Een werknemer die gedeeltelijk is hersteld, vraagt om een week vrij. Zij heeft normaal een arbeidsomvang van 36 uur, bouwt nu weer op voor 18 uur en wil weten hoeveel vakantie-uren worden afgeschreven. De werkgever wil het netjes doen. De salarisadministratie wil een getal. Intussen zitten er al gaten in het weekrooster.
Deze bekende vraag ligt op het snijvlak van arbeidsrecht, salarisadministratie en re-integratie. Werknemers bouwen ook tijdens volledige of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid wettelijke vakantie op. Nemen zij tijdens ziekte vakantie op, dan ontvangen zij over die dagen hun volledige loon, ook als het loon bij ziekte anders 70 procent zou bedragen.
Employer and employee must Werkgever en werknemer moeten hun re-integratieafspraken bovendien actueel houden in het Plan van Aanpak. Een ogenschijnlijk kleine vraag voor de salarisadministratie wordt daarmee een bredere ondernemingsbeslissing. Het vakantieverzoek, de verlofcategorie, de loonverwerking, het werkpatroon en het re-integratiedossier moeten allemaal dezelfde week beschrijven.
When those records drift apart, correction work often arrives later. Memories have faded, the leave balance has moved on and each party may remember the arrangement differently.
De berekening is slechts de buitenkant
De wet kent twee vakantiesituaties. Een werknemer kan ziek worden tijdens vakantie die al was overeengekomen. Of een werknemer die al ziek is, kan vakantie aanvragen. De schriftelijke afspraken en de verwerking van die dagen kunnen verschillen.
Begint de ziekte tijdens al vastgelegde vakantie, dan blijven de betreffende dagen in beginsel ziektedagen. De werknemer kan ermee instemmen dat zij als vakantiedagen gelden. Een cao kan ook voor bovenwettelijke vakantie een schriftelijke regeling bevatten. De instemming en de verlofcategorie zijn dus van belang.
Vraagt een werknemer vakantie aan terwijl hij al ziek is, dan behandelt de werkgever dit als een vakantieverzoek. De werknemer ontvangt over die dagen het volledige loon. Als er actieve re-integratieverplichtingen gelden, kan de vakantie daarvoor tijdelijk vrijstelling geven.
Ook het verlofsaldo verdient dezelfde aandacht. Het wettelijke minimum bedraagt per jaar viermaal de wekelijkse arbeidsduur van de werknemer. De opbouw loopt door tijdens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. Voor bovenwettelijke uren kunnen op grond van de arbeidsovereenkomst of cao andere afspraken gelden.
ADV is weer een aparte categorie. De verwerking daarvan volgt in beginsel de toepasselijke arbeidsregeling, niet de wettelijke vakantieregels. Dat onderscheid telt wanneer één looncode verschillende, wezenlijk andere vormen van vrije tijd verhult.
Bij wettelijke minimumvakantie tijdens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid is de volledige contractuele arbeidsduur het uitgangspunt. De berekening per dag moet vervolgens wel passen bij het rooster, het werkpatroon, de toepasselijke regeling en het soort verlof. Bij onregelmatige diensten kan een simpel aantal uren veranderen in een reconstructieklus.
Kiezen voor zes of negen uur lijkt misschien doorslaggevend. Dat is het niet als de salarisadministratie het verkeerde saldo gebruikt, het looneffect mist of een rooster vastlegt dat niet meer aansluit bij het Plan van Aanpak.
Eén afwezigheid kan een klein bedrijf op zijn kop zetten
CBS rapporteerde in het eerste kwartaal van 2026 een ziekteverzuim van 5,8 procent. Bij bedrijven met minder dan tien werknemers bedroeg dit 2,8 procent, tegen 2,6 procent een jaar eerder.
Die percentages lijken bescheiden, totdat één persoon een kwart van de werkplaats vormt, de helft van de klantenbalie bezet of als enige een cruciale klant kent. Kleine bedrijven ervaren verzuim in namen, taken en gemiste overdrachten, niet alleen in percentages.
