Een advocatenfactuur kan de liquiditeit vandaag ondersteunen, maar vraagt nog steeds om een helder antwoord op de vraag wie de dienst heeft ontvangen.
De advocatenfactuur komt binnen terwijl iedereen bezig is met het probleem dat eraan ten grondslag ligt. De adviseur wil betaald worden. De bestuurder wil de kwestie beheersbaar houden. De boekhouder ziet de naam van de vennootschap, het btw-bedrag en de deadline voor de volgende aangifte.
Voor een kleine BV kan aftrek van die btw de directe drukop de liquiditeit verlichten. Toch kan één factuur betrekking hebben op de positie van de vennootschap, de verdediging van een bestuurder, gesprekken met medewerkers, een intern onderzoek of contact met een verzekeraar. Op één leveranciersfactuur kunnen daardoor verschillende btw-behandelingen samenkomen.
De praktische vraag is eenvoudig: aan welke rechtspersoon is de dienst verricht en hoe ondersteunde die dienst haar belaste omzet?
Die vraag moet op tafel liggen voordat de btw-teruggaaf als beschikbare ruimte in de liquiditeitsprognose wordt opgenomen.
Betaling is niet doorslaggevend
De Belastingdienst stelt bekende voorwaarden. De dienst moet zijn geleverd aan de ondernemer die de voorbelasting aftrekt. Zij moet worden gebruikt voor belaste bedrijfsomzet en de onderneming moet over een correcte btw-factuur beschikken. De administratie moet het afgetrokken bedrag kunnen onderbouwen.
Dat de BV de rekening betaalt, bewijst nog niet dat aan die voorwaarden is voldaan. Een vennootschap kan een adviseur betalen zonder dat alle gefactureerde diensten aan haar zijn verricht. Dat speelt vooral wanneer een oprichter tegelijk bestuurder, aandeelhouder, werknemer en het publieke gezicht van de onderneming is. In de dagelijkse werkelijkheid lopen die rollen door elkaar. Voor de btw-aangifte moet niettemin duidelijk zijn in welke hoedanigheid de advocaat hem of haar bijstond.
De Hoge Raad behandelde die spanning in zijn arrest van 11 april 2025. Een BV had facturen betaald voor rechtsbijstand aan haar bestuurder tijdens een strafrechtelijk onderzoek waarbij zowel de vennootschap als de bestuurder betrokken was. Het gerechtshof Amsterdam aanvaardde dat de diensten verband hielden met het behoud of de verbetering van de economische activiteit van de BV.
De Hoge Raad vernietigde de bestreden btw-naheffingen en rentebeschikkingen en kende teruggaven toe van in totaal € 115.564. Ook het procesverloop bepaalde mede de uitkomst. Het hof had de uitsluiting op grond van het BUA toegepast nadat de inspecteur dat standpunt uitdrukkelijk buiten het geschil had geplaatst.
De factuur heeft een zakelijk verhaal nodig
Het arrest corrigeert twee gemakzuchtige aannames. Rechtsbijstand aan een bestuurder kan de economische activiteit van de vennootschap dienen. Tegelijkertijd wordt niet ieder onderdeel van een persoonlijke verdediging automatisch een dienst aan de vennootschap doordat zij de rekening betaalt.
De onderneming moet samenhangend kunnen uitleggen wat zij heeft ingekocht. In de opdrachtbevestiging hoort te staan welke entiteit de opdracht geeft. De factuuromschrijving moet waar mogelijk verschillende werkstromen onderscheiden. Uit de goedkeuring moet blijken waarom de vennootschap de kosten draagt. Ook een vergoeding door een verzekeraar, groepsmaatschappij of betrokkene hoort in diezelfde onderbouwing thuis.
Hier raakt governance de btw-aangifte. Als het eigen handelen van een bestuurder wordt onderzocht, behoort die bestuurder niet als enige de opdracht, de facturen en de btw-behandeling goed te keuren. Onafhankelijke goedkeuring is geen toneelstuk. Zij beschermt het geld van de vennootschap en geeft de bestuurder een duidelijker dossier over de reden van betaling.
