Immaginiamo una fondatrice cheassuma la sua prima dipendente verso la fine di agosto. Il contratto è già iniziato, ma il primo stipendio sarà pagato a settembre. In agosto non esce nulla dal conto corrente e quel mese può sembrare un periodo paga vuoto. Non lo è.
The issue surfaced this week through Salaris Vanmorgen, which pointed to section 13.2.3 of the Belastingdienst’s 2026 Handboek Loonheffingen. The handbook distinguishes a nihilaangifte from a nulaangifte. The difference rests on one concrete question: did the business have employees during the filing period?
Se nell’impresa non ha lavorato alcun dipendente, il datore presenta una nihilaangifte, senza indicare dati relativi ai lavoratori. Se invece i dipendenti erano ancora in forza ma non hanno percepito retribuzione, va presentata una nulaangifte. I loro dati restano nella dichiarazione, mentre retribuzioni, ritenute sul lavoro e ore pagate sono indicati a zero.
La persona dietro lo zero
This sounds like a small piece of Dutch payroll vocabulary. It carries more weight in practice. A zero amount can describe very different company realities.
Un’impresa non aveva alcun lavoratore. Un’altra aveva una dipendente il cui rapporto era iniziato, ma il cui primo stipendio ricadeva nel periodo successivo. Una terza ha pagato quasi tutto il personale, mentre un dipendente non ha ricevuto nulla in quel mese. In una dichiarazione di questo tipo, il lavoratore non retribuito compare comunque con i dati pertinenti, gli importi a zero e le corrette indicazioni assicurative.
La dichiarazione delle ritenute sul lavoro, dunque, non è soltanto un modulo di pagamento. Registra chi, in quel periodo, era legato all’impresa da un rapporto di lavoro. L’assenza di un bonifico non cancella quel rapporto.
Torniamo alla neoassunta di agosto. Contratto, data di decorrenza, amministrazione del personale e dichiarazione fiscale devono descrivere il medesimo rapporto. Se la dichiarazione la omette perché non è stato ancora effettuato alcun pagamento, i documenti aziendali iniziano a raccontare storie diverse prima ancora dell’emissione della prima busta paga.
Quando un mese tranquillo genera problemi dopo
Le conseguenze per il lavoratore possono emergere molto più tardi. L’UWV utilizza le informazioni delle dichiarazioni delle ritenute nella Polisadministratie per calcolare la retribuzione giornaliera e l’ammontare delle prestazioni. Per le valutazioni relative a WW e Ziektewet, può inoltre chiedere al datore informazioni su ore, giorni di malattia e cessazione del rapporto.
L’indicazione a zero, da sola, non decide la valutazione della prestazione spettante al lavoratore. La qualità delle registrazioni payroll conta anche oltre la dichiarazione fiscale. Un archivio incompleto può generare richieste di chiarimento quando un ex dipendente o un dipendente malato ha bisogno che la propria storia lavorativa sia ricostruita con precisione.
Anche le tempistiche creano un rischio evitabile. La Belastingdienst considera non presentata una dichiarazione respinta per errore. Il datore deve correggerla e trasmetterla nuovamente. Un fondatore può ritenere chiusa la pratica perché il software segnala «inviata», mentre per l’amministrazione fiscale la dichiarazione risulta ancora dovuta.
La regola ordinaria sulle presentazioni tardive aggiunge un costo modesto, ma evitabile. Una dichiarazione ricevuta oltre sette giorni di calendario dopo la scadenza può comportare una sanzione di 83 euro. Non è l’importo il punto centrale. La domanda utile è se qualcuno verifichi l’accettazione di ogni dichiarazione, compresi i mesi in cui non c’era nulla da versare.
La chiusura delle paghe richiede un atto formale
Le piccole imprese spesso ritengono che l’uscita dell’ultimo dipendente chiuda automaticamente gli obblighi payroll. La Belastingdienst adotta un criterio più formale. Un datore senza personale, senza pagamenti di retribuzioni e con la ragionevole previsione che tale situazione duri almeno 12 mesi può comunicare la cessazione ai fini delle ritenute sul lavoro.
Le dichiarazioni restano dovute fino a quando la Belastingdienst non conferma la data dalla quale non è più necessario presentarle. L’amministrazione comunica che informerà il datore entro tre settimane dalla cancellazione. Fino a quel momento, un numero di datore apparentemente inattivo può continuare ad avere un calendario dichiarativo attivo.
Anche la nihilaangifte va letta con la stessa attenzione. Attesta che in quel periodo non erano presenti dipendenti. L’obbligo dichiarativo, però, cessa soltanto quando la Belastingdienst conferma tale circostanza. La tipologia di dichiarazione e la cessazione formale dell’obbligo sono questioni distinte.
Per gli amministratori-soci, o DGA, esiste un’ulteriore distinzione. Il manuale riconosce che un DGA con retribuzione annuale può attraversare mesi senza un effettivo pagamento salariale. In un periodo del genere può essere appropriata una nulaangifte. Resta però separata la verifica annuale della retribuzione convenzionale.
Per il 2026, la Belastingdienst precisa che la retribuzione convenzionale corrisponde in generale al maggiore fra la retribuzione di un impiego comparabile, la retribuzione del dipendente meglio pagato nell’impresa o in una società collegata, e 58.000 euro. Una retribuzione comparabile più bassa può applicarsi se il datore è in grado di documentarla. La tempistica dei pagamenti mensili e la posizione retributiva annuale vanno quindi lette insieme.
Un controllo breve, utile a lungo
La risposta migliore non è un’altra procedura complessa. È un confronto mensile, essenziale, fra persone assunte, contratti in essere, elaborazione paghe, prospetti salariali, bonifici bancari e dichiarazione presentata. Ogni zero deve avere una spiegazione semplice e coerente con quei documenti.
Per la fondatrice con la dipendente entrata ad agosto, la spiegazione è lineare: il rapporto è iniziato in agosto, il primo stipendio è stato pagato a settembre e la dichiarazione di agosto ha mantenuto i dati della dipendente con importi pari a zero. I documenti coincidono. Non c’è alcun mistero da risolvere mesi dopo.
Un conto corrente silenzioso può indurre l’imprenditore a considerare inattiva l’amministrazione delle paghe. Le regole olandesi di comunicazione chiedono invece una domanda più utile: qual era la realtà del rapporto di lavoro in quel mese? Se l’imprenditore risponde correttamente, la dichiarazione appropriata di norma ne discende. Lo zero smette così di essere una cifra vuota e diventa ciò che deve essere: una rappresentazione chiara delle persone ancora legate all’impresa.
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I dati, le fonti e l’analisi alla base di questo articolo sono stati elaborati da Paolo Maria Pavan. L’AI non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o formulare il giudizio analitico qui contenuto. L’AI è stata usata solo come supporto alla redazione. Il testo italiano definitivo è stato rivisto, modificato e approvato personalmente da Paolo Maria Pavan prima della pubblicazione.