Terug naar de werknemer met een contract van 36 uur. Haar re-integratieschema van 18 uur kan al betekenen dat collega’s telefoontjes, leveringen of afspraken moeten opvangen. Een week vakantie kan tijdelijke hulp, uitgesteld werk of de terugkeer van de eigenaar op de werkvloer betekenen.
Dat doet niets af aan haar recht om vrije tijd aan te vragen. Maar de ondernemer moet wel de volledige kosten overzien voordat het rooster wordt gemaakt. Volledig loon tijdens vakantie kan een lager ziektepercentage vervangen en raakt daarmee zowel de loonsom als het verlofsaldo.
Een grote organisatie kan zo’n verandering geruisloos opvangen. In een bedrijf met vijf mensen is zij direct zichtbaar in de beschikbare liquiditeit, een leverdatum, een klantbelofte en de werkdag van de ondernemer zelf.
De meeste problemen beginnen met versnippering. De leidinggevende ziet toestemming voor vakantie. De salarisadministratie ziet uren. De arbodienst ziet een geleidelijke werkhervatting. De werknemer ziet opgebouwd verlof. Al die perspectieven zijn legitiem, maar het bedrijf heeft één vastlegging nodig van wat er is gebeurd.
Houd medische details buiten het dossier, maar breng de registraties samen
De werkgever heeft operationele feiten nodig: de afgesproken belastbaarheid, werktijden, aangepaste werkzaamheden, het aangevraagde verlof en de daaruit volgende loonverwerking. De medische beoordeling hoort bij de bedrijfsarts of arbodienst.
Een ordelijk verzuimdossier vraagt niet om diagnoses of private medische details. Het vraagt om een heldere vastlegging van afspraken die gevolgen hebben voor werk, loon en verlof.
De werkwijze kan kort blijven. In het schriftelijke verzoek staan de data. De werkgever legt het besluit en de verlofcategorie vast. De salarisadministratie controleert of het saldo wettelijk, bovenwettelijk of ADV betreft en of vakantiebetaling afwijkt van loon bij ziekte.
Daarna vergelijkt het bedrijf de uitkomst met het actuele Plan van Aanpak. Roept de vakantie een praktische vraag op over herstel of re-integratie, dan kan de arbodienst die behandelen zonder dat de leidinggevende voor arts hoeft te spelen.
Na terugkeer van de werknemer kan het nodig zijn de afspraken opnieuw te bekijken. UWV verwacht dat werkgever en werknemer de voortgang van de re-integratie regelmatig bespreken, ten minste eenmaal per zes weken, en het Plan van Aanpak zo nodig bijstellen.
Een vakantie kan het schema voor werkhervatting onveranderd laten. Zij kan ook duidelijk maken dat het oude schema niet langer past bij het werk, de werknemer of het bedrijf. Dat is een praktische reden om de registratie snel te herzien, zolang die week afwezigheid bij iedereen nog scherp op het netvlies staat.
De werknemer uit dit voorbeeld moet terugkeren bij een bedrijf dat weet wat het heeft afgeschreven, wat het heeft betaald en welke uren zij daarna geacht wordt te werken. Haar leidinggevende zou die antwoorden niet uit e-mails moeten hoeven reconstrueren nadat de loonrun is gesloten.
Een sluitende registratie is een beheersmaatregel
Een goede administratie bewijst hier haar waarde. Zij beschermt de werknemer tegen onverklaarbaar verlies van vakantie. Zij beschermt de werkgever tegen looncorrecties, discussie over saldi en een rommelig re-integratieverleden. En zij geeft de ondernemer betrouwbaar zicht op bezetting en liquiditeit.
Het verstandige antwoord is niet: voor elke afwezigheid een zwaardere procedure. Het is een heldere verbinding tussen het verzoek, de arbeidsovereenkomst, de juiste verlofcategorie, de salarisadministratie en de actuele afspraak over werkhervatting. Als die registraties op elkaar aansluiten, blijft een week vrij wat zij hoort te zijn: een menselijk verzoek dat zorgvuldig wordt behandeld, in plaats van een kleine boeking die uitgroeit tot een groot conflict.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
