ZAKELIJKE MEDIATION
Wanneer een zakelijk gesprek een onpartijdige structuur nodig heeft.
Zakelijke relaties omvatten meer dan contractuele rechten. Zij omvatten ook verwachtingen, investering, verantwoordelijkheid, identiteit en plannen voor de toekomst. Wanneer betrokkenen samen een belangrijke overeenkomst moeten sluiten, biedt een gewone onderhandeling soms onvoldoende structuur.
Pavan Geraedts biedt onpartijdige zakelijke mediation voor ondernemingen, ondernemers, aandeelhouders, bestuurders, partners en andere professionele partijen. De mediator creëert een proces waarin de deelnemers de zaak kunnen begrijpen, kunnen vaststellen wat voor ieder belangrijk is en kunnen bepalen of zij tot een eigen werkbare overeenkomst kunnen komen.
De mediator beslist niet wie gelijk heeft en legt geen uitkomst op. De partijen behouden de regie over elk voorstel en over de vraag of een overeenkomst wordt bereikt.
Zakelijke mediation kan nuttig zijn wanneer:
- aandeelhouders of zakenpartners hun belangen en toekomstige richting op elkaar moeten afstemmen;
- bestuurders of managementleden een gestructureerd gesprek nodig hebben over rollen, bevoegdheid of samenwerking;
- partijen een commerciële relatie in onderling overleg willen vernieuwen, herzien of beëindigen;
- een transactie, opvolging of ondernemingswijziging vereist dat meerdere belangen worden samengebracht;
- een zakelijk meningsverschil besluiten, prestaties of communicatie beïnvloedt;
- partijen de regie over de uitkomst willen behouden in plaats van een andere persoon of instantie te laten beslissen.
WAT ZAKELIJKE MEDIATION IS
Een begeleid proces waarin de partijen de beslissingen nemen.
Mediation is een vrijwillig proces. De deelnemende partijen kiezen ervoor deel te nemen, dragen bij aan het gesprek en beslissen of voorgestelde voorwaarden acceptabel zijn.
De mediator bewaakt het proces. Dit omvat onpartijdigheid, evenwichtige deelname, de overeengekomen regels, de structuur van het gesprek en de verschuiving van standpunten naar belangen, opties en mogelijke overeenkomsten.
De partijen blijven verantwoordelijk voor de inhoud. Zij kennen de onderneming, de relatie, de beschikbare middelen en de gevolgen van de overwogen keuzes.
Onpartijdig proces
De mediator vertegenwoordigt geen partij tegen een andere en heeft geen voorkeursuitkomst in de inhoud. Elke deelnemer moet een zinvolle gelegenheid krijgen om toe te lichten, te vragen, te overwegen en te beslissen.
Bevoegdheid partij
Geen enkel voorstel wordt overeenkomst omdat de mediator het aanbeveelt. Elke partij bepaalt wat zij kan accepteren, welke bevoegdheid of goedkeuring nodig is en of onafhankelijk advies nodig is vóór ondertekening.
Toekomstgerichte overeenkomst
Het proces kan juridische, fiscale, commerciële, operationele en relationele belangen gezamenlijk meenemen. Zo kunnen partijen voorwaarden ontwikkelen die passen bij wat er vervolgens moet gebeuren, niet alleen debatteren over wat eerder gebeurde.
WANNEER ZAKELIJKE MEDIATION NUTTIG IS
Mediation kan continuïteit, verandering of een overeengekomen afsluiting ondersteunen.
Mediation is niet beperkt tot een formeel geschil. Zij kan worden ingezet wanneer meerdere zakelijke partijen samen een ingrijpend besluit moeten nemen en directe onderhandeling baat heeft bij een onpartijdig proces.
Partijen hoeven het antwoord niet eens te zijn vóór aanvang. Zij moeten wel voldoende bereidheid hebben om deel te nemen, relevante informatie uit te wisselen en mogelijke uitkomsten te overwegen.
Aandeelhouders en zakenpartners
Belangen, verwachtingen, inbreng, bevoegdheid, beloning, investering, eigendom, besluitvorming en de toekomst van de vennootschap of maatschap verduidelijken.
Bestuurders
en management
Gesprekken structureren over rollen, gedelegeerde verantwoordelijkheid, leiderschap, strategie, informatie, prestaties en de werksrelatie tussen verantwoordelijken voor de onderneming.
Commerciële
relaties
Klanten, leveranciers, dienstverleners, jointventure-partners of andere contractpartijen ondersteunen die verwachtingen, prestaties, prijzen, verantwoordelijkheden of de toekomst van hun relatie willen herzien.
