Een accountant vraagtwanneer de ontbrekende stukken komen. Daarna volgt een herinnering van het CBS. Een manager die kort daarvoor nog goed was beoordeeld, geldt bij zijn werkgever ineens als minder betrouwbaar. Iemand opent de systeemlogs, vergelijkt de inlogtijden met de contracturen en vindt wat op een helder antwoord lijkt.
Die reeks gebeurtenissen liep slecht af bij een technologiebedrijf met twintig werknemers. De rechtbank Den Haag verklaarde het ontslag op staande voet van de manager Finance en IT rechtsgeldig noch houdbaar. De werkgever had heimelijk zijn in- en uitloggegevens onderzocht over de periode van 20 januari tot en met 20 februari 2026 en hem vervolgens op 23 februari ontslagen.
Volgens de rechtbank was dit heimelijke onderzoek in deze omstandigheden in strijd met de AVG. Bovendien boden de loginregistraties een te smalle basis voor de conclusie dat de werknemer structureel aanzienlijk minder had gewerkt dan afgesproken.
De verleiding van het tijdstip
Digitale registraties wekken vertrouwen omdat ze precies zijn. Een systeem zegt 08.47 uur, niet: ‘ergens rond negen uur’. Die precisie kan een onzekere managementconclusie een voldongen feit laten lijken.
Een systeem registreert de handeling waarvoor het is ingericht. Een login laat zien dat iemand toegang heeft gehad. Het werk kan eerder zijn begonnen, na het uitloggen zijn doorgegaan of hebben plaatsgevonden in een overleg, aan de telefoon, in een planningsdocument of tijdens een beslissing buiten het scherm om.
Dat onderscheid is relevant in financiële, IT- en managementfuncties. Werk beweegt zich tussen schermen, gesprekken, documenten en denkwerk. Hoe zelfstandiger de functie, hoe minder zinvol het wordt om zichtbare systeemactiviteit gelijk te stellen aan de volledige werkdag.
In deze zaak stelde de werkgever aanvankelijk dat er minstens 29 uur niet was gewerkt. Een later forensisch onderzoek kwam uit op 27 uur. Beide berekeningen bestreken ongeveer vierenhalve week en waren gebaseerd op in- en uitloggegevens. Voor de conclusie die de werkgever daaraan verbond, vond de rechtbank die meting te beperkt.
Een zorg kan volkomen terecht zijn. Stukken kunnen te laat binnenkomen. Een klant kan wachten. Een manager kan moeilijk bereikbaar zijn. De managementfout begint wanneer één technisch signaal alle vragen tegelijk moet beantwoorden: of er een probleem is, wie daarvoor verantwoordelijk is, wat er precies is gebeurd en of ontslag daarbij past.
Overleg hoort bij aansturen
De rechtbank wees op een zorgvuldiger route. Voordat de werkgever de systeemgegevens van de werknemer onderzocht, had hij met hem moeten spreken. De e-mail over de controle en de herinnering van het CBS hadden wel aanleiding gegeven tot zorg, maar nog niet vastgesteld dat een deadline was gemist of een essentieel proces was stilgevallen.
Sommige oprichters zien zo’n gesprek als de zachte aanpak. Beter is het om het te zien als feitenonderzoek. Het gesprek maakt duidelijk of de verwachtingen helder waren, de werkdruk was veranderd of een ander systeem was gebruikt. Ook krijgt het management de gelegenheid vast te stellen welk werk moet worden afgerond en welke norm geldt.
Dat is geen toegeeflijkheid. Dat is leidinggeven.
Het risico neemt toe wanneer degene die een probleem vermoedt ook de gegevens selecteert, ze uitlegt en de sanctie bepaalt. In een bedrijf met twintig werknemers kunnen die beslissingen aan één tafel worden genomen. Snelheid voelt dan efficiënt, terwijl niemand stilstaat bij de vraag of de registratie wel het werk meet dat het management daadwerkelijk wil beoordelen.
Al vóór een conflict moeten de grenzen rond werknemersgegevens duidelijk zijn. De Rijksoverheid stelt dat organisaties zorgvuldig met persoonsgegevens moeten omgaan en moeten uitleggen welke gegevens zij bewaren en wat zij ermee doen.
Waar een werkgever een ondernemingsraad heeft, geeft artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden die raad instemmingsrecht bij regelingen over de verwerking van werknemersgegevens, personeelsbeoordeling en systemen waarmee aanwezigheid, gedrag of prestaties kunnen worden gevolgd. Een onderneming heeft normaal gesproken een ondernemingsraad nodig vanaf 50 werknemers.
Kleinere werkgevers hebben misschien minder formele waarborgen. Ook zij hebben baat bij heldere antwoorden: welke gegevens worden verzameld, waarom bestaan ze, wie kan ze bekijken en mogen ze worden gebruikt bij een beoordelings- of disciplinaire beslissing?
De financiële rekening van een verkeerde beslissing
De rechtbank veroordeelde de werkgever tot betaling van €11.544,34 wegens de onregelmatige beëindiging, €12.066,95 aan transitievergoeding en €60.000 aan billijke vergoeding. De drie hoofdbedragen komen samen uit op €83.611,29.
Voor een bedrijf met twintig werknemers is dat meer dan een voetnoot bij het arbeidsrecht. Het geld verdwijnt uit de onderneming terwijl het oorspronkelijke werkprobleem blijft bestaan. Managementtijd gaat op aan het geschil. De salarisadministratie verwerkt het vertrek. Kennis verdwijnt zonder goede overdracht en de onderneming moet mogelijk alsnog capaciteit opbouwen.
Dat laatste is relevant op de Nederlandse arbeidsmarkt. Het CBS meldde in het tweede kwartaal van 2026 375.000 openstaande vacatures, oftewel 95 vacatures per 100 werklozen. De spanning is afgenomen ten opzichte van de piek, maar werkgevers concurreren nog altijd om mensen die snel verantwoordelijkheid kunnen nemen.
Een overhaast vertrek kan daardoor twee keer geld kosten. Eerst betaalt de werkgever voor de mislukte beslissing, daarna opnieuw om de capaciteit weer op te bouwen.
Betere vragen vóór zwaarder ingrijpen
De oplossing is niet een uitgebreider controlebeleid of meer toezicht. Het gaat om een heldere route van zorg naar beslissing.
Wanneer een deadline lijkt te worden gemist, kan het management eerst vaststellen wat was afgesproken, wat is geleverd en welk effect de vertraging had. Daarna volgt de vraag welk bewijs de situatie werkelijk kan verduidelijken. Als systeemgegevens relevant zijn, moeten hun doel en beperkingen bekend zijn voordat iemand er conclusies aan verbindt.
Bij een ingrijpende arbeidsrechtelijke beslissing moet een tweede persoon tegengas kunnen geven. Dat kan een externe adviseur zijn, een andere bestuurder of een collega die verantwoordelijk is voor salarisadministratie en HR. Het doel is niet iedere beslissing te vertragen. Het is voorkomen dat verdenking, onderzoek en oordeel één ononderbroken beweging worden.
Terug aan het bureau wacht de herinnering van de accountant nog steeds op een antwoord. De stukken moeten nog altijd worden afgerond. Maar de eerste managementvraag is niet: ‘Hoe lang was deze persoon ingelogd?’ De vraag is: ‘Wat is er met het werk gebeurd, wat kunnen we op een eerlijke manier vaststellen en welke reactie past bij die feiten?’
Een tijdstip kan het onderzoek beginnen. Het mag het niet ook afsluiten.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
