MEDIAZIONE COMMERCIALE
Quando una conversazione aziendale ha bisogno di una struttura imparziale.
Le relazioni commerciali portano più dei diritti contrattuali. Portano anche aspettative, investimento, responsabilità, identità e decisioni che devono continuare a funzionare dopo la conversazione.
La mediazione commerciale di Pavan Geraedts offre un processo imparziale e strutturato in cui azionisti, amministratori, partner d’affari e parti commerciali possono esaminare gli interessi e sviluppare i propri accordi.
Il mediatore non decide chi ha ragione e non impone un esito. Le parti mantengono l’autorità su ogni proposta, su ogni concessione e su ogni accordo. Il processo è progettato per rendere quella decisione più chiara, più ordinata e più praticabile.
La mediazione commerciale può essere utile quando:
- azionisti o partner d’affari devono allineare interessi e direzione futura;
- amministratori o membri del management hanno bisogno di un colloquio strutturato su ruoli, autorità o collaborazione;
- le parti vogliono rinnovare, rivedere o concludere una relazione commerciale per accordo;
- un’operazione, una successione o un cambiamento societario richiede di riunire più interessi;
- un disaccordo aziendale sta influenzando decisioni, performance o comunicazione;
- le parti preferiscono mantenere il controllo sull’esito invece di chiedere a un’altra persona o istituzione di decidere per loro.
COSA È LA MEDIAZIONE COMMERCIALE
Un processo guidato in cui le parti prendono le decisioni.
La mediazione è un processo volontario. Le parti partecipanti scelgono di entrarvi, contribuiscono alla conversazione e decidono se eventuali termini proposti possono essere accettati.
Il mediatore tutela il processo. Ciò include imparzialità, partecipazione equilibrata, le regole concordate, la struttura della discussione e la registrazione dei termini che le parti scelgono di accettare.
Le parti restano responsabili della sostanza. Conoscono l’impresa, la relazione, le risorse disponibili e le conseguenze delle scelte che stanno considerando.
Processo imparziale
Il mediatore non rappresenta una parte contro un’altra e non ha un esito sostanziale preferito. Ogni partecipante deve avere un’opportunità significativa di essere ascoltato e di comprendere ciò che viene proposto.
Autorità delle parti
Nessuna proposta diventa accordo perché il mediatore la raccomanda. Ciascuna parte determina cosa può accettare, quale autorità o approvazione richiede e se le condizioni proposte sono praticabili.
Accordo orientato al futuro
Il processo può considerare insieme interessi giuridici, fiscali, commerciali, operativi e relazionali. Così le parti possono sviluppare termini adatti all’impresa e alla relazione, non solo a una sola disciplina.
QUANDO È UTILE LA MEDIAZIONE COMMERCIALE
La mediazione può sostenere continuità, cambiamento o una conclusione concordata.
La mediazione non è limitata a una controversia formale. Può essere usata ogni volta che più parti aziendali devono prendere insieme una decisione rilevante e il dialogo diretto non è più sufficiente.
Le parti non devono concordare la risposta prima di iniziare. Devono però avere sufficiente disponibilità a partecipare, scambiare informazioni rilevanti e considerare soluzioni.
Azionisti e partner d’affari
Chiarire interessi, aspettative, contributo, autorità, remunerazione, investimento, proprietà, decisioni e il futuro dell’impresa o della partnership.
Amministratori
e management
Strutturare conversazioni su ruoli, responsabilità delegate, leadership, strategia, informazioni, performance e il rapporto di lavoro tra chi è responsabile dell’impresa.
Relazioni
commerciali
Sostenere clienti, fornitori, prestatori di servizi, parti di joint venture o altre controparti che vogliono rivedere aspettative, performance, prezzi, responsabilità o il futuro della relazione.
Successione
e cambio di proprietà
Riunire interessi familiari, di proprietà, di management e aziendali quando si trasferiscono responsabilità o interessi e le parti hanno bisogno di un percorso concordato.
Operazioni
e cambiamento aziendale
Facilitare l’accordo su investimento, acquisizione, integrazione, ristrutturazione, ripartizione delle responsabilità o altro cambiamento che coinvolge più decisori e ruoli professionali.
Negoziazione
e transazione
Creare un contesto strutturato in cui le parti possono esaminare un disaccordo, confrontare alternative e stabilire se è possibile una transazione totale o parziale, anche quando sono già in corso procedimenti formali o negoziazioni.
COSA LE PARTI POSSONO AFFRONTARE
L’agenda è plasmata dalla relazione aziendale e dalle decisioni richieste.
L’agenda di mediazione non è imposta in anticipo. È sviluppata con i partecipanti dopo che il mediatore ha compreso le persone, le entità e le questioni coinvolte.
Più temi possono essere discussi insieme quando le parti li considerano connessi. Questa è una delle differenze pratiche tra mediazione e un processo ristretto a una sola domanda giuridica o fiscale.