Opvolging
en eigendomswijziging
Familie-, eigendoms-, management- en bedrijfsbelangen samenbrengen wanneer verantwoordelijkheden of belangen worden overgedragen en partijen een overeengekomen route vooruit nodig hebben.
Transacties
en ondernemingswijziging
Overeenstemming faciliteren rond investering, acquisitie, integratie, herstructurering, verdeling van verantwoordelijkheid of een andere wijziging met meerdere beslissers en professionele perspectieven.
Onderhandeling
en schikking
Een gestructureerde setting creëren waarin partijen een meningsverschil kunnen onderzoeken, alternatieven kunnen vergelijken en kunnen bepalen of volledige of gedeeltelijke schikking mogelijk is, ook wanneer formele procedures al zijn gestart.
WAT PARTIJEN KUNNEN BESPREKEN
De agenda wordt gevormd door de zakelijke relatie en de vereiste besluiten.
De mediationagenda wordt niet vooraf opgelegd. Zij wordt met de deelnemers ontwikkeld nadat de mediator de betrokken personen, entiteiten en vraagstukken begrijpt.
Verschillende onderwerpen kunnen gezamenlijk worden besproken wanneer partijen deze verbonden achten. Dit is een praktisch verschil tussen mediation en een proces beperkt tot één juridische vordering of één contractuitleg.
WAT PARTIJEN KUNNEN BESPREKEN
De agenda wordt gevormd door de zakelijke relatie en de vereiste besluiten.
1
Rollen, bevoegdheid
en besluitvorming
Verantwoordelijkheden, managementrollen, stemmen, goedkeuringen, gedelegeerde bevoegdheid, toegang tot informatie en de wijze waarop toekomstige besluiten worden voorbereid en genomen.
2
Eigendom, investering
en waarde
Aandelen, inbreng, financiering, uitkeringen, beloning, waarderingsgrondslagen, toekomstige investering en voorwaarden waaronder eigendom of participatie kan wijzigen.
3
Prestaties
en commerciële voorwaarden
Reikwijdte, kwaliteit, levering, prijs, betaling, middelen, verantwoordelijkheden, wijzigingsverzoeken, verwachtingen en praktische voorwaarden die nodig zijn om een commerciële relatie voort te zetten.
4
Informatie, data
en intellectueel eigendom
Toegang tot dossiers, vertrouwelijkheid, persoonsgegevens, knowhow, merken, content, software, licenties, beeldgebruik en eigendom of toegestaan gebruik van werk dat tijdens de relatie is gecreëerd.
5
Samenwerking
en communicatie
Hoe partijen informatie uitwisselen, vragen stellen, verschillen adresseren, adviseurs betrekken, besluiten nemen en toetsen of overeengekomen werkwijzen effectief blijven.
6
Overgang
en toekomstige regelingen
Nieuwe rollen, overdracht van verantwoordelijkheden, overdracht, voortgezette samenwerking, overeengekomen scheiding, gebruik van activa, lopende verplichtingen en stappen die nodig zijn om de door partijen gekozen richting uit te voeren.
DE ROL VAN DE ZAKELIJKE MEDIATOR
Onpartijdigheid is een actieve professionele verantwoordelijkheid.
De mediator is verantwoordelijk voor de integriteit van het proces. Dat vergt meer dan elke deelnemer evenveel spreektijd geven.
De mediator moet alert blijven op bevoegdheid, toegang tot informatie, onderhandelingspositie, aanwezigheid van adviseurs en omstandigheden die een deelnemer kunnen beletten een vrije en geïnformeerde beslissing te nemen.
De mediator kan moeilijke vragen stellen, toetsen of voorstellen worden begrepen en aandacht vragen voor zaken die partijen moeten onderzoeken. Dit geeft de mediator geen bevoegdheid om de juiste commerciële of juridische uitkomst vast te stellen.
De mediator:
stelt het overeengekomen proces vast en onderhoudt het;
beschermt onpartijdige deelname en respectvolle communicatie;
helpt partijen standpunten, belangen, informatie en aannames te onderscheiden;
ondersteunt het ontwikkelen en beoordelen van mogelijke overeenkomsten;
toetst of aanwezigen de vereiste beslissingsbevoegdheid hebben;
signaleert wanneer onafhankelijk professioneel advies passend kan zijn;
legt overeengekomen voorwaarden vast wanneer dat onderdeel is van het mandaat;
beëindigt of pauzeert het proces wanneer de integriteit niet langer kan worden gewaarborgd.
