Immaginiamo un fondatore che apra la riunione del lunedì con un annuncio semplice: dal mese prossimo tutti lavoreranno in ufficio il martedì e il giovedì. La motivazione sembra ragionevole. I nuovi colleghi hanno bisogno di supporto, le decisioni si prendono troppo lentamente e le informazioni sui clienti sono disperse tra videoconferenze e messaggi privati.
Poi arrivano le domande. Un dipendente lavora da remoto tre giorni alla settimana da quando è stato assunto. Un altro ha organizzato la gestione dei figli sulla base di una promessa scritta del responsabile. Un terzo ha ricevuto attrezzature e un’indennità per il lavoro da casa. Nessuno sa con certezza che cosa preveda il regolamento aziendale.
Per molte imprese con attività d’ufficio, è ordinaria amministrazione. Secondo CBS, nel 2025 il 45% dei dipendenti ha lavorato da casa almeno qualche volta. Tra questi, la media è stata di circa dieci ore alla settimana. La quota è rimasta sostanzialmente stabile per tre anni.
Il lavoro ibrido è dunque ormai parte del modo in cui molte aziende organizzano l’attività. Cambiare la presenza in ufficio non è tanto una dichiarazione culturale quanto un esercizio di governo dell’impresa.
La promessa può essere più ampia della policy
Il diritto olandese offre ai dipendenti una procedura formale per chiedere di cambiare il luogo di lavoro, anche passando in parte o del tutto al lavoro da casa. Nelle aziende con almeno dieci dipendenti, le condizioni ordinarie comprendono 26 settimane di anzianità e una richiesta scritta presentata almeno due mesi prima della data proposta per il cambiamento.
Il datore di lavoro deve discutere la richiesta e rispondere per iscritto. Ma quella procedura è soltanto un livello del rapporto. Contratti, contratti collettivi, regolamenti aziendali e prassi consolidate possono incidere altrettanto sulla situazione.
Conta anche il comportamento ripetuto della direzione. Se un’azienda ha consentito lo stesso assetto per anni, i dipendenti possono ragionevolmente considerarlo parte del lavoro, non una concessione da rinnovare di settimana in settimana.
Una sentenza del District Court of Midden-Nederland del novembre 2025 lo mostra bene. In quel caso, il lavoro svolto prevalentemente dall’Ecuador era diventato una condizione del rapporto attraverso l’accordo e il comportamento delle parti. Il datore di lavoro non poteva revocarlo unilateralmente.
La lezione per il titolare è semplice. Prima di cambiare l’assetto, bisogna accertare che cosa l’azienda abbia già promesso, per iscritto e nella prassi quotidiana.
La presenza deve avere una ragione industriale
La presenza in ufficio non è automaticamente buona gestione. Una scrivania occupata dalle nove alle cinque dice poco sulla qualità del servizio, sulla condivisione delle conoscenze o sul controllo. D’altra parte, la flessibilità non elimina la necessità di supervisione, accessi sicuri, formazione e decisioni di squadra affidabili.
Una regola utile sulla presenza parte dal lavoro concreto. I dipendenti junior possono aver bisogno di un accesso diretto ai colleghi più esperti. Le questioni riservate dei clienti possono richiedere sistemi sicuri. Un team che gestisce i servizi può avere bisogno di orari condivisi per le decisioni urgenti. Attrezzature o documenti fisici possono vincolare un altro ruolo alla sede.
Le ragioni possono variare nettamente all’interno della stessa azienda. Nel 2025 CBS ha rilevato che il lavoro da remoto era concretamente possibile per il 96% dei dipendenti nei servizi finanziari e per il 91% nei settori informazione e comunicazione. Nell’ospitalità, la quota era del 20%.
Torniamo alla riunione del lunedì. L’errore del fondatore non è stato voler introdurre due giorni in ufficio. L’errore è stato annunciare la soluzione prima di mappare gli assetti esistenti e spiegare il bisogno dell’impresa.
Martedì e giovedì possono comunque essere adatti a una parte dell’attività. Prima, però, l’azienda deve sapere quali ruoli richiedono la presenza, quali promesse sono già state fatte e se i responsabili hanno introdotto regole private diverse tra loro.
Il percorso conta quanto la regola
Una policy generale sulla presenza può incidere sull’organizzazione del personale, sull’orario o sulle condizioni di lavoro. Questo può coinvolgere il works council prima che l’azienda comunichi un piano già definito.
