De oprichter zit klaar om te tekenen. Het geld is geregeld, de conceptakte is beoordeeld, de adviseur heeft ruimte in de agenda gemaakt en dan stelt de notaris nog één vraag over de betalingsroute. Dat voelt laat. En soms ook gewoon irritant.
Op 6 mei 2026 gaf het Bureau Financieel Toezicht daar publiekelijk een verklaring voor. Het vernieuwde accountantsprotocol voor notarissen biedt scherper inzicht in de financiën van kantoren, integriteit, procedures en interne beheersing.
De praktische conclusie is eenvoudig. Nederlandse notarissen vervullen nog altijd een functie die op vertrouwen berust. Wat verandert, is de eis aan de onderbouwing. Wie mag geld vrijgeven? Welke controles zijn uitgevoerd? Is het aandeelhoudersregister bijgewerkt? Kan het dossier de herkomst van het geld verklaren zonder dat iemand op zijn geheugen hoeft te vertrouwen?
Waarom de vraag eerder komt
De terugkoppeling van het BFT is concreet. Het vernieuwde protocol is opgesteld voor de verslaggeving over 2024; 2025 was het eerste jaar waarin de aangepaste werkwijze werd gebruikt. Het BFT beoordeelde alle 665 ingediende rapportages. Eind maart 2026 had het 102 herinneringen verstuurd wegens ontbrekende of onvolledige inzendingen. Ongeveer 40 notarissen kregen het verzoek een vervolgrapportage aan te leveren.
For the market, the message is practical. A procedure in a drawer no longer carries much weight on its own. The office has to show, from its own records, that the procedure works.
BFT's attention points included missing or unused payment procedure descriptions, weak or absent technically enforced four-eyes controls, independent payment authority for people who were not notaries or observers, and shared bank cards for third-party accounts.
Dat zijn geen abstracte compliancekwesties, maar zwakke plekken in de geldbeheersing. Op een notariskantoor staat vaak geld van cliënten klaar voor een levering van een woning, een hypotheek, een nalatenschap, een aandelenoverdracht of een andere transactie waarin timing en vertrouwen samenkomen. Als een betaling kan worden uitgevoerd zonder duidelijke persoonlijke goedkeuring, is het risico operationeel.
De uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam, ECLI:NL:GHAMS:2025:786, laat zien waarom toezichthouders hierop letten. De zaak ging over een klacht van het BFT tegen twee notarissen na jarenlange fraude door een boekhouder. In de samenvatting van de uitspraak wordt gesproken over een negatieve stand van de derdengelden en tekortkomingen in de administratieve organisatie en interne beheersing. De klacht werd deels gegrond verklaard en er volgde een berisping.
Waar de oprichter het merkt
Voor een kleine onderneming kan de verandering zichtbaar worden als een trager gesprek vóór het passeren van de notariële akte. De oprichting van een BV, een aandelenoverdracht, een statutenwijziging, herfinanciering, aankoop van vastgoed of een ondernemingskwestie die samenhangt met een nalatenschap kan allemaal op het bureau van de notaris belanden. De commerciële overeenkomst kan al rond zijn. Het dossier is dan nog niet noodzakelijk sterk genoeg.
De KvK legt de afhankelijkheid helder uit. Een notaris schrijft een BV of NV bij oprichting in het Handelsregister in. Een BV ontvangt bij de start via de notaris het aandeelhoudersregister. De verkoop van BV-aandelen en een statutenwijziging worden via de notaris geregeld en vastgelegd in een notariële akte.
De KvK zegt ook dat het bestuur verantwoordelijk blijft voor een correct aandeelhoudersregister. Dat punt verdient meer aandacht dan het meestal krijgt. De notaris bewijst en registreert belangrijke momenten, maar de onderneming kan haar eigen geheugen niet uitbesteden.
Terug naar de oprichter aan de tekentafel. De notaris stelt die vraag niet omdat de oprichter bij voorbaat verdacht is. Hij stelt haar omdat eigendom, bevoegdheid, identiteit en geld later moeten kunnen worden begrepen door een bank, accountant, toezichthouder, wederpartij, belastingdossier of rechter.
