Duitse belastingdagen, sociale zekerheid en Belgisch ondernemingsrisico lopen elk op een eigen klok.
Een Nederlandse werkgever neemt een specialist aan die in Aken woont. Ze spreken af dat hij één dag per week thuiswerkt. De regeling lijkt bescheiden, verstandig en eenvoudig uitvoerbaar.
Tegen de herfst zijndie dinsdagen echter een belastingvraagstuk geworden.
Sinds 1 januari 2026 geldt tussen Nederland en Duitsland voor thuiswerken een grens van 34 dagen voor de inkomstenbelasting. Voor de sociale zekerheid geldt een afzonderlijk Europees kader. Thuiswerken in België kan weer een andere vraag oproepen: die naar de belastbare aanwezigheid van de werkgever.
Eén werknemer kan zo drie klokken tegelijk in werking zetten.
Drie klokken, één werknemer
Bij een inwoner van Duitsland die voor een Nederlandse onderneming werkt, kan het loon over thuiswerkdagen in Nederland belast blijven zolang de werknemer in een kalenderjaar niet meer dan 34 dagen thuiswerkt. Een dag telt mee zodra de werknemer meer dan 30 minuten vanuit huis werkt.
Overschrijding van de grens verandert de uitkomst. Duitsland belast dan het loon dat is toe te rekenen aan alle relevante thuiswerkdagen, niet alleen aan de dagen boven de 34. Voor een inwoner van Nederland die bij een Duitse onderneming in dienst is, geldt dezelfde systematiek in omgekeerde richting.
Met één vaste thuiswerkdag per week kan de grens al ruim vóór december worden overschreden. Ziekte, reisproblemen, schoolvakanties of een extra online vergadering vanuit huis kunnen de feitelijke telling veranderen.
De vraag is niet wat in de arbeidsovereenkomst de bedoeling was. De vraag is waar het werk werkelijk is verricht.
Sociale zekerheid hanteert een andere maatstaf
Voor de sociale zekerheid geldt een andere toets. Op grond van de Kaderovereenkomst inzake gewoonlijk grensoverschrijdend telewerken kan een werknemer die aan de voorwaarden voldoet, verzekerd blijven in het land van de werkgever als het thuiswerken in het woonland minder dan 50 procent van de totale arbeidstijd beslaat.
De werknemer moet om toepassing van deze regeling verzoeken. De bevoegde instantie legt het toepasselijke stelsel vast in een PD A1.
De kaderovereenkomst geldt sinds juli 2023. Zij bestrijkt daarvoor in aanmerking komende situaties tussen deelnemende landen, maar sluit verschillende complexere werkpatronen uit. Daaronder vallen ander regulier werk in het woonland, gewoonlijk werken in nog een ander land en werkzaamheden als zelfstandige.
Een werknemer kan dus onder het socialezekerheidspercentage blijven en tegelijk de Duitse belastinggrens overschrijden. Eén werkpatroon kan tot twee verschillende administratieve uitkomsten leiden.
Dat is de belangrijkste les voor HR. Flexibiliteit is niet het probleem, maar één vaag etiket als ‘hybride’ volstaat niet meer.
België stelt een ondernemingsvraag
Voor inwoners van België die voor een Nederlandse werkgever werken, biedt de officiële afspraak vooral duidelijkheid over de vaste inrichting. Volgens de overeenkomst tussen Nederland en België leidt thuiswerken in het woonland gedurende 50 procent of minder van de jaarlijkse arbeidstijd niet tot een vaste inrichting.
Bij een hoger aandeel zijn de bredere omstandigheden bepalend.
Dit is een vraagstuk op ondernemingsniveau, niet alleen een kwestie voor de loonstrook van de werknemer. Ook de functie is van belang. Een technicus die thuis interne taken afhandelt, levert een ander ondernemingsbeeld op dan een commercieel directeur die contracten onderhandelt, de Nederlandse onderneming vertegenwoordigt en regelmatig vanuit een Belgische thuiswerkplek werkt.