In una causa Caterpillar del 2025, il District Court of Oost-Brabant ha bloccato una decisione sul rientro in ufficio finché il works council non avesse prestato il proprio consenso o il tribunale non lo avesse autorizzato. Consultare il consiglio dopo l’annuncio è un esercizio diverso dal coinvolgerlo prima della decisione.
La Court of Appeal Arnhem-Leeuwarden ha lanciato un ulteriore avvertimento nel luglio 2025. Una controversia sulla presenza in ufficio, la malattia, il reinserimento e la comunicazione si è trasformata in una rottura grave e duratura del rapporto di lavoro.
In quel caso, il tribunale ha ritenuto che imporre una presenza parziale in ufficio non costituisse una condotta colpevole del datore di lavoro. La lezione pratica è più ampia: una controversia poco chiara sulla presenza può divorare l’intero rapporto di lavoro.
L’azienda dovrebbe separare la questione operativa da quella emotiva. Quali attività richiedono che le persone lavorino insieme? Quali ruoli necessitano di accessi sicuri o di supervisione diretta? Dove la presenza aiuta i nuovi colleghi a imparare più rapidamente? Una risposta chiara rende la policy più facile da spiegare e applicare.
Anche la scrivania di casa resta responsabilità dell’azienda
Richiamare le persone in ufficio per una parte della settimana non esaurisce la responsabilità per i giorni che continuano a trascorrere a casa. Rijksoverheid chiarisce che il datore di lavoro mantiene l’obbligo di garantire una postazione domestica sicura.
Il modo effettivo di lavorare dovrebbe risultare dalla valutazione dei rischi, dal relativo piano d’azione, dalle scelte sulle attrezzature e dalle istruzioni ai dipendenti. La scrivania di casa rientra nel normale sistema di controllo dell’azienda, anche quando si trova nella stanza degli ospiti.
Le registrazioni in busta paga devono essere altrettanto aderenti alla realtà. Un’indennità per il lavoro da casa, il rimborso di un’attrezzatura e una prestazione di medicina del lavoro sono voci diverse. Non possono essere trattate come etichette intercambiabili.
Le indicazioni della Belastingdienst pubblicate nel luglio 2026 confermano che le prestazioni di medicina del lavoro che rispettano i requisiti possono essere fornite o rimborsate senza imposizione fiscale, quando ricorrono le condizioni previste. La prestazione deve essere direttamente collegata agli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e rispettare i requisiti applicabili.
Un generico budget per l’ufficio domestico non può farsi carico di tutti questi obblighi. Quando il lavoro richiede ulteriori misure, la responsabilità resta del datore di lavoro.
È qui che una revisione, anche contenuta, delle policy dimostra il proprio valore. Le condizioni di lavoro devono essere coerenti con i messaggi dei responsabili. La valutazione dei rischi deve riflettere i luoghi in cui le persone lavorano davvero. Le registrazioni in busta paga devono mostrare che cosa l’azienda ha pagato, perché lo ha pagato e come ha trattato quella voce.
Chiarezza prima della presenza
Il dibattito sull’ufficio viene spesso presentato come uno scontro tra autorità manageriale e libertà dei dipendenti. Le piccole imprese non possono permettersi questa rappresentazione. Devono portare a termine il lavoro, servire i clienti, formare le nuove persone e rispettare gli impegni assunti.
I dipendenti devono sapere dove ci si aspetta che lavorino, perché la loro presenza sia importante e se ruoli comparabili siano soggetti allo stesso standard. Una regola adatta a un team a diretto contatto con i clienti può aggiungere poco per uno specialista impegnato in attività tecniche che richiedono concentrazione.
Prima di inviare la mail sul rientro in ufficio, fermatevi al tavolo del fondatore. Leggete i contratti e i messaggi recenti dei responsabili. Confrontate il regolamento con la prassi effettiva. Individuate le attività che traggono davvero beneficio dalla presenza.
Poi valutate il coinvolgimento del works council, gli obblighi relativi alla postazione domestica e il trattamento in busta paga che resta applicabile. La decisione va presa solo dopo aver completato questo lavoro.
Una regola chiara sull’ufficio può sostenere l’azienda. Una regola non spiegata rivela soltanto quanto poco l’azienda conoscesse le proprie promesse.
Vuole discutere cosa significa questo per la sua azienda?
I dati, le fonti e l’analisi alla base di questo articolo sono stati elaborati da Paolo Maria Pavan. L’AI non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o formulare il giudizio analitico qui contenuto. L’AI è stata usata solo come supporto alla redazione. Il testo italiano definitivo è stato rivisto, modificato e approvato personalmente da Paolo Maria Pavan prima della pubblicazione.