Geldstromen moeten een logisch verhaal vertellen
De Wwft maakt de druk groter. FIU-Nederland zegt dat notarissen ongebruikelijke transacties binnen hun werkterrein moeten melden, zowel voltooide als voorgenomen transacties. Daaronder vallen onder meer het kopen of verkopen van geregistreerde goederen, het beheren van geld of andere waarden, het vestigen van hypotheekrechten op geregistreerde goederen en het optreden voor een cliënt bij financiële of vastgoedtransacties.
Het jaaroverzicht 2025 van FIU-Nederland biedt de bredere achtergrond bij betalingsroutes. FIU meldde in 2025 meer dan 3 miljoen ongebruikelijke transacties en 92.000 transacties die verdacht werden verklaard. Ook wees FIU op betalingen door derden als witwasrisico. In één analyse werden 2.000 betalingen door derden aan Nederlandse ondernemingen verdacht verklaard, met een waarde van €300 miljoen.
Voor een directeur-grootaandeelhouder is de les eenvoudig. Een betaling door iemand anders dan de koper, via een gelieerde partij, een familierelatie, een holding of een buitenlandse rekening kan volkomen verklaarbaar zijn. Maar die verklaring moet er wel vroeg zijn. De week vóór het passeren is een slecht moment om alsnog uit te zoeken waarom het geld deze route heeft afgelegd.
Banken zitten in dezelfde keten. Het BFT heeft erop gewezen dat banken Wwft-verplichtingen hebben en notarissen om informatie kunnen vragen over transacties via derdengeldenrekeningen, terwijl notarissen een geheimhoudingsplicht hebben. Sinds begin 2023 kunnen notarissen een bankverklaring afgeven waarin staat dat zij hun poortwachtersrol en Wwft-cliëntenonderzoek zorgvuldig hebben uitgevoerd, zonder vertrouwelijke informatie te delen.
Dat is geen papier om het papier. Het is een beheerst verbindingsstuk tussen twee vertrouwensplichten.
Vertraging kost geld
Het CBS meldde dat notariële diensten in het eerste kwartaal van 2026 7,7 procent duurder waren dan een jaar eerder. Juridische dienstverlening, waaronder advocatenkantoren, notarissen en deurwaarderskantoren, kende binnen de zakelijke dienstverlening de grootste omzetstijging: 6,3 procent. De omzet van de zakelijke dienstverlening als geheel lag bijna 5 procent hoger dan een jaar eerder.
Het Kadaster en het CBS meldden bovendien dat bestaande koopwoningen in mei 2026 4,4 procent duurder waren dan een jaar eerder. De gemiddelde transactieprijs bedroeg €487.383. Naarmate grotere bedragen via gecontroleerde kanalen lopen, wordt het notariële dossier belangrijker, niet minder.
De kosten bestaan dus niet alleen uit het honorarium. Voor een kleine onderneming is vertraging vaak duurder: een lening die nog niet wordt opgenomen, een koper die ongeduldig wordt, een aandeelhouder die niet op tijd kan uitstappen of een vastgoedtransactie die stilvalt omdat de onderbouwing ontbreekt.
De praktische aanpassing is beperkt. De snelheid neemt toe als aktes, aandeelhoudersregisters, bestuursbesluiten, volmachten, UBO-bewijs, verklaringen over de herkomst van het geld, leningsovereenkomsten, bankbevestigingen en identiteitsdocumenten al vóór de haast hetzelfde verhaal vertellen.
Het Nederlandse vertrouwen in de notaris verdwijnt niet. Er wordt alleen vaker gevraagd om te laten zien waarop dat vertrouwen berust, in een vorm waarop ook anderen kunnen bouwen. Voor de oprichter aan de tekentafel is de beste manier om tempo te houden daarom eenvoudig: behandel bewijs als onderdeel van de deal, niet als administratie achteraf.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
