Artikel 23 helpt de liquiditeit, maar contracten, douanestukken en belastbaar gebruik blijven bepalend voor de aftrek.
De btw-aangifte is bijna klaar wanneer één invoerboeking de aandacht van de oprichter trekt. De goederen zijn aangekomen, de expediteur heeft de douaneafhandeling verzorgd en de invoer-btw staat in de administratie. Het bedrag lijkt aftrekbaar. Mogelijk is er in de liquiditeitsprognose al rekening mee gehouden.
Betaling aan de grens is niet doorslaggevend. Ook de vermelding van de bedrijfsnaam in het douaneproces geeft nog geen definitief antwoord. De werkelijke vraag is of de goederen voor deze onderneming bestemd waren en voor haar eigen belaste handelingen zijn gebruikt.
Dat onderscheid is van belang wanneer de importeur, eigenaar, bewerker, magazijnhouder en verkoper verschillende ondernemingen zijn. Bij een gewone inkoop en doorverkoop kan het antwoord duidelijk zijn. Een zending die voor een buitenlandse moedermaatschappij, klant of leverancier wordt afgehandeld, vraagt om een nadere beoordeling.
De aftrek volgt de rol van de onderneming
Artikel 15 van de Wet op de omzetbelasting 1968 koppelt de aftrek van invoer-btw aan goederen die voor de ondernemer bestemd zijn en voor belaste handelingen worden gebruikt. Diezelfde systematiek geldt binnen de btw in bredere zin. Uitgaven die samenhangen met belaste omzet kunnen recht geven op aftrek, terwijl uitgaven die aan vrijgestelde omzet zijn toe te rekenen dat niet doen.
Het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch paste deze wettelijke toets toe in een uitspraak uit 2025. In ECLI:NL:GHSHE:2025:3535 had de belastingplichtige niet aannemelijk gemaakt dat sprake was van belaste economische activiteiten die de geclaimde aftrek konden dragen. De zaak kent haar eigen feiten, maar de zakelijke les is breder: achter een btw-boeking moet een aanwijsbare activiteit zitten.
Eigendom is vaak een sterke aanwijzing. Een eigenaar die voorraad inkoopt voor wederverkoop heeft een begrijpelijke commerciële positie. Het is echter geen absolute regel. Nederlands beleid kent onder voorwaarden specifieke mogelijkheden voor bepaalde situaties van actieve veredeling en consignatie waarbij een buitenlandse opdrachtgever betrokken is. Die mogelijkheden hangen af van de overeenkomsten en administratie, waaronder de zichtbaarheid van het btw-bedrag in de administratie van de Nederlandse partij.
De praktische vraag is nauwkeurig: welke belaste verkoop of dienst van deze onderneming verklaart waarom de invoer van deze goederen tot haar btw-aftrek behoort? Als voor het antwoord een lange reconstructie nodig is nadat de aangifte al is opgesteld, is de zwakke plek al zichtbaar.
Artikel 23 verandert het betaalmoment, niet het recht op aftrek
Voor een kleine importeur kan artikel 23 een aanzienlijk verschil maken voor de liquiditeit. Zonder vergunning betaalt de onderneming de invoer-btw doorgaans via de douaneaangifte. Zij kan het bedrag later via de btw-aangifte aftrekken, voor zover aan de aftrekvoorwaarden is voldaan.
Met een artikel 23-vergunning geeft de onderneming de invoer-btw aan in haar btw-aangifte in plaats van deze bij de douane te betalen. Als recht op aftrek bestaat, kan zij het bedrag in dezelfde aangifte ook als voorbelasting aftrekken. De directe uitstroom van geld aan de grens kan daardoor verdwijnen.
Dat voordeel wordt gemakkelijk verkeerd begrepen. Artikel 23 verandert de route waarlangs de btw wordt aangegeven en betaald. Het maakt de goederen of belaste activiteiten van een andere partij niet tot die van de importeur. Evenmin herstelt het een verschil tussen het contract, de douaneaangifte, de voorraadadministratie en de verkoopadministratie.
Aan de vergunning zijn ook administratieve voorwaarden verbonden. Volgens de officiële voorlichting moet onder meer sprake zijn van regelmatige invoer uit landen buiten de EU en van een afzonderlijke administratie waaruit de verschuldigde invoer-btw blijkt. Ondernemers die de Nederlandse kleineondernemersregeling toepassen, kunnen niet voor deze vergunning kiezen.
