Stel u voor: een oprichter opent de maandagvergadering met een eenvoudige mededeling. Vanaf volgende maand werkt iedereen op dinsdag en donderdag op kantoor. De reden klinkt redelijk. Nieuwe collega's hebben begeleiding nodig, besluiten duren te lang en kennis over klanten zit verspreid over videovergaderingen en privéberichten.
Then the questions begin. One employee has worked remotely three days a week since joining. Another arranged childcare around a manager's written promise. A third received equipment and a home-working allowance. Nobody is quite sure what the handbook says.
For many office-based companies, this is ordinary management work. CBS found that 45% of employees worked from home at least sometimes in 2025. Among those home workers, the average was about ten hours a week. The share remained broadly stable for three years.
Hybrid work is therefore part of how many companies organise work. A change in office attendance is less a culture statement than a governance exercise.
De toezegging kan verder reiken dan het beleid
De Nederlandse wet geeft werknemers een formele route om een wijziging van hun werkplek te vragen, waaronder gedeeltelijk of volledig thuiswerken. Bij werkgevers met ten minste tien werknemers gelden doorgaans voorwaarden als 26 weken dienstverband en een schriftelijk verzoek dat ten minste twee maanden vóór de beoogde wijziging wordt ingediend.
De werkgever moet het verzoek bespreken en schriftelijk beantwoorden. Die procedure is maar één laag van de arbeidsverhouding. Ook arbeidsovereenkomsten, cao's, bepalingen in het personeelshandboek en bestendige werkafspraken kunnen de positie bepalen.
Ook herhaald gedrag van het management telt mee. Als een bedrijf een bepaalde werkwijze jarenlang heeft toegestaan, mogen werknemers die redelijkerwijs als onderdeel van hun werk beschouwen en niet als een gunst die elke week opnieuw wordt verleend.
Een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland uit november 2025 laat dat zien. In die zaak was voornamelijk werken vanuit Ecuador door overeenkomst en feitelijk handelen van partijen een arbeidsvoorwaarde geworden. De werkgever kon die niet eenzijdig intrekken.
De les voor een eigenaar is eenvoudig. Breng voordat u de werkwijze wijzigt eerst in kaart wat het bedrijf al heeft toegezegd, schriftelijk én in de dagelijkse praktijk.
Aanwezigheid vraagt om een zakelijke reden
Aanwezigheid op kantoor is niet automatisch goed management. Een bureau dat van negen tot vijf bezet is, zegt weinig over dienstverlening, kennisdeling of toezicht. Flexibiliteit neemt evenmin de noodzaak weg van toezicht, veilige toegang, opleiding en betrouwbare besluitvorming binnen het team.
Een goede aanwezigheidsregel begint bij het werk zelf. Junior medewerkers hebben misschien direct toegang nodig tot ervaren collega's. Gevoelige klantinformatie kan om beveiligde systemen vragen. Een serviceteam heeft mogelijk gezamenlijke werktijden nodig voor spoedbesluiten. Apparatuur of fysieke dossiers kunnen een andere functie aan de werkplek binden.
Die redenen kunnen binnen één bedrijf sterk uiteenlopen. Het CBS meldde dat thuiswerken in 2025 praktisch mogelijk was voor 96% van de werknemers in de financiële dienstverlening en voor 91% in de informatie en communicatie. In de horeca was dat 20%.
Terug naar de maandagvergadering. De fout van de oprichter was niet dat hij twee kantoordagen wilde. De fout was dat hij het antwoord aankondigde voordat hij bestaande afspraken en de zakelijke noodzaak in kaart had gebracht.
Dinsdag en donderdag kunnen nog steeds goed passen bij delen van het bedrijf. Maar eerst moet duidelijk zijn voor welke functies aanwezigheid nodig is, welke toezeggingen al bestaan en of managers er verschillende eigen regels op nahouden.
De route is net zo belangrijk als de regel
Een algemeen aanwezigheidsbeleid kan een personeelsregeling, een werktijdenregeling of een arbeidsvoorwaardelijke regeling raken. Daardoor kan de ondernemingsraad bij de besluitvorming betrokken moeten worden voordat het bedrijf een afgerond plan aankondigt.
