Een oprichter doet na ziekte een stap terug. De echtgenoot neemt de klanten en medewerkers over. De accountant voert de administratie. Toch blijven de brieven van de Belastingdienst naar de oprichter gaan, omdat alleen die persoon de voorgeschiedenis kent, tekenbevoegd is of een oud besluit van de onderneming kan toelichten.
Dat kan aanvoelen als incidentele hulp, niet als werk. De gebruikelijkloonregeling stelt die vraag echter een stuk preciezer.
Het kader van de Belastingdienst voor 2026 begint met de vraag of een aanmerkelijkbelanghouder werkzaamheden verricht voor de vennootschap of coöperatie. Twee standpunten van de Kennisgroep die in juli zijn gepubliceerd, voegen voor houdsterstructuren een belangrijk punt toe: overeenkomsten, managementfacturen en de feitelijke route van de werkzaamheden moeten dezelfde verhouding weergeven.
Hier kan een teruggetreden oprichter alsnog een loonkwestie veroorzaken. Eén e-mail beantwoorden leidt niet automatisch tot een loon van € 58.000. Een patroon van administratieve handelingen kan wel laten zien dat de oprichter nog steeds noodzakelijke werkzaamheden voor de onderneming verricht.
The first question is the role
In kleine ondernemingen zijn taken zelden zo keurig verdeeld als het organogram suggereert. De oprichter runt misschien niet langer de winkel, adviseert geen klanten meer en geeft geen leiding aan personeel. Toch kan die persoon nog betalingen goedkeuren, de loonadministratie controleren, met de Belastingdienst overleggen, een verzoek om btw-teruggaaf ondertekenen of een geschil met de accountant oplossen.
Ik zie zulke handelingen als meer dan losse administratieve brokjes wanneer zij bevoegdheden omvatten die niemand anders heeft. Ze maken duidelijk waar de verantwoordelijkheid nog ligt. Het aantal uren doet ertoe, maar ook de aard van de beslissingen en de onderneming die daarvan profiteert.
Dit onderscheid is van belang wanneer de BV een laag of nihil-DGA-loon heeft verwerkt. Dat is niet alleen een keuze om liquide middelen te besparen. Het beschrijft ook de rol van de oprichter. Als de loonadministratie uitgaat van inactiviteit, terwijl correspondentie en handtekeningen voortdurende betrokkenheid laten zien, sluiten die twee verhalen niet meer op elkaar aan.
Gezondheidsbeperkingen vragen om zorgvuldigheid en respect. Zij kunnen de werkzaamheden, het aantal uren en de economische waarde ervan veranderen. Een medische situatie bepaalt op zichzelf niet het loonresultaat. De onderneming moet nog steeds een samenhangend beeld kunnen geven van wat is gebleven, wat is gestopt en hoe de verantwoordelijkheid aan iemand anders is overgedragen.
Salary is a separate calculation
Als eenmaal vaststaat dat werkzaamheden worden verricht, volgt de vraag naar de hoogte van het loon. Voor 2026 is het gebruikelijk loon in het algemeen het hoogste van drie bedragen: het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de werknemer met het hoogste loon binnen de vennootschap of een gelieerde vennootschap, en € 58.000.
Juist dat bedrag van € 58.000 trekt de aandacht, omdat het duidelijk en herkenbaar is. Het is niet de hele regeling. Een lager loon kan mogelijk zijn als de onderneming aannemelijk maakt dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager ligt. Bedraagt het aantoonbare gebruikelijke loon € 5.000 of minder, dan kan het werkelijke loon worden gebruikt. Die grens wordt gezamenlijk beoordeeld voor de relevante vennootschappen of coöperaties.
Ook de werknemer met het hoogste loon kan de discussie een andere wending geven. Dat kan een echtgenoot, mede-eigenaar of senior medewerker zijn, onder wie iemand die eveneens een aanmerkelijk belang heeft. Een oprichter die minder uren werkt, kan die maatstaf niet eenvoudig terzijde schuiven met de constatering dat de agenda leger is. Werkzaamheden, bevoegdheden, marktconform loon en de feitelijke taakverdeling moeten nog steeds met elkaar worden vergeleken.
Neem de oprichter die nu vier uur per week besteedt aan correspondentie met de Belastingdienst en beslissingen over het bankverkeer. Vier uur klinkt bescheiden. Toch kan in die uren de uiteindelijke financiële bevoegdheid van de onderneming besloten liggen. De waarde daarvan laat zich niet uitsluitend aan de hand van tijd bepalen.