COSA LE PARTI POSSONO AFFRONTARE
L’agenda è plasmata dalla relazione aziendale e dalle decisioni richieste.
1
Ruoli, autorità
e decisioni
Responsabilità, ruoli di management, votazioni, approvazioni, autorità delegata, accesso alle informazioni e il modo in cui le decisioni future saranno preparate e prese.
2
Proprietà, investimento
e valore
Azioni, conferimenti, finanziamenti, distribuzioni, remunerazione, principi di valutazione, investimenti futuri e le condizioni in cui proprietà o partecipazione possono cambiare.
3
Performance
e condizioni commerciali
Ambito, qualità, consegna, prezzi, pagamento, risorse, responsabilità, richieste di modifica, aspettative e le condizioni pratiche necessarie affinché una relazione commerciale continui in modo praticabile.
4
Informazioni, dati
e proprietà intellettuale
Accesso ai registri, riservatezza, dati personali, know-how, marchi, contenuti, software, licenze, uso delle immagini e proprietà o uso consentito del lavoro creato durante la relazione.
5
Cooperazione
e comunicazione
Come le parti scambiano informazioni, pongono domande, affrontano differenze, coinvolgono consulenti, prendono decisioni e verificano se gli assetti di lavoro concordati restano efficaci.
6
Transizione
e assetti futuri
Nuovi ruoli, trasferimento di responsabilità, passaggio di consegne, collaborazione continuata, separazione concordata, uso degli asset, obblighi continuativi e i passi necessari a attuare le scelte delle parti.
IL RUOLO DEL MEDIATORE COMMERCIALE
L’imparzialità è una responsabilità professionale attiva.
Il mediatore è responsabile dell’integrità del processo. Ciò richiede più che dare a ciascun partecipante lo stesso tempo.
Il mediatore deve restare attento all’autorità, all’accesso alle informazioni, alla capacità negoziale, alla presenza di consulenti e a ogni circostanza che possa compromettere un processo equo.
Il mediatore può porre domande difficili, verificare se le proposte sono comprese e richiamare l’attenzione su questioni che le parti potrebbero dover esaminare. Non decide l’esito al posto loro.
Il mediatore:
stabilisce e mantiene il processo concordato;
tutela la partecipazione imparziale e una comunicazione rispettosa;
aiuta le parti a distinguere posizioni, interessi, informazioni e assunzioni;
sostiene lo sviluppo e la valutazione di possibili accordi;
verifica se le persone presenti hanno l’autorità necessaria a decidere;
individua quando può essere appropriata una consulenza professionale indipendente;
registra i termini concordati quando ciò fa parte del mandato;
conclude o sospende il processo quando la sua integrità non può più essere mantenuta.
CONSULENZA PROFESSIONALE DURANTE LA MEDIAZIONE
Il mediatore facilita la decisione ma non sostituisce il consulente di ciascuna parte.
Un accordo aziendale può avere conseguenze giuridiche, fiscali, finanziarie, contabili, notarili o personali. La mediazione consente di vedere quelle conseguenze senza sostituire la consulenza indipendente di ciascuna parte.
La consulenza specifica di parte
resta indipendente
Un avvocato, consulente giuridico, consulente fiscale, commercialista, notaio o altro professionista incaricato da una parte consiglia quella parte. Il loro ruolo è distinto da quello del mediatore.
Un input tecnico congiunto
deve essere trasparente
Se tutte le parti vogliono un calcolo, una valutazione, un’analisi fiscale o altro contributo tecnico condiviso, fornitore, istruzioni, assunzioni, costo e uso devono essere concordati da tutti i partecipanti.
I ruoli di Pavan Geraedts
sono valutati separatamente
Pavan Geraedts non passa automaticamente dalla mediazione a una consulenza fiscale o giuridica di parte sulla stessa questione. Ogni ruolo aggiuntivo è valutato per indipendenza, informazione e consenso prima di essere accettato.
IL PROCESSO DI MEDIAZIONE
Da una prima richiesta agli accordi presi dalle parti.
Ogni mediazione è adattata al numero di partecipanti, alla natura della questione aziendale, ai tempi e alla complessità delle decisioni coinvolte.
Una questione mirata può richiedere solo pochi incontri. Una questione tra azionisti, un’operazione o una questione multipartitica può richiedere preparazione separata, più sessioni e registrazione intermedia dei termini.
FASI
Prima richiesta
Una parte può fare la prima richiesta. Le informazioni iniziali devono individuare le parti, le imprese, la natura generale della questione, i tempi rilevanti e se gli altri partecipanti sono già stati informati o coinvolti.
Valutazione preliminare di idoneità e indipendenza
Pavan Geraedts valuta se la mediazione sembra idonea, se tutte le parti necessarie possono partecipare e se un coinvolgimento professionale precedente o altra circostanza potrebbe influire sull’indipendenza.