In een zaak over Caterpillar uit 2025 legde de Rechtbank Oost-Brabant een besluit over terugkeer naar kantoor stil totdat de ondernemingsraad had ingestemd of de rechter daarvoor toestemming had gegeven. Overleg na een aankondiging is iets anders dan de ondernemingsraad betrekken voordat het besluit wordt genomen.
Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden gaf in juli 2025 een verdere waarschuwing. Een geschil over aanwezigheid op kantoor, ziekte, re-integratie en communicatie ontwikkelde zich daar tot een ernstige en duurzame verstoring van de arbeidsverhouding.
Het hof oordeelde dat het verlangen van gedeeltelijke aanwezigheid op kantoor in die zaak geen ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever was. De bredere praktische les: een onduidelijk conflict over aanwezigheid kan de hele arbeidsverhouding opslokken.
Een bedrijf moet de operationele vraag los zien van de emotionele vraag. Welk werk vraagt om samenwerking op locatie? Welke functies hebben beveiligde toegang of direct toezicht nodig? Waar helpt aanwezigheid nieuwe collega's om sneller te leren? Een helder antwoord maakt het beleid gemakkelijker uit te leggen en toe te passen.
De thuiswerkplek blijft onderdeel van het bedrijf
Mensen een deel van de week terughalen naar kantoor beëindigt de verantwoordelijkheid voor de dagen waarop zij thuiswerken niet. De Rijksoverheid stelt dat werkgevers een zorgplicht houden voor een veilige thuiswerkplek.
Het feitelijke werkpatroon moet terugkomen in de risico-inventarisatie en -evaluatie, het plan van aanpak, de keuze voor apparatuur en de instructies aan werknemers. De thuiswerkplek valt onder het normale beheersingskader van het bedrijf, ook als die in een logeerkamer staat.
Ook de loonadministratie moet aansluiten bij de werkelijkheid. Een thuiswerkvergoeding, een vergoeding voor apparatuur en een voorziening voor bedrijfsgezondheidszorg zijn verschillende zaken. Behandel ze niet als verwisselbare etiketten.
De in juli 2026 gepubliceerde guidance van de Belastingdienst bevestigt dat kwalificerende voorzieningen voor bedrijfsgezondheidszorg onbelast ter beschikking kunnen worden gesteld of vergoed, als aan de voorwaarden is voldaan. De voorziening moet rechtstreeks verband houden met de verplichtingen op het gebied van bedrijfsgezondheidszorg en aan de toepasselijke eisen voldoen.
Een algemeen thuiswerkbudget kan die verplichtingen niet volledig afdekken. Als het werk aanvullende maatregelen vereist, blijft de werkgever daarvoor verantwoordelijk.
Daar bewijst een bescheiden beleidscontrole zijn waarde. De arbeidsvoorwaarden moeten aansluiten bij wat de manager zegt. De risico-inventarisatie moet overeenkomen met de plaatsen waar mensen daadwerkelijk werken. De loonadministratie moet laten zien wat het bedrijf heeft betaald, waarom dat is gebeurd en hoe de post is behandeld.
Eerst duidelijkheid, dan aanwezigheid
Het debat over kantoorwerk wordt vaak voorgesteld als een wedstrijd tussen werkgeversgezag en werknemersvrijheid. Kleine werkgevers kunnen zich die schijnvertoning niet veroorloven. Zij moeten werk af krijgen, klanten bedienen, nieuwe mensen opleiden en toezeggingen nakomen.
Werknemers moeten weten waar zij worden verwacht, waarom hun aanwezigheid ertoe doet en of voor vergelijkbare functies dezelfde norm geldt. Een regel die goed past bij een klantgericht serviceteam kan weinig toevoegen voor een specialist die geconcentreerd technisch werk doet.
Voordat de e-mail over terugkeer naar kantoor wordt verstuurd, is een pas op de plaats aan de tafel van de oprichter verstandig. Lees de arbeidsovereenkomsten en recente berichten van managers. Vergelijk het personeelshandboek met de praktijk. Bepaal welk werk daadwerkelijk baat heeft bij aanwezigheid.
Kijk daarna naar de route via de ondernemingsraad, de verplichtingen rond de thuiswerkplek en de loonadministratie. Neem pas daarna het besluit.
Een duidelijke kantoornorm kan een bedrijf sterker maken. Een onverklaarde regel laat vooral zien hoe weinig het bedrijf wist van zijn eigen toezeggingen.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
