De zaak begon met een herkenbaar menselijk probleem. Een werknemer die financieel krap zat, had soms moeite om op zijn werk tekomen. Zijn werkgever had hem op kantoor nodig en stelde daarom een tankpas ter beschikking. Wat aanvankelijk praktische hulp leek, botste later met een maandelijkse woon-werkvergoeding, brandstofkosten en een nog niet afgeronde eindafrekening.
In een tussenuitspraak van 8 juli 2026 onderzocht de Rechtbank Midden-Nederland die botsing. Het ging om een netto woon-werkvergoeding van €401,96 per maand en een tankpas die van februari tot en met juli 2025 beschikbaar was. Het dienstverband eindigde op 1 september, zonder dat de eindafrekening was afgerond.
De werkgever stelde dat de pas uitsluitend voor woon-werkverkeer mocht worden gebruikt. De rechtbank zag daarvoor geen duidelijke afspraak. De brandstofkosten bleven daarom voor rekening van de werkgever. Tegelijkertijd mocht de werkgever de woon-werkvergoeding verrekenen over de vijf maandenwaarin de werknemer over de pas beschikte. Daarmee werd voorkomen dat dezelfde rit twee keer werd vergoed. Over andere punten moest nog worden beslist.
Goede bedoelingen vragen om een omschrijving
Ik lees deze zaak minder als een waarschuwing tegen vrijgevigheid dan als een les in vastlegging. Een ondernemer kan in tien minuten een menselijk besluit nemen. Daarna moet de salarisadministratie dat besluit maandenlang vertalen naar loon, vergoeding, bewijsstukken en boekingen.
Was de pas tijdelijke hulp of een nieuwe arbeidsvoorwaarde? Gold die alleen voor woon-werkverkeer, of mocht de werknemer de pas ook privé gebruiken? Verving de pas de vaste vergoeding, of kwam die erbovenop? Wie zou de regeling controleren, en wanneer? Zonder schriftelijke antwoorden kunnen werkgever en werknemer zich hetzelfde gesprek later toch verschillend herinneren.
De Rijksoverheid rekent een woon-werkvergoeding tot de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat is van belang, omdat de aanspraak uit de arbeidsovereenkomst voorafgaat aan de looncode. De arbeidsovereenkomst, een eventuele toepasselijke cao en de latere afspraak bepalen wat de werknemer is toegezegd. Een looncode kan die toezegging niet ongemerkt herschrijven.
Voor kleine ondernemingen is juist op dit punt het risico groot. De ondernemer keurt de pas goed, een manager licht de regeling mondeling toe, de boekhouder ontvangt de brandstoffacturen en de salarisadministrateur laat de vaste vergoeding doorlopen. Iedereen beschikt over een redelijk deel van het verhaal. Niemand over het geheel.
De fiscale grens is niet de toezegging
De huidige fiscale regels maken dit een goed moment om reisregelingen opnieuw te bekijken. Per 1 januari 2026 is de maximale onbelaste kilometervergoeding verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer. De Belastingdienst heeft ook toegelicht hoe werkgevers de extra €0,02 over eerdere betalingen in 2026 kunnen verwerken of bedragen kunnen corrigeren die eerder als belast loon zijn behandeld.
Die verhoging betekent niet automatisch dat iedere werknemer recht heeft op €0,25. Het bedrag geeft aan hoeveel een werkgever onder de geldende voorwaarden onbelast mag vergoeden. De daadwerkelijke aanspraak hangt nog steeds af van de arbeidsovereenkomst, het werkgeversbeleid en een eventuele cao. Wie die vragen door elkaar haalt, kan met grote stelligheid toch de verkeerde loonbeslissing nemen.
Een tankpas maakt de zaak ingewikkelder, omdat de fiscale behandeling afhangt van de werkelijke regeling. Eigendom van het voertuig, het reisdoel, toegestaan gebruik en een eventuele eigen bijdrage kunnen allemaal relevant zijn. Bepaalde vervoer- en reiskosten kunnen onder gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling vallen. Andere onderdelen vragen om een andere behandeling. Een kostenpost het etiket brandstof geven, bepaalt nog niet hoe die in de loonadministratie moet worden verwerkt.
