De melding komt binnen voordat de werkdag goed en wel is begonnen. Een werknemer is ziek. De oprichter reageert bezorgd, past de planning aan en vraagt de salarisadministratie wat er moet worden doorbetaald. Het antwoord luidt: 70 procent.
Dat antwoord kan juridisch relevant zijn, maar daarmee is de zaak niet afgedaan.
Nederlandse werkgevers betalen bij ziekte doorgaans maximaal 104 weken lang ten minste 70 procent van het brutoloon door. Een cao of arbeidsovereenkomst kan een hoger percentage voorschrijven. Het UWV vermeldt dat de meeste cao’s in het eerste ziektejaar volledige loondoorbetaling bieden.
De bredere druk op bedrijven blijkt uit de meest recente cijfers van het CBS. Het ziekteverzuim in Nederland bedroeg in het eerste kwartaal van 2026 5,8 procent, boven het langjarige gemiddelde van 5,0 procent voor het eerste kwartaal. Bij bedrijven met één tot tien werknemers steeg het verzuim van 2,6 procent een jaar eerder naar 2,8 procent.
One employee, several costs
Een gemiddelde van 2,8 procent klinkt beheersbaar. Kleine werkgevers ervaren verzuim niet als een gemiddelde.
Neem een installatiebedrijf met zes werknemers. Een ervaren monteur meldt zich ziek. Zijn loon loopt door, evenals de vakantiebijslag en pensioenpremies. Een andere monteur werkt over. Een onderaannemer neemt spoedklussen over. Twee afspraken worden naar de volgende week verschoven, waardoor facturen later worden verstuurd. De eigenaar besteedt de maandag aan het omplannen van klanten in plaats van aan het opstellen van offertes.
Het loondoorbetalingspercentage is slechts de eerste kostenpost. Verlies aan capaciteit, vervangend werk, latere facturatie en managementtijd komen daar nog bij. Als de cao in het eerste jaar 100 procent loondoorbetaling voorschrijft, begint een liquiditeitsprognose op basis van het wettelijke minimum van 70 procent met het verkeerde bedrag.
Daarom hoort ziekteverzuim zowel thuis in het menselijke gesprek als in de prognose van het werkkapitaal. Respect voor een zieke werknemer en financiële discipline sluiten elkaar niet uit. Een onderneming heeft beide nodig. Duidelijke afspraken geven de werknemer bovendien meer inzicht in het loon en de re-integratie.
The agreement must reach payroll
Een cao-bepaling heeft weinig waarde als de salarisadministratie met een algemene instelling werkt. De arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek en het salarissysteem moeten op dezelfde aanspraak aansluiten.
Wachtdagen zijn daarvan een goed voorbeeld. De Rijksoverheid vermeldt dat één of twee onbetaalde wachtdagen alleen mogen gelden als de arbeidsovereenkomst of cao daarin voorziet. Het is geen automatische inhouding. Een zin die ooit in een oud handboek is gekopieerd, bepaalt niet vanzelf of de inhouding onder de huidige afspraken op deze werknemer van toepassing is.
Ook bij herhaald verzuim moet de datering zorgvuldig gebeuren. Als een werknemer binnen vier weken opnieuw ziek wordt, worden de perioden voor de berekening van de 104 weken bij elkaar opgeteld. De regeling voor wachtdagen begint dan niet simpelweg opnieuw. Een manager kan twee afzonderlijke verstoringen ervaren, terwijl de juridische klok één doorlopende ziekteperiode ziet.
Voor het installatiebedrijf luidt de vraag dus niet langer alleen welk percentage deze maand moet worden betaald. De werkgever moet weten welke regeling van toepassing is, wanneer de eerste ziekteperiode is begonnen, of een korte werkhervatting de termijn heeft onderbroken en wat de volgende formele re-integratiestap wordt.