De praktische fout is om de Belgische grens van 50 procent te behandelen als een algemeen antwoord voor de loon- of inkomstenbelasting en de sociale zekerheid. De afspraak ziet op de vraag of sprake is van een vaste inrichting. De belasting- en verzekeringspositie van de werknemer moeten elk afzonderlijk worden beoordeeld.
Gewoon werk in de grensregio’s
Volgens het CBS werkten in 2024 91.900 werknemers in Nederland terwijl zij in België of Duitsland woonden. Van hen woonden er 45.300 in België en 46.600 in Duitsland. Het was het vierde achtereenvolgende jaar waarin het aantal toenam.
De regionale concentratie valt op. Grenspendelaars vormden 7,0 procent van de werknemers in Noord-Limburg, 6,2 procent in Zuid-Limburg en 5,1 procent in Midden-Limburg.
Voor werkgevers in die regio’s is grensoverschrijdend werken geen exotische uitzending voor de internationale-mobiliteitsafdeling van een multinational. Het is dagelijkse werving.
Daarmee wordt de administratie onderdeel van de aanstellingsbeslissing. Een schaarse specialist uit Duitsland of België kan precies degene zijn die een onderneming nodig heeft. Tot de werkelijke werkgeverskosten behoren echter ook de afstemming met de salarisadministratie, registraties van werklocaties, bewijs voor de sociale zekerheid, specialistische beoordeling en de tijd die nodig is om fouten te herstellen.
De registratie moet het werk volgen
Terug naar de specialist uit Aken. De zinvolle vraag is niet of dinsdag officieel als thuiswerkdag is aangewezen. Het gaat erom of de onderneming kan aantonen waar de werknemer gedurende het jaar daadwerkelijk heeft gewerkt en die registratie kan verbinden aan de verwerking in de salarisadministratie.
Een kleine werkgever heeft geen ingewikkeld systeem nodig. Er moet wel één betrouwbare bron voor de werklocatiegegevens zijn. De agenda van de leidinggevende, de urenregistratie van de werknemer, het HR-dossier en de instructie aan de salarisadministratie mogen geen vier verschillende verhalen vertellen.
Land, datum en relevante duur moeten duidelijk genoeg zijn om de toepasselijke toets te kunnen uitvoeren.
Eigenaarschap is even belangrijk als de registratie zelf. Iemand keurt de afspraak goed, iemand informeert de salarisadministratie en iemand merkt op dat het werkpatroon verandert. Bij een kleine onderneming kunnen die taken liggen bij de oprichter, de officemanager en de externe salarisverwerker.
Een formele functiescheiding is minder belangrijk dan heldere verantwoordelijkheid en tijdige controle.
De Nederlandse regering heeft grensoverschrijdend telewerken op de Benelux-agenda voor 2026 gezet. Het gepubliceerde plan omvat een fiscale werkgroep en een rondetafelgesprek. Dat overleg kan de knelpunten op termijn verminderen, maar werkgevers moeten intussen werken met de regels die nu al gevolgen hebben voor de loonverwerking, sociale zekerheid en ondernemingsrisico’s.
Grensoverschrijdend hybride werken blijft een waardevolle manier om mensen te werven en te behouden. Het vraagt alleen meer van de arbeidsrelatie dan goede wil en een gedeelde agenda.
De beheerste aanpak is om het werkelijke patroon vast te leggen, dit gedurende het jaar opnieuw te beoordelen en ervoor te zorgen dat HR, de salarisadministratie en de werknemer van dezelfde feiten uitgaan.
Werkt uw personeel hybride over de grens, stem dan de registratie van werklocaties, de loonverwerking en de socialezekerheidspositie tijdig op elkaar af.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Grensoverschrijdend telewerk Benelux: stand van zaken · Salaris Vanmorgen
- Rijksoverheid - Benelux policy work and the status of broader arrangements
- Belastingdienst - Netherlands-Germany income-tax threshold for home-working days
- Belastingdienst - Netherlands-Germany income-tax threshold from the Dutch resident perspective
- Rijksoverheid - Social security for habitual cross-border telework
- Rijksoverheid - Belgium: permanent-establishment risk from an employee home office
- CBS - Scale and regional concentration of the affected labour market