Invito e accordo di processo
La mediazione procede solo quando tutte le parti partecipanti scelgono di prendere parte. I partecipanti discutono ruolo del mediatore, ambito, riservatezza, partecipazione volontaria, onorari, partecipanti e regole pratiche prima che inizi il lavoro sostanziale.
Preparazione e agenda
Il mediatore stabilisce cosa ciascun partecipante considera importante, quali decisioni possono essere richieste, chi ha autorità per prenderle e quali informazioni sono necessarie per una conversazione significativa.
Incontri di mediazione congiunti
Le parti spiegano le proprie prospettive, individuano gli interessi, chiariscono le informazioni e sviluppano possibili percorsi. Il mediatore struttura lo scambio, verifica la comprensione e aiuta le parti a valutare le opzioni.
Accordo, accordo parziale o conclusione
Se le parti raggiungono un accordo, i termini sono registrati in una forma adatta alla questione. Le parti decidono se serve consulenza giuridica, fiscale, finanziaria o di altro tipo indipendente prima dell’attuazione.
COSA RICEVONO LE PARTI
Un processo definito e una registrazione chiara di ciò che le parti scelgono di concordare.
Il risultato preciso dipende dalla mediazione e appartiene ai partecipanti. Il mediatore non crea una constatazione pubblica né un’opinione su chi ha ragione.
Accordo di
mediazione
Un accordo scritto che definisce parti, mediatore, ambito, partecipazione volontaria, imparzialità, riservatezza, onorari, partecipanti, gestione delle informazioni e regole pratiche del processo.
Agenda di mediazione
concordata
Una comprensione condivisa dei temi che le parti vogliono affrontare e dell’autorità, delle informazioni o dell’input professionale necessari a considerarli.
Incontri di mediazione
strutturati
Conversazioni preparate e facilitate, adatte alle parti, al contesto aziendale e alle decisioni coinvolte, comprese conversazioni separate ove concordate e appropriate.
Accordi
intermedi o parziali
I punti concordati possono essere registrati durante il processo quando le parti vogliono chiarezza su questioni già risolte mentre altri temi restano aperti.
Accordo finale
o heads of agreement
Quando si raggiunge un accordo, il mediatore può registrare i termini scelti dalle parti. I termini rilevanti possono richiedere revisione indipendente, approvazione societaria, analisi fiscale, forma notarile o altre formalità prima dell’attuazione.
Conferma di
chiusura
Il processo si conclude con la conferma se la mediazione ha prodotto un accordo pieno, un accordo parziale o nessun accordo e quali documenti, azioni o passi professionali concordati sono stati completati.
RISERVATEZZA E INFORMAZIONI
La riservatezza si stabilisce tramite l’accordo di mediazione.
La prima richiesta è gestita con discrezione, ma inviare un modulo di contatto non crea di per sé una mediazione né vincola ogni potenziale partecipante alle regole di riservatezza.
Prima che inizi la mediazione sostanziale, le parti e il mediatore firmano un accordo di mediazione che contiene le regole applicabili di riservatezza e non divulgazione.
Le parti non devono assumere che ogni documento portato in mediazione diventi riservato per ogni altro scopo. Documenti esistenti, consulenza indipendente e obblighi di legge possono continuare ad applicarsi.
La riservatezza non deve essere usata per creare un vantaggio informativo o impedire a una parte di comprendere l’accordo proposto. I partecipanti decidono quali informazioni possono essere condivise e a quali condizioni.
Quando le informazioni non possono essere condivise, le parti e il mediatore valutano se il processo può ancora procedere in modo equo e se è necessaria un’altra forma di decisione.
Il mediatore è imparziale e non consiglia né rappresenta una parte contro un’altra nella questione mediata.
La partecipazione resta volontaria. Qualsiasi parte può concludere la propria partecipazione secondo l’accordo di mediazione.
Il mediatore facilita la negoziazione ma non può costringere a divulgazione, testimonianza, pagamento, esecuzione o accordo.
Il mediatore non decide i fatti, non determina la responsabilità, non emette una sentenza né garantisce che si raggiunga un accordo.
La mediazione commerciale non è arbitrato, giudizio, advocacy, recupero crediti né un servizio di incasso.
Pavan Geraedts non recupera crediti per terzi, non detiene denaro di clienti né riceve fondi di transazione per conto dei partecipanti.
La riservatezza della mediazione è contrattuale e specifica del processo. Non è presentata come privilegio advocaat-cliente né come diritto statutario illimitato di non divulgazione.
Qualsiasi accordo risultante resta soggetto all’autorità, alle formalità, alle approvazioni e agli atti professionali richiesti perché sia valido e attuabile.
Pavan Geraedts accetta la mediazione commerciale solo dove parti, oggetto, indipendenza e processo sono idonei. Una revisione professionale di accettazione può mostrare che è più appropriato un altro mediatore, un altro processo o un altro professionista.