PROFESSIONEEL ADVIES TIJDENS MEDIATION
De mediator faciliteert de beslissing maar vervangt niet de adviseur van elke partij.
Een zakelijke overeenkomst kan juridische, fiscale, financiële, administratieve, notariële of persoonlijke gevolgen hebben. Mediation maakt het mogelijk die gevolgen mee te wegen, maar de mediator wordt geen partijspecifiek adviseur van een deelnemer.
Elke partij kan onafhankelijk advies inwinnen vóór of tijdens het proces en vóór ondertekening van definitieve voorwaarden. Adviseurs kunnen een vergadering bijwonen wanneer alle deelnemers en de mediator het eens zijn dat hun aanwezigheid het proces ondersteunt.
Partijspecifiek advies
blijft onafhankelijk
Een advocaat, juridisch adviseur, fiscaal adviseur, accountant, notaris of andere door één partij ingeschakelde professional adviseert die partij. Hun rol staat los van de onpartijdige rol van de mediator.
Gezamenlijke technische inbreng moet transparant zijn
Wanneer alle partijen een gedeelde berekening, waardering, fiscale analyse of andere technische bijdrage willen, moeten aanbieder, instructies, aannames, kosten en gebruik door iedereen worden overeengekomen vóór aanvang van het werk.
Pavan Geraedts-rollen worden afzonderlijk beoordeeld
Pavan Geraedts gaat niet automatisch van mediation over naar partijspecifiek fiscaal of juridisch advies over dezelfde zaak. Elke extra rol wordt beoordeeld op onafhankelijkheid, geïnformeerde toestemming en verenigbaarheid met mediation. Wanneer die voorwaarden niet kunnen worden gewaarborgd, schakelen partijen onafhankelijke externe adviseurs in.
HET MEDIATIONPROCES
Van een eerste aanvraag tot overeenkomsten die partijen zelf sluiten.
Elke mediation wordt afgestemd op het aantal deelnemers, de aard van de zakelijke zaak, de timing en de complexiteit van de besluiten.
Een afgebakende zaak kan met enkele gesprekken volstaan. Een aandeelhouders-, transactie- of multiparty-zaak kan aparte voorbereiding, meerdere gezamenlijke sessies en tijd voor onafhankelijk professioneel advies vereisen.
FASEN
Eerste aanvraag
Eén partij kan de eerste aanvraag doen. De eerste informatie moet de partijen, ondernemingen, algemene aard van de zaak, relevante timing en of andere deelnemers weten dat mediation wordt overwogen identificeren. De aanvraag dient om het voorgestelde proces te beoordelen.
Voorlopige geschiktheids- en onafhankelijkheidsbeoordeling
Pavan Geraedts beoordeelt of mediation geschikt lijkt, of alle benodigde partijen kunnen deelnemen en of eerder professioneel betrokken zijn of een andere omstandigheid onafhankelijkheid of onpartijdigheid kan beïnvloeden.
Uitnodiging en procesovereenkomst
Mediation verloopt alleen wanneer alle deelnemende partijen ervoor kiezen deel te nemen. De deelnemers bespreken de rol van de mediator, reikwijdte, vertrouwelijkheid, vrijwillige deelname, honoraria, deelnemers, inzet van adviseurs, informatie-uitwisseling en praktische afspraken.
Voorbereiding en agenda
De mediator stelt vast wat elke deelnemer belangrijk vindt, welke besluiten nodig kunnen zijn, wie bevoegd is om te beslissen en welke informatie nodig is voor een zinvol gesprek.
Gezamenlijke mediationgesprekken
De partijen lichten hun perspectief toe, identificeren belangen, verduidelijken informatie en ontwikkelen mogelijke vervolgroutes. De mediator structureert de uitwisseling, toetst begrip en helpt de deelnemers beoordelen of voorstellen uitvoerbaar zijn.
Overeenkomst, gedeeltelijke overeenkomst of afsluiting
Als partijen overeenstemming bereiken, worden de voorwaarden vastgelegd in een vorm passend bij de zaak. De partijen beslissen of onafhankelijk juridisch, fiscaal, financieel of ander advies nodig is vóór ondertekening.
WAT PARTIJEN ONTVANGEN
Een afgebakend proces en een heldere vastlegging van waarover partijen kiezen overeen te komen.
De precieze output hangt af van de mediation en behoort de deelnemers toe. De mediator doet geen publieke vaststelling of oordeel over welke partij gelijk had.