Voor welke vennootschap worden de werkzaamheden verricht?
Een houdsterstructuur maakt die vraag niet overbodig. Zij maakt de route juist belangrijker.
In een standpunt van de Kennisgroep uit juli 2026 betekende een echte opdrachtovereenkomst dat de betrokkene voor de holding werkte en niet rechtstreeks voor de werkmaatschappij. De beoordeling van het gebruikelijk loon bleef daarom op holdingniveau. Een ander standpunt gaat over een overeenkomst zonder reële betekenis, waarbij de arbeidsrelatie in werkelijkheid met de werkmaatschappij bestond.
Dat verschil werkt rechtstreeks door in de administratie. Een managementovereenkomst kan de holding als contractspartij aanwijzen, terwijl dagelijkse instructies, correspondentie en besluitvorming naar de werk-BV wijzen. Managementvergoedingen kunnen de ene route volgen, de loonadministratie een andere en de werkzaamheden weer een derde.
Bij een kleine groep ontstaan zulke verschillen vaak zonder kwade opzet. De structuur is jaren geleden opgezet, de werkzaamheden veranderden en de documentatie bleef ongewijzigd. Ziekte, opvolging of een tijdelijke overdracht kan de kloof verder vergroten.
Een goede beoordeling blijft niet beperkt tot de arbeidsovereenkomst. Volg de werkzaamheden aan de hand van bestuursbesluiten, tekenbevoegdheden in e-mails, managementfacturen, intercompanyboekingen en de loonadministratie. Het doel is niet meer papier produceren, maar de bestaande documentatie eerlijk te laten weergeven hoe de onderneming wordt geleid.
Year-end is too late for first thoughts
Het Handboek Loonheffingen 2026 legt het genietingsmoment van het fictieve loon op 31 december wanneer de dienstbetrekking het hele jaar doorloopt, uitgaande van een jaarlijkse loonaangiftetijdvak. Dat levert een praktisch timingprobleem op.
Een BV kan in de zomer liquiditeit behouden door het DGA-loon laag te houden. Als later uit de administratie blijkt dat de werkzaamheden zijn doorgegaan, kan de loonvraag samengaan met loonheffingen, correcties in de loonadministratie, boekhoudkundige voorzieningen en andere beslissingen over geldstromen naar de eigenaar. Tegen die tijd kan het geld al zijn gebruikt voor leveranciers, schulden of privéonttrekkingen.
Ik zie deze vraag liever terug in de maandelijkse administratie. Een beknopt rollenoverzicht kan iedere terugkerende taak koppelen aan de entiteit die daarvan profiteert. Het loon kan vervolgens worden vergeleken met managementvergoedingen, werknemerslonen en de commerciële waarde van de resterende werkzaamheden van de oprichter. Als een lager loon verdedigbaar lijkt, leg de onderbouwing dan vast zolang de feiten nog vers in het geheugen liggen.
Dit is geen oproep aan oprichters om geen brieven van de Belastingdienst meer te beantwoorden of niet meer te helpen tijdens een moeilijke overdracht. Kleine ondernemingen zijn afhankelijk van mensen die bijspringen wanneer dat nodig is. De discipline bestaat erin te erkennen dat noodzakelijke werkzaamheden ook financiële gevolgen hebben.
De oprichter uit het begin kan daadwerkelijk een stap terug hebben gedaan. De administratie moet die gewijzigde werkelijkheid laten zien, inclusief de overgenomen bevoegdheden en de werkzaamheden die zijn gebleven. Een beperkte rol kan volkomen geloofwaardig zijn. Stilte in de loonadministratie terwijl de oprichter blijft handelen en beslissen, is moeilijker vol te houden.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Door verrichtte administratieve werkzaamheden sprake van gebruikelijk loon · Salaris Vanmorgen
- Belastingdienst - 2026 customary-salary rule for substantial-interest holders
- Belastingdienst Kennisgroepen - Highest-paid employee as a separate salary benchmark
- Belastingdienst Kennisgroepen - Holding and operating-company work after the July 2026 Kennisgroep update
- Belastingdienst Kennisgroepen - Real assignment agreement versus work performed for the holding
- Belastingdienst - Timing of deemed salary and year-end payroll exposure
- Rechtspraak
