Stel: een ondernemer neemt eind augustus haar eerste werknemer aan. Het contract is ingegaan, maar het eerste salaris wordt pas in september betaald. In augustus gaat er niets van de bankrekening af. Een lege loonmaand, zou je denken. Dat is zij niet.
The issue surfaced this week through Salaris Vanmorgen, which pointed to section 13.2.3 of the Belastingdienst’s 2026 Handboek Loonheffingen. The handbook distinguishes a nihilaangifte from a nulaangifte. The difference rests on one concrete question: did the business have employees during the filing period?
Als er geen werknemers voor de onderneming werkten, doet de werkgever nihilaangifte. Er worden dan geen werknemersgegevens ingevuld. Waren er wel werknemers in dienst, maar ontvingen zij geen loon , dan volgt een nulaangifte. Hun gegevens blijven in de aangifte staan; loon, loonheffingen en verloonde uren worden op nul gezet.
De mens achter de nul
This sounds like a small piece of Dutch payroll vocabulary. It carries more weight in practice. A zero amount can describe very different company realities.
De ene onderneming had helemaal geen personeel. De andere had een werknemer die al in dienst was, maar van wie het eerste salaris pas in het volgende tijdvak viel. Een derde betaalde het merendeel van het personeel, terwijl één werknemer die maand niets ontving. In die gemengde aangifte blijft ook die onbetaalde werknemer opgenomen, met de relevante gegevens, nulbedragen en de juiste verzekeringsindicaties.
De loonaangifte is dus meer dan een betaalformulier. Zij legt vast wie in die periode als werknemer aan de onderneming verbonden was. Dat er geen betaling op de bankrekening staat, maakt die arbeidsrelatie niet ongedaan.
Terug naar de nieuwe werknemer in augustus. Haar contract, ingangsdatum, loonadministratie en aangifte moeten hetzelfde dienstverband beschrijven. Laat de aangifte haar weg omdat er nog geen salaris is overgemaakt, dan beginnen de administraties elkaar al tegen te spreken voordat de eerste loonstrook is verstrekt.
Waar een stille maand later rumoer veroorzaakt
De menselijke gevolgen kunnen pas veel later zichtbaar worden. UWV gebruikt gegevens uit de loonaangiften in de Polisadministratie bij de berekening van daglonen en uitkeringshoogten. Voor beoordelingen in het kader van de WW en de Ziektewet kan UWV werkgevers ook vragen naar uren, ziektedagen en het einde van het dienstverband.
Een nulregel bepaalt op zichzelf nog niet de uitkering van een werknemer. Maar de kwaliteit van de loonadministratie reikt verder dan de aangifte. Een onvolledig dossier kan vragen oproepen zodra een voormalige of zieke werknemer belang heeft bij een helder arbeidsverleden.
Ook de timing levert een vermijdbaar risico op. De Belastingdienst beschouwt een aangifte die wegens een fout wordt afgekeurd als niet ingediend. De werkgever moet haar herstellen en opnieuw versturen. Een ondernemer kan denken dat de loonadministratie klaar is omdat de software ‘verzonden’ meldt, terwijl de Belastingdienst nog steeds een aangifte mist.
De gebruikelijke regel voor te late aangifte brengt een bescheiden, maar onnodige kostenpost mee. Wie de aangifte meer dan zeven kalenderdagen na de uiterste indieningsdatum indient, kan een boete van €83 krijgen. Dat bedrag is niet de kern. De nuttige vraag is of iemand controleert of iedere aangifte is geaccepteerd, ook in maanden waarin niets hoefde te worden betaald.
Stoppen met loonheffingen vergt een formeel einde
Kleine werkgevers denken vaak dat de loonheffingsplicht vanzelf eindigt zodra de laatste werknemer vertrekt. De Belastingdienst hanteert een formeler criterium. Een werkgever zonder personeel, zonder loonbetalingen en met de verwachting dat dit ten minste 12 maanden zo blijft, kan zich voor de loonheffingen afmelden.
De aangiften lopen door totdat de Belastingdienst bevestigt vanaf welke datum aangifte doen niet langer nodig is. De Belastingdienst meldt dat hij de werkgever binnen drie weken na de afmelding bericht geeft. Tot die tijd kan een ogenschijnlijk slapend loonheffingennummer nog altijd een actieve aangifteverplichting kennen.
Ook een nihilaangifte vraagt om die zorgvuldige lezing. Zij vermeldt dat er in dat tijdvak geen werknemers waren. De aangifteplicht zelf eindigt pas wanneer de Belastingdienst dat formeel bevestigt. De soort aangifte en het formele einde van de aangifteplicht zijn twee verschillende zaken.
Voor dga’s geldt nog een afzonderlijk onderscheid. Het handboek erkent dat een DGA die zijn salaris jaarlijks ontvangt, maanden kan hebben waarin feitelijk geen loon wordt betaald. Voor zo’n tijdvak kan een nulaangifte passend zijn. De jaarlijkse beoordeling van het gebruikelijk loon staat daar los van.
Voor 2026 vermeldt de Belastingdienst dat het gebruikelijk loon in beginsel het hoogste is van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer bij de bv of een verbonden vennootschap, en €58.000. Een lager loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking kan gelden als de werkgever dit aannemelijk kan maken. Het tijdstip van maandelijkse betalingen en de jaarlijkse loonpositie moeten dus in samenhang worden bezien.
Een korte controle met langdurige waarde
De beste reactie is geen nieuwe ingewikkelde procedure. Wel een korte maandelijkse vergelijking van de werknemers die in dienst zijn, de lopende contracten, de salarisverwerking, loonstroken, bankbetalingen en de ingediende aangifte. Voor iedere nul moet een eenvoudige verklaring bestaan die aansluit op die stukken.
Voor de ondernemer met de nieuwe werknemer in augustus is die verklaring eenvoudig: het dienstverband begon in augustus, het eerste salaris is in september betaald en de aangifte over augustus bevatte de werknemersgegevens met nulbedragen. De administraties stemmen overeen. Maanden later valt er niets meer uit te zoeken.
Een stille bankrekening kan een eigenaar verleiden de loonadministratie als inactief te beschouwen. De Nederlandse aangifteregels stellen een betere vraag: hoe zag de arbeidsrelatie er die maand werkelijk uit? Wie die vraag eerlijk beantwoordt, komt meestal vanzelf bij de juiste aangifte uit. De nul is dan geen leeg getal meer, maar wat zij hoort te zijn: een heldere weergave van de mensen die nog aan de onderneming verbonden waren.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
