Een oprichter opent de maandagvergadering met een eenvoudige mededeling: vanaf volgende maand werkt iedereen op dinsdag en donderdag op kantoor. De reden klinkt verstandig: nieuwe collega’s hebben begeleiding nodig, besluiten duren te lang en klantkennis ligt versnipperd over videogesprekken en privéberichten.
Then the questions begin. One employee has worked remotely three days a week since joining. Another arranged childcare around a manager's written promise. A third received equipment and a home-working allowance. Nobody is quite sure what the handbook says.
For many office-based companies, this is ordinary management work. CBS found that 45% of employees worked from home at least sometimes in 2025. Among those home workers, the average was about ten hours a week. The share remained broadly stable for three years.
Hybrid work is therefore part of how many companies organise work. A change in office attendance is less a culture statement than a governance exercise.
De toezegging kan verder reiken dan het beleid
De Nederlandse wet biedt werknemers een formele route om wijziging van hun arbeidsplaats te verzoeken, waaronder gedeeltelijk of volledig thuiswerken. Bij werkgevers met ten minste tien werknemers gelden doorgaans als voorwaarden dat de werknemer 26 weken in dienst is en het verzoek ten minste twee maanden voor de beoogde wijziging schriftelijk indient.
De werkgever moet het verzoek bespreken en schriftelijk beantwoorden. Die procedure is slechts één laag in de arbeidsrelatie. Ook contracten, cao’s, bepalingen in het personeelshandboek en bestendige werkafspraken kunnen de positie bepalen.
Ook herhaald handelen door het management telt mee. Als een bedrijf jarenlang dezelfde regeling heeft toegestaan, mogen werknemers die redelijkerwijs zien als onderdeel van hun functie, en niet als een gunst die elke week opnieuw wordt verleend.
Een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland uit november 2025 laat dat goed zien. In die zaak was voornamelijk werken vanuit Ecuador door afspraken en het handelen van partijen een arbeidsvoorwaarde geworden. De werkgever kon die niet eenzijdig intrekken.
De les voor de ondernemer is eenvoudig. Breng vóór u de regeling wijzigt in kaart wat het bedrijf al heeft toegezegd, op papier én in de dagelijkse praktijk.
Aanwezigheid vraagt om een zakelijke reden
Aanwezigheid op kantoor is niet vanzelf goed management. Een bureau dat van negen tot vijf bezet is, zegt weinig over dienstverlening, kennisdeling of beheersing. Omgekeerd neemt flexibiliteit de noodzaak van toezicht, veilige toegang, opleiding en betrouwbare teambesluiten niet weg.
Een bruikbare aanwezigheidsregel begint bij het werk zelf. Junior medewerkers hebben wellicht rechtstreeks contact met ervaren collega’s nodig. Gevoelige klantzaken kunnen om beveiligde systemen vragen. Een serviceteam heeft mogelijk gezamenlijke uren nodig om snel besluiten te nemen. Apparatuur of fysieke dossiers kunnen een andere functie aan de werkplek binden.
Die redenen kunnen binnen één bedrijf sterk uiteenlopen. Het CBS meldde dat thuiswerken in 2025 voor 96% van de werknemers in de financiële dienstverlening en voor 91% in informatie en communicatie praktisch mogelijk was. In de horeca was dat 20%.
Terug naar de maandagvergadering. De fout van de oprichter was niet dat hij twee kantoordagen wilde. De fout was dat hij de uitkomst aankondigde voordat hij bestaande afspraken in kaart had gebracht en de noodzaak had toegelicht.
Dinsdag en donderdag kunnen voor delen van het bedrijf nog steeds goed werken. Maar eerst moet het bedrijf weten voor welke functies aanwezigheid nodig is, welke toezeggingen al bestaan en of managers onderling verschillende privéafspraken hebben gemaakt.
De route is even belangrijk als de regel
Een algemene aanwezigheidsregeling kan raken aan een personeelsregeling, een arbeids- en rusttijdenregeling of een arbeidsomstandighedenregeling. Daardoor kan de ondernemingsraad aan zet zijn voordat het bedrijf een uitgewerkt plan naar buiten brengt.
In een Caterpillar-zaak uit 2025 zette de Rechtbank Oost-Brabant een terugkeer-naar-kantoorbesluit stil totdat de ondernemingsraad had ingestemd of de kantonrechter toestemming had gegeven. Overleg na een aankondiging is iets anders dan de raad betrekken vóór het besluit.
Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden gaf in juli 2025 een aanvullende waarschuwing. Een conflict over aanwezigheid op kantoor, ziekte, re-integratie en communicatie mondde uit in een ernstige en duurzame verstoring van de arbeidsrelatie.
Het hof oordeelde dat het verlangen van gedeeltelijke aanwezigheid op kantoor in die zaak geen verwijtbaar handelen van de werkgever opleverde. De praktische les is breder: een onduidelijk conflict over aanwezigheid kan de hele arbeidsrelatie opslokken.
Een bedrijf doet er goed aan de operationele vraag los te trekken van de emotionele. Voor welk werk moeten mensen bij elkaar zijn? Welke functies vragen om veilige toegang of direct toezicht? Waar helpt aanwezigheid nieuwe collega’s sneller op weg? Wie daar helder op antwoordt, kan het beleid ook beter uitleggen en toepassen.
De thuiswerkplek blijft onderdeel van het bedrijf
Mensen een deel van de week terughalen naar kantoor beëindigt de verantwoordelijkheid niet voor de dagen waarop zij thuiswerken. De Rijksoverheid stelt dat werkgevers hun zorgplicht voor een veilige thuiswerkplek behouden.
Het feitelijke werkpatroon moet terugkomen in de risico-inventarisatie en -evaluatie, het plan van aanpak, de keuze van apparatuur en de instructies aan werknemers. Ook een bureau in iemands logeerkamer hoort thuis in het gewone beheersingskader van het bedrijf.
De loonadministratie vraagt om hetzelfde realisme. Een thuiswerkvergoeding, een vergoeding voor apparatuur en een arbovoorziening zijn verschillende posten. Die moeten niet als onderling uitwisselbare etiketten worden behandeld.
Richtlijnen van de Belastingdienst uit juli 2026 bevestigen dat kwalificerende arbovoorzieningen onder voorwaarden onbelast kunnen worden verstrekt of vergoed. De voorziening moet rechtstreeks samenhangen met de arboverplichtingen en aan de toepasselijke eisen voldoen.
Een algemeen budget voor de thuiswerkplek kan die verplichtingen niet volledig dragen. Als het werk aanvullende maatregelen vereist, blijft de werkgever daarvoor verantwoordelijk.
Hier bewijst een bescheiden beleidsreview zijn waarde. De arbeidsvoorwaarden moeten aansluiten bij wat de manager zegt. De RI&E moet aansluiten bij de plek waar mensen werkelijk werken. De loonadministratie moet laten zien wat het bedrijf heeft betaald, waarom het dat betaalde en hoe de post is behandeld.
Eerst duidelijkheid, dan aanwezigheid
Het debat over kantoorwerk wordt vaak neergezet als een strijd tussen werkgeversgezag en vrijheid van werknemers. Kleine werkgevers kunnen zich dat toneel niet veroorloven. Zij moeten werk afkrijgen, klanten bedienen, nieuwe mensen opleiden en toezeggingen nakomen.
Werknemers moeten weten waar zij worden verwacht, waarom hun aanwezigheid ertoe doet en of vergelijkbare functies aan dezelfde norm worden gehouden. Een regel die past bij een klantgericht serviceteam kan weinig toevoegen voor een specialist die geconcentreerd technisch werk doet.
Pauzeer dus even aan de tafel van de oprichter voordat u de e-mail over terugkeer naar kantoor verstuurt. Lees de contracten en recente berichten van managers. Leg het handboek naast de feitelijke praktijk. Bepaal welk werk werkelijk baat heeft bij aanwezigheid.
Kijk vervolgens naar de route via de ondernemingsraad, de verplichtingen rond de thuiswerkplek en de loonheffingen die blijven doorlopen. Neem pas daarna het besluit.
Een heldere kantoorregel kan een bedrijf vooruithelpen. Een onverklaarde regel legt vooral bloot hoe weinig het bedrijf wist van zijn eigen toezeggingen.
Wilt u uw aanwezigheidsregeling, personeelsdossiers en besluitroute praktisch laten controleren?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Geen recht op thuiswerken, werkgevers willen dat werknemers weer vaker op kantoor komen · Salaris Vanmorgen
- Rijksoverheid - Legal route for a request to work from home
- CBS - Latest level and sector pattern of remote-work capacity
- CBS - Employees' experienced access to home working
- CBS - What employees actually did in 2025
- Rechtspraak - The July 2024 home-working dispute and its later appellate outcome
- Rijksoverheid - Occupational-health duty for home workers
- Rijksoverheid - Employee representation and policy change
