Om drie uur ’s middags ontvangt een oprichter een ernstige klacht over een werknemer. Om vier uur is de werknemer opgedragen thuis te blijven. De toegang tot het gebouw wordt geblokkeerd, de laptop van de onderneming ingenomen en collega’s wordt gevraagd de zaak niet te bespreken. De oprichter heeft het gevoel dat het directe risico is beheerst.
Dan belt de salarisadministratie.
De arbeidsovereenkomst loopt tijdens een schorsing of op non-actiefstelling door. De werknemer behoudt in beginsel het recht op loon wanneer de werkgever het werk niet laat verrichten. Dat is het uitgangspunt in de actuele rechtspraak en in artikel 7:628 van het Burgerlijk Wetboek.
Dat onderscheid is belangrijk. Iemand naar huis sturen is een beslissing over toegang tot het werk. Op zichzelf beëindigt dat de loonbetaling, het dienstverband of de verplichting tot zorgvuldige afhandeling niet.
The first decision is not the final judgment
Een werkgever kan snel moeten handelen. Veiligheid, de belangen van klanten, rust op de werkvloer of de betrouwbaarheid van een onderzoek kunnen tijdelijke afstand rechtvaardigen. Een winkel moet mogelijk contant geld en voorraad veiligstellen. Een accountantskantoor kan de toegang tot klantgegevens moeten beperken. Een zorgaanbieder kan kwetsbare mensen moeten beschermen terwijl wordt vastgesteld wat er is gebeurd.
Urgentie zegt niets definitiefs over de beschuldiging. Ook over de loonpositie geeft zij geen uitsluitsel.
Artikel 7:628 beschermt het recht op loon wanneer overeengekomen werk niet wordt verricht door een oorzaak die redelijkerwijs voor rekening van de werkgever behoort te komen. De rechtspraak rekent een gewone schorsing en op non-actiefstelling tot dat werkgeversrisico, ook wanneer het gedrag van de werknemer aanleiding gaf tot de maatregel.
Het arrest Van der Gulik/Vissers van de Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2003:AF3057, maakt deel uit van die vaste rechtspraak. De motivering zag op de vroegere tekst van artikel 7:628. De huidige loonpositie berust ook rechtstreeks op de huidige wettelijke tekst en de actuele rechtspraak.
De concrete feiten kunnen tot een andere uitkomst leiden. Een werknemer die na het verlies van een vereiste toestemming gereglementeerd werk niet langer rechtmatig mag verrichten, stelt een andere vraag aan de orde. Ook ziekte, contractuele bepalingen en sectorregels kunnen van invloed zijn op de beoordeling. Een vermoeden of een verstoord vertrouwen vormt op zichzelf geen deugdelijke grond voor een looninhouding.
The payroll calendar keeps moving
De oprichter uit onze openingsscène heeft ondertussen nog steeds een onderneming te leiden. Iemand moet mogelijk de klanten, diensten of technische werkzaamheden van de werknemer overnemen. Het onderzoek kost managementtijd. Externe ondersteuning kan nodig zijn. Intussen komt de volgende betaaldatum dichterbij.
Hier kan een arbeidsconflict omslaan in een liquiditeitsprobleem. Als loon zonder toereikende grond wordt ingehouden, kan de werkgever later alsnog achterstallig loon en rente verschuldigd zijn. Artikel 7:625 biedt bovendien de mogelijkheid van een wettelijke verhoging wegens te late betaling die aan de werkgever te wijten is. Die kan oplopen tot 50 procent van het achterstallige loon, al kan de rechter haar matigen.
De precieze verwerking in de salaris- en pensioenadministratie hangt af van de loonpositie, de toepasselijke regeling en de contractuele context. Een salarissysteem mag die vraag niet beantwoorden aan de hand van een etiket als ‘inactief’. Fysieke afwezigheid op de werkplek is niet hetzelfde als uitdiensttreding.
Ik zie dit eerst als een compliancevraagstuk en pas daarna als een HR-vraagstuk. De onderneming neemt onder druk een beslissing met verstrekkende gevolgen. Iemand moet daarvoor verantwoordelijk zijn, de beslissing toelichten, de gevolgen beheersen en haar opnieuw beoordelen. De salarisadministratie kan een vage managementinstructie niet herstellen door te raden wat de oprichter bedoelde.
