Een in Duitsland wonende werknemer werkt voor een kleine Nederlandse onderneming. Haar contract biedt ruimte voor incidenteel thuiswerken, haar manager vertrouwt haar en binnen het team is de werkplek nooit een dagelijks gespreksonderwerp geweest. Dan vraagtde loonadministratie hoeveel dagen zij dat jaar in Duitsland heeft gewerkt. Niemand heeft een volledig antwoord.
Dat alledaagse tafereel kreeg op 3 augustus 2026 scherpere kanten. De Kennisgroep van de Belastingdienst verduidelijkte hoe de nieuwe thuiswerkdrempels in het belastingverdrag tussen Nederland en Duitsland moeten worden toegepast.
Sinds 1 januari 2026 mag kwalificerende arbeid buiten het gebruikelijke werkland op maximaal 34 dagen per kalenderjaar worden verricht. Binnen die grens blijft de verdragsverdeling van de heffingsrechten over het volledige salaris ongewijzigd.
De regeling biedt nuttige speelruimte. Zij geeft geen algemeen recht om elk denkbaar hybride werkpatroon te volgen zonder gevolgen voor de loonadministratie.
De belofte en de agenda
De eerste HR-les is eenvoudig. Een afspraak over flexibel werken is niet hetzelfde als een fiscale drempel.
Een werkgever kan afspreken dat iemand regelmatig thuiswerkt. Het verdrag vraagt vervolgens waar dat werk is verricht, op welke dagen en hoe lang. Volgens het protocol bij het verdrag telt een kwalificerende dag mee als de betreffende werkzaamheden ten minste 30 minuten duren.
De drempel kan ook werkzaamheden in derde landen omvatten. Zij reikt verder dan het vertrouwde beeld van iemand die vanuit de keukentafel in Duitsland werkt.
Een congres, klantbezoek of korte detachering kan dus relevant zijn. De Kennisgroep bevestigt bovendien dat de drempel van artikel 14 per belastingplichtige geldt, en niet afzonderlijk per dienstbetrekking.
Heeft een werknemer meerdere relevante grensoverschrijdende dienstbetrekkingen, dan worden de kwalificerende dagen bij elkaar opgeteld. Een Nederlandse werkgever ziet mogelijk slechts een deel van het beeld. Een andere relevante dienstbetrekking kan gevolgen hebben voor de positie van diezelfde werknemer in dat jaar.
Dat verandert het perspectief van de werkgever. Een onderneming kan denken dat een werknemer slechts twintig thuiswerkdagen heeft gebruikt. Een andere relevante dienstbetrekking kan daar vijftien kwalificerende dagen aan hebben toegevoegd. Geen van beide werkgevers heeft de volledige agenda in handen, terwijl ieder voor de loonheffingen wel over juiste informatie moet beschikken.
Dit is een HR-verantwoordelijkheid voordat het een fiscale rekensom wordt. In het arbeidsvoorwaardengesprek moet ruimte komen voor feiten die vroeger privé of bijkomstig leken. Waar is het werk verricht? Was er nog een andere relevante dienstbetrekking? Omvatte een zakenreis werkzaamheden in een derde land?
Dit zijn niet langer slechts agendadetails.
Twee stelsels, twee klokken
De 34-dagendrempel gaat over de verdeling van heffingsrechten onder het verdrag. Voor de sociale zekerheid gelden afzonderlijke Europese regels. Beide stelsels kijken naar grensoverschrijdend werken, maar hanteren andere toetsen en procedures.
Volgens de algemene toets voor de coördinatie van de sociale zekerheid is werk in het woonland substantieel zodra het ten minste 25 procent van de contractuele arbeidstijd of beloning beslaat.
Daarnaast bestaat er een afzonderlijk kader voor grensoverschrijdend telewerken. Onder voorwaarden kan daarmee vanuit het woonland tot 50 procent van de totale arbeidstijd worden getelewerkt zonder dat het toepasselijke socialezekerheidsstelsel verandert. De werkgever of werknemer moet daarvoor een aanvraag indienen bij de SVB.