Mediationovereenkomst
Een schriftelijke overeenkomst met partijen, mediator, reikwijdte, vrijwillige deelname, onpartijdigheid, vertrouwelijkheid, honoraria, deelnemers, omgang met informatie en praktische regels voor het proces.
Overeengekomen mediationagenda
Gedeeld inzicht in onderwerpen die partijen willen bespreken en de bevoegdheid, informatie of professionele input die nodig is om deze te overwegen.
Gestructureerde mediationgesprekken
Voorbereide en begeleide gesprekken passend bij de partijen, zakelijke context en besluiten, inclusief afzonderlijke gesprekken waar overeengekomen en passend.
Tussentijdse of gedeeltelijke overeenkomsten
Overeengekomen punten kunnen tijdens het proces worden vastgelegd wanneer partijen duidelijkheid willen over reeds opgeloste zaken terwijl andere onderwerpen open blijven.
Definitieve overeenkomst of heads of agreement
Wanneer overeenstemming is bereikt, kan de mediator de door partijen gekozen voorwaarden vastleggen. Wezenlijke voorwaarden kunnen onafhankelijke toetsing, goedkeuring door het bestuur, fiscale analyse, een notariële akte of nadere uitwerking vereisen voordat uitvoering mogelijk is.
Afsluitende bevestiging
Het proces eindigt met bevestiging of de mediation tot volledige overeenkomst, gedeeltelijke overeenkomst of geen overeenkomst heeft geleid en welke overeengekomen documenten, acties of professionele stappen volgen.
VERTROUWELIJKHEID EN INFORMATIE
Vertrouwelijkheid wordt vastgelegd in de mediationovereenkomst.
De eerste aanvraag wordt discreet behandeld, maar het indienen van een contactformulier creëert op zich geen mediation en bindt niet elke potentiële deelnemer aan vertrouwelijkheid.
Voordat inhoudelijke mediation begint, ondertekenen partijen en mediator een mediationovereenkomst met de van toepassing zijnde vertrouwelijkheid- en geheimhoudingsverplichtingen. Daarin komen ook het gebruik van mediationcommunicatie, notities, voorstellen en documenten aan bod.
Partijen mogen niet aannemen dat elk document in mediation voor alle andere doeleinden vertrouwelijk wordt. Bestaande documenten, afzonderlijk beschikbare informatie, wettelijke rapportageplichten en informatie onder een andere juridische verplichting kunnen afzonderlijke behandeling vereisen. Deze vragen komen aan bod in de mediationovereenkomst en, waar nodig, via onafhankelijk advies.
Vertrouwelijkheid mag geen informatievoordeel creëren of een partij beletten het voorgestelde akkoord te begrijpen. De deelnemers bepalen welke zakelijke, financiële, contractuele of technische informatie redelijkerwijs nodig is voor zinvolle onderhandeling.
Wanneer informatie niet gedeeld kan worden, beoordelen partijen en mediator of het proces nog eerlijk kan verlopen en of een andere besluitvormingsvorm passender is.
De mediator is onpartijdig en adviseert of vertegenwoordigt geen partij tegen een andere in de bemiddelde zaak.
Deelname blijft vrijwillig. Elke partij kan haar deelname beëindigen overeenkomstig de mediationovereenkomst.
De mediator faciliteert onderhandeling maar kan geen openbaarmaking, verklaring, betaling, nakoming of overeenkomst afdwingen.
De mediator stelt geen feiten vast, bepaalt geen aansprakelijkheid, doet geen uitspraak en garandeert niet dat een overeenkomst wordt bereikt.
Zakelijke mediation is geen arbitrage, rechterlijke beslissing, advocatuur, incasso of incassodienst.
Pavan Geraedts incasseert geen vorderingen voor derden, houdt geen cliëntengeld aan en ontvangt geen schikingsgelden namens deelnemers.
Mediationvertrouwelijkheid is contractueel en procesgebonden. Zij wordt niet gepresenteerd als verschoningsrecht of als onbeperkt wettelijk recht op geheimhouding.
Elke resulterende overeenkomst blijft onderworpen aan de bevoegdheid, formaliteiten, goedkeuringen en professionele handelingen die nodig zijn om geldig en uitvoerbaar te zijn.
Pavan Geraedts aanvaardt zakelijke mediation alleen wanneer partijen, onderwerp, onafhankelijkheid en proces geschikt zijn. Een professionele acceptatiebeoordeling kan aantonen dat een andere mediator, advocaat, rechter, arbiter, notaris, insolventieprofessional of andere specialist passender is.
Lees de veelgestelde vragen Neem contact op met Pavan Geraedts