A temporary measure needs a route forward
De rechtspraak stelt dat de werkgever de reden voor de schorsing of op non-actiefstelling schriftelijk moet meedelen. Er bestaat geen algemene wettelijke maximumduur. Een cao of toepasselijke arbeidsvoorwaarden kunnen specifieke regels bevatten over gronden, procedure of duur.
Dat maakt een maatregel voor onbepaalde tijd nog niet verstandig. Een schorsing zonder evaluatiedatum kan iedereen in afwachting laten. De werknemer blijft in dienst, maar is daarvan afgesneden. Het team ziet een onopgelost conflict. De oprichter betaalt voor vervangende capaciteit zonder te weten hoe lang de regeling zal duren.
Een verdedigbaar proces heeft een concreet doel. Het legt vast wat de aanleiding was, welke toegang om welke reden is beperkt, welke feiten moeten worden onderzocht en wie verantwoordelijk is voor de volgende beslissing. De werknemer krijgt een eerlijke gelegenheid om te reageren. De werkgever controleert de relevante cao en arbeidsvoorwaarden. De salarisadministratie ontvangt een duidelijke instructie in plaats van een emotioneel bericht.
Overheidsvoorlichting over meldingen van misstanden op het werk wijst in dezelfde richting. Daarin worden disciplinaire maatregelen verbonden aan zorgvuldig feitenonderzoek, een deugdelijke motivering, het horen van beide kanten en een weloverwogen beoordeling. Die beginselen zijn ook van belang in een kleine onderneming, waar de oprichter anders tegelijk klager, onderzoeker, beslisser en goedkeurder van de salarisbetaling kan worden.
Human responsibility cannot be outsourced
Op 29 juni 2026 opende de overheid de consultatie over een voorgestelde Nederlandse Wet werken met platformen. Voor platformwerkers zouden belangrijke beslissingen, zoals schorsing of ontslag, door een persoon moeten worden genomen en niet uitsluitend door een algoritme. Het voorstel was op 22 juli geen wet en schept geen algemene regel voor gewone werkgevers.
Toch is de governance-les breed toepasbaar. Een risicosignaal, toegangswaarschuwing of klacht kan aanleiding zijn voor onmiddellijke beoordeling. Het mag geen besluit worden waarvoor niemand verantwoordelijkheid neemt en dat iemand zowel van werk als van inkomen afsluit. Iemand moet kunnen uitleggen wat er is gebeurd, wat is beschermd en wanneer de beslissing opnieuw wordt bekeken.
Terug bij de kleine onderneming: het blokkeren van de login van de werknemer kan volkomen redelijk zijn geweest. Het stopzetten van de loonbetaling diezelfde middag is een afzonderlijke stap die een eigen juridische grondslag vereist. Door die beslissingen uit elkaar te houden, bescherm je het onderzoek én de salarisadministratie.
Een schorsing is het sterkst wanneer zij blijft wat zij pretendeert te zijn: een tijdelijke maatregel met een duidelijk doel. De werkgever kan snel handelen zonder te doen alsof snelheid al zekerheid heeft opgeleverd. Stel veilig wat veilig moet worden gesteld, stel de feiten vast, voer het dienstverband administratief correct en geef de tijdelijke beslissing een duidelijke route naar een oplossing.
Need a suspension process that links management, payroll and the employee file? Pavan Geraedts can help you put one in place
The data, sourcing, and analysis behind this article were conducted by Paolo Maria Pavan. AI was not used to identify sources, build the factual basis, or produce the analytical judgment contained here. AI was used only as a drafting aid. The final English text was personally reviewed, edited, and approved by Paolo Maria Pavan before publication.
References
- Non-actiefstelling en schorsing: de regels, de risico’s en de loondoorbetaling · Salaris Vanmorgen
- Rechtspraak - Continued wage entitlement during suspension or non-active status
- Wettenbank - Statutory wage-risk rule
- Rechtspraak - Court line and factual exceptions to the ordinary wage rule
- Wettenbank - Late-payment exposure and payroll evidence
- Rijksoverheid - Fair process, motivation, investigation, and hearing both sides
- Rijksoverheid - Human responsibility for suspension decisions on digital labour platforms
- Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden via Rechtspraak
