piccole imprese, il lavoro transfrontaliero finisce spesso in una zona grigia tra risorse umane, payroll e consulente esterno. Il modello funziona finché una soglia non si avvicina. A quel punto tutti sanno spiegare una parte, ma nessuno è responsabile del calendario.
La responsabilità chiara conta più di una policy articolata. Qualcuno deve avere l’autorità di collegare il modello concordato con il dipendente alle questioni di payroll e previdenza sociale.
Anche i responsabili devono sapere che una giornata occasionale di lavoro all’estero può rilevare, persino quando nessuno l’ha definita telelavoro da casa. I dipendenti meritano questa spiegazione prima che i dati sulla loro sede di lavoro diventino urgenti a fine anno.
Paesi Bassi e Germania hanno introdotto il regime dei 34 giorni per ridurre la frammentazione dei diritti impositivi nel caso di telelavoro limitato. È un risultato utile. Il governo olandese ha riconosciuto, tuttavia, che il regime non copre ogni modello di lavoro ibrido strutturale.
La flessibilità occasionale e una routine settimanale permanente sono scelte aziendali diverse. Vanno discusse come tali.
La risposta equilibrata non è ritirare la flessibilità transfrontaliera. È formulare la promessa in modo abbastanza preciso da reggere al confronto con il payroll.
Quando datore di lavoro e dipendente vedono lo stesso calendario, discutono della stessa soglia e tengono distinta la fiscalità dalla previdenza sociale, il lavoro ibrido resta una soluzione sostenibile per le persone. E resta anche gestibile per l’impresa.
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I dati, le fonti e l’analisi alla base di questo articolo sono stati elaborati da Linda Pavan. L’AI non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o formulare il giudizio analitico qui contenuto. L’AI è stata usata solo come supporto alla redazione. Il testo italiano definitivo è stato rivisto, modificato e approvato personalmente da Linda Pavan prima della pubblicazione.