Als een onderdeel ten laste komt van de vrije ruimte van de WKR, speelt bovendien de beschikbare ruimte een rol. In 2026 bedraagt die 2,00 procent van het fiscale loon tot en met €400.000 en 1,18 procent over het meerdere. Bij overschrijding geldt een eindheffing van 80 procent. Een vaag vormgegeven reisvoordeel kan dus zowel tot een arbeidsrechtelijk geschil als tot een fiscale correctie leiden.
De boekhouding moet de werkelijkheid volgen
Het proces-verbaal laat zien waarom een sluitende administratie meer vraagt dan correct geboekte facturen. Facturen van de tankpas bewijzen dat brandstof is gekocht. Ze zeggen niet wat de werknemer precies mocht tanken, of privégebruik was toegestaan en of de vaste woon-werkvergoeding had moeten stoppen.
De salarisadministratie vertelt de andere helft van het verhaal. Een vaste vergoeding kan automatisch blijven doorlopen nadat de onderneming de praktische regeling heeft gewijzigd. Tegen de tijd dat iemand dat ontdekt, kan de werkgever dezelfde rit twee keer hebben betaald. Een poging om dat later terug te halen, kan dan eerder lijken op een betwiste inhouding op het loon dan op een eenvoudige correctie.
De benodigde beheersing is bescheiden. Voor iedere werknemer moeten arbeidsovereenkomst, looncode, pasadministratie en grootboek dezelfde arbeidsvoorwaarde beschrijven. Ook tijdelijke hulp verdient een korte schriftelijke vastlegging van doel, toegestaan gebruik, looptijd, gevolgen voor bestaande vergoedingen en evaluatiemoment. Dat is geen zware governance. Het is het geheugen van een druk bedrijf.
Diezelfde discipline hoort terug te komen bij de maandafsluiting. Een boekhouder die zowel een vaste woon-werkvergoeding als terugkerende facturen van een tankpas ziet, moet voldoende context hebben om te vragen of die combinatie bedoeld is. Het antwoord staat niet in het grootboek alleen, maar het grootboek kan wel laten zien waar de vraag moet worden gesteld.
Wacht niet tot het dienstverband eindigt
De werkgever had in deze zaak bij het einde van het dienstverband nog geen volledige eindafrekening opgesteld. Daardoor raakten de reiskosten verstrengeld met niet-betaald vakantiegeld en betwiste verlofuren. De rechtbank liet nader bewijs toe over het verlofsaldo. Daarom was de uitspraak van juli op 13 augustus nog steeds een tussenuitspraak.
Hier wordt een kleine administratieve omissie vaak duur. Salaris, vakantiegeld, verlof, onkosten en vorderingen van de werkgever komen samen in één eindberekening. Als reisregelingen nooit zijn verrekend, wordt de laatste salarisronde een reconstructie van gesprekken die maanden eerder hebben plaatsgevonden.
Voordat een werknemer vertrekt, moet de onderneming ieder resterend bedrag in gewone taal kunnen uitleggen en kunnen koppelen aan een contract, beleid, goedkeuring of transactie. Voor een voorgestelde terugvordering of inhouding is een zorgvuldige toets aan het loon- en arbeidsrecht nodig, zeker wanneer de schriftelijke grondslag zwak is.
De tankpas loste destijds een acuut probleem op. Dat mag niet worden vergeten. Kleine werkgevers houden mensen vaak juist vast doordat zij menselijker kunnen reageren dan een groot systeem. De blijvende les is niet dat die reflex moet wijken voor papierwerk. Wel dat een goede bedoeling een duidelijke vorm nodig heeft, zodat werknemer, salarisadministratie en grootboek dezelfde hulp herkennen.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