Ik beschouw artikel 23 als een liquiditeitsinstrument dat méér discipline vraagt, niet minder. Wanneer de betaling aan de grens wegvalt, kan de aangifte de invoer bijna moeiteloos doen lijken. De commerciële feiten blijven echter even belangrijk. Een onvoldoende onderbouwde aftrek kan schuilgaan achter een keurige boeking.
Eén zending, verschillende rollen
Ga terug naar de oprichter die het btw-bedrag beoordeelt. Stel dat de Nederlandse onderneming onderdelen ontvangt die eigendom zijn van een buitenlandse klant, deze opnieuw verpakt en vervolgens doorstuurt. Haar naam staat in het invoerproces, maar zij verdient alleen een vergoeding voor de afhandeling. Dat is een andere positie dan die van een onderneming die de onderdelen koopt, het voorraadrisico draagt en de eindproducten verkoopt.
Voor een kwalificerende bewerker of consignataris kan een geldige beleidsroute bestaan. Gewone afhandeling, opslag of herverpakking mag echter niet automatisch als zo’n regeling worden behandeld. De overeenkomst tussen de partijen en de administratie moeten de specifiek toegepaste route ondersteunen.
Vertegenwoordiging is een andere veelvoorkomende bron van verwarring. Een douanevertegenwoordiger verzorgt douaneformaliteiten. Een fiscaal vertegenwoordiger vervult binnen een afzonderlijk kader een rol bij de btw-aangifte. Een beperkt fiscaal vertegenwoordiger kan voor een buitenlandse cliënt optreden bij kwalificerende invoer en daaropvolgende leveringen, mits een schriftelijke machtiging en de vereiste administratie aanwezig zijn.
De benamingen lijken misschien op elkaar, maar beantwoorden verschillende vragen. Wie heeft de douaneaangifte ingediend? Wie geeft de btw aan? Wie bezit of gebruikt de goederen? Wie verricht de latere belaste levering? Deze rollen kunnen bij verschillende partijen liggen. De aftrek volgt de commerciële en fiscale positie die uit de administratie blijkt.
Het grootboek moet één commercieel verhaal vertellen
Een goede controle van invoertransacties brengt documenten samen die ondernemingen vaak gescheiden bewaren. De inkoop- of bewerkingsovereenkomst moet aansluiten op de douanestukken, vervoersdocumenten, voorraadmutaties, leveranciersfactuur, latere verkoop of dienstverlening en btw-aangifte.
De Hoge Raad behandelde in 2021 het tijdstip waarop het recht op aftrek ontstaat. Dat recht ontstaat wanneer de invoer-btw verschuldigd wordt, maar de onderneming kan het pas uitoefenen zodra zij over het vereiste douanedocument beschikt. Dat document maakt deel uit van het bewijs voor de aangifte.
Voor de maandafsluiting zou ik een kleine steekproef van recente invoertransacties van buiten de EU vergelijken. Wie was eigenaar van de goederen? Wie droeg het voorraadrisico? Welke onderneming verrichtte de belaste verkoop of leverde de bewerkingsdienst? Welke opdracht had de expediteur? Waar is de invoer-btw aangegeven?
Dit vraagt niet om een ingewikkelde fiscale structuur. Het vraagt om consistentie. Inkoop kan het contract beheren, logistiek kan met de douanevertegenwoordiger overleggen en finance kan de aangifte indienen. Toch moet iemand de volledige transactie kunnen overzien.
De oprichter die de btw-aangifte controleert, zou niet hoeven te raden of de invoer-btw aftrekbaar is. Het antwoord moet al zichtbaar zijn in de commerciële rol van de onderneming en in haar administratie. Als die twee overeenstemmen, kan artikel 23 de liquiditeit effectief beschermen. Als zij niet overeenstemmen, blijft een betaling aan de grens een betaling en wordt zij geen aftrek.
Als de aftrek van invoer-btw binnen uw importstructuur niet duidelijk is, kan ik beoordelen of de contracten, douanestukken en belaste activiteiten één consistent verhaal vormen.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Mag elke ondernemer invoer-btw in aftrek brengen? - Taxence
- Gerechtshof 's-Hertogenbosch, Rechtspraak - Core Dutch entitlement to deduct import VAT
- Belastingdienst - General deduction conditions and proof burden
- Belastingdienst - Article 23 permit and the cash-flow effect of deferred import VAT
- Overheid.nl Wettenbank - Active processing and consignment as specific policy approvals
- Hoge Raad, Rechtspraak - Customs documents as a condition for the deduction file
- Belastingdienst - Fiscal representation for foreign importers
- Belastingdienst - Imports by businesses trading outside the EU