Good records require restraint
Langdurige ziekte leidt tot een dossier met plannen, evaluaties, informatie van de bedrijfsarts en beslissingen over passend werk. Het UWV beoordeelt dat re-integratiedossier wanneer de werknemer een mogelijke WIA-aanvraag nadert.
Als het UWV concludeert dat de werkgever te weinig heeft gedaan, kan het de loondoorbetaling met maximaal één extra jaar verlengen. Ontslag blijft tijdens die verlenging verboden. Voor een klein bedrijf kan nog een jaar loon veel ingrijpender zijn dan een bescheiden fout in de eerste salarisverwerking.
De oplossing is niet om elk detail over de gezondheid van de werknemer te verzamelen. Medische informatie kent een eigen grens. Het UWV stelt dat een werkgever deze informatie alleen met toestemming van de werknemer mag inzien, terwijl de werknemer medische informatie afzonderlijk verstrekt. De eigenaar moet weten welk werk mogelijk is, welke aanpassingen worden overwogen en welke data van belang zijn. De diagnose is geen gewone managementinformatie.
Een betrouwbare verzuimregistratie is daarom gedetailleerd, maar terughoudend. Zij legt contactmomenten, gemaakte afspraken, mogelijkheden om te werken, de loonverwerking en deadlines vast. De werkgever wordt daarmee geen arts. Dat onderscheid beschermt de privacy en bewaart tegelijk het bewijs dat nodig is voor een verantwoorde re-integratie.
What deserves attention before someone calls in sick
Het beste moment om een bepaling over ziekte te begrijpen is niet de ochtend waarop een werknemer zich ziek meldt. Tegen die tijd strijden de salarisadministratie, de bedrijfsvoering en de menselijke bezorgdheid al om aandacht.
Een verstandige controle begint bij de actuele cao en de arbeidsovereenkomst. De percentages voor het eerste en tweede ziektejaar moeten overeenkomen met de instellingen in de salarisadministratie. Iedere regeling voor wachtdagen moet een duidelijke grondslag hebben. Ook moet duidelijk zijn hoe vakantiebijslag en pensioenpremies worden behandeld. Vervolgens moet de verzekering worden vergeleken met de daadwerkelijke loonverplichting van de onderneming, en niet met een handige veronderstelling.
Ook in de financiële analyse moeten vervangende uren en uitgestelde omzet worden meegenomen. Bij ons installatiebedrijf is het loon van de afwezige monteur direct zichtbaar. De uitgestelde facturen worden misschien pas later verstuurd. Daardoor kan de eerste maand minder ernstig lijken dan zij werkelijk is.
Er zijn uitzonderingen die afzonderlijke aandacht verdienen. Werknemers die na het bereiken van de AOW-leeftijd blijven werken, vallen doorgaans onder een kortere ziekteperiode van maximaal zes weken. Een standaardaanname van 104 weken zou die arbeidsrelatie verkeerd beoordelen.
Ziekteverzuim laat zich niet terugbrengen tot één percentage of één HR-formulier. Het raakt lonen, roosters, klantbeloften, privacy en liquiditeit. De werkgever die dit rustig en tijdig controleert, legt die verbanden vroegtijdig bloot. Dat is geen kille administratie. Zo blijft een klein bedrijf eerlijk tegenover de werknemer, zonder uit het oog te verliezen dat het verzuim moet worden opgevangen.
Need to check how sick leave affects payroll, records and cash planning? We can help you review the links
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Loondoorbetaling bij ziekte: wat zijn de afspraken in cao's? · Salaris Vanmorgen
- UWV - Statutory floor and CAO-based sick-pay additions
- UWV - Reintegration as a wage-cost and evidence issue
- UWV - Contents and privacy boundary of the reintegration record
- Rijksoverheid - Waiting days and repeated sickness periods
- CBS - Current sickness-absence pressure for small employers
- CBS - Sector and company-size comparison for absence
- UWV - WIA transition and employment ending after prolonged illness