Een werknemer kan dus binnen de ene route passen en buiten de andere vallen. Een vast patroon van één thuiswerkdag per week kan onder een percentage voor de sociale zekerheid blijven, maar tegelijk gestaag oplopen naar de jaarlijkse verdragsgrens.
Een regeling van twee dagen per week zal de 34 dagen doorgaans ruim voor december opsouperen.
Hier kan een vriendelijk hybridewerkbeleid misleiden. De werknemer hoort toestemming. De manager hoort flexibiliteit. De loonadministratie heeft data, percentages en verdragsfeiten nodig.
Als die drie opvattingen niet samenkomen, volgt de correctie pas nadat het werkpatroon is ingesleten in het gezinsleven en de routines van het team.
De registratie moet aansluiten bij het werk
Het handboek van de Belastingdienst vraagt grensoverschrijdende werknemers een agenda bij te houden waarin staat waar zij elke dag hebben gewerkt. Voor een kleine werkgever wordt die agenda nuttiger als zij naast gewone bedrijfsgegevens kan worden gelegd.
Roosters, declaraties van reiskosten, klantafspraken, toegangsregistraties en goedgekeurd verlof helpen allemaal om het werkpatroon vast te stellen. Het doel is niet toezicht. Het is een gezamenlijk beeld van werk dat gevolgen heeft voor loon en wettelijke behandeling.
Een locatieagenda die alleen in de privénotities van de werknemer staat, kan de loonadministratie te laat bereiken. Een looncode zonder onderliggend werkpatroon is al even kwetsbaar.
Terug naar onze in Duitsland wonende werknemer. In september weet zij de meeste thuiswerkdagen nog, maar niet iedere korte vrijdag. Haar manager herinnert zich een congres in Keulen en een klantbezoek in België. De loonadministratie ziet alleen Nederlandse salarisbetalingen.
Iedereen heeft een deel van de waarheid in handen, maar niemand kan het jaar met vertrouwen reconstrueren.
Een bescheiden maandelijkse controle zou dat gesprek veranderen. Die kan vroeg laten zien of de oorspronkelijke werkafspraak in de praktijk nog werkt. Het doel is niet mensen obsessief te tellen.
Het doel is te voorkomen dat een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde leidt tot een salarissplitsing, gecorrigeerde loonadministratie of een onverwachte fiscale vraag voor de werknemer.
Flexibiliteit heeft een eigenaar nodig
Kleine ondernemingen parkeren grensoverschrijdend werken vaak ergens tussen HR, de loonadministratie en de externe adviseur. Dat werkt totdat een drempel in zicht komt. Dan kan iedereen één onderdeel uitleggen, maar is niemand eigenaar van de agenda.
Duidelijk eigenaarschap is belangrijker dan een dik beleidsdocument. Iemand moet de bevoegdheid hebben om het afgesproken werkpatroon van de werknemer te verbinden met de loonadministratie en vragen over sociale zekerheid.
Managers moeten ook begrijpen dat een incidentele werkdag in het buitenland kan meetellen, ook als niemand die thuiswerken noemde. Werknemers verdienen die uitleg voordat hun locatiegegevens aan het einde van het jaar opeens urgent worden.
Nederland en Duitsland hebben de 34-dagenregeling ingevoerd om versnipperde heffingsrechten bij beperkt telewerken te verminderen. Dat is waardevol. De Nederlandse overheid heeft ook onderkend dat de regeling niet ieder structureel hybride werkpatroon dekt.
Incidentele flexibiliteit en een vaste wekelijkse routine zijn verschillende zakelijke keuzes. Daarover moet ook als zodanig worden gesproken.
De rustige reactie is niet om grensoverschrijdende flexibiliteit terug te draaien. Het is om de belofte precies genoeg te maken om de confrontatie met de loonadministratie te doorstaan.
Wanneer werkgever en werknemer naar dezelfde agenda kijken, dezelfde drempel bespreken en belasting van sociale zekerheid onderscheiden, blijft hybride werken menselijk. En beheersbaar.
Wij helpen u met duidelijke registraties van werklocaties voor contracten, loonadministratie en grensoverschrijdend personeel
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