Ook het BUA kan van belang zijn wanneer uitgaven van de vennootschap voordeel opleveren voor een bestuurder, werknemer of andere persoon. Of het van toepassing is, hangt af van de feiten en de juridische verhouding. Algemene omschrijvingen als ‘juridische kosten’ of ‘ondersteuning bij onderzoek’ laten daarom te veel onbesproken. Ze vertellen het grootboek hoeveel is uitgegeven, maar niet wiens risico werd beheerst.
Gemengde omzet verandert het liquiditeitsbeeld
De liquiditeit wordt kwetsbaarder wanneer een onderneming zowel belaste als vrijgestelde omzet heeft. Volgens de Belastingdienst is btw op diensten voor gemengd gebruik slechts gedeeltelijk aftrekbaar. De omzetverhouding kan als verdeelsleutel dienen. Als het werkelijke gebruik een betere maatstaf biedt, moet daarvan worden uitgegaan.
Bij juridische diensten die direct worden gebruikt, kan de aanvankelijke aftrek bovendien aan het einde van het jaar moeten worden gecorrigeerd op basis van de jaarcijfers. Dat kan leiden tot extra te betalen btw of juist tot aanvullende aftrek. Een teruggaaf over een kwartaal is dus niet altijd het definitieve economische voordeel.
Neem een consultancy-BV die naast haar gewone belaste werkzaamheden ook vrijgestelde financieringsactiviteiten verricht. Zij ontvangt een forse factuur voor de verdediging van de vennootschap, advies aan een bestuurder en werkzaamheden voor de hele groep. De boekhouder past het gebruikelijke pro-ratapercentage toe en trekt een deel van de btw af. Drie maanden later heeft die liquiditeit bijgedragen aan de betaling van leveranciers en salarissen.
Een latere beoordeling kan de verdeling tussen de werkstromen of het toepasselijke percentage wijzigen. De correctie wordt dan een echte betaling. De eerdere teruggaaf verdwijnt niet als een boekhoudkundige gedachte: het geld heeft de bankrekening al verlaten.
Daarom maakt een bruikbare begroting van juridische kosten onderscheid tussen het honorarium exclusief btw, de btw die op dat moment aftrekbaar wordt geacht, het bedrag waarop een verdeelsleutel van toepassing is en het bedrag dat als liquiditeitsrisico wordt aangehouden. Dat is geen pessimistische prognose. Het is het verschil tussen een ingediende positie en geld dat de onderneming veilig als definitief kan beschouwen.
Geef de aangifte een stevige basis
Open morgenochtend de materiële advocatenfacturen van het lopende jaar. Verbind elke factuur met de opdracht, de contracterende entiteit, de werkstroom, de begunstigde, de goedkeuring en de btw-behandeling. Als één factuur meerdere belangen dient, stel dan vast of de administratie een redelijke splitsing ondersteunt.
Kijk opnieuw naar de consultancy-BV. Haar probleem was nooit alleen of zij de btw mocht aftrekken. De wezenlijke vraag was of haar administratie onderscheid kon maken tussen de verdediging van de vennootschap en persoonlijke bijstand, en tussen tijdelijke liquiditeitsruimte en de uiteindelijke btw-kosten.
Tijdens een juridische crisis gaat de aandacht vanzelf uit naar advocaten, deadlines en reputatie. De btw-aangifte kan dan bijzaak lijken. Toch legt die aangifte vast wie de vennootschap als afnemer van de dienst beschouwt en waarom ondernemingsgeld ervoor is gebruikt.
Daarmee is de aangifte meer dan een berekening. Zij is de financiële versie van de verklaring van de vennootschap. Als die verklaring helder is voordat het geld wordt uitgegeven, zijn zowel de btw-positie als de onderneming beter te verdedigen.
Als een juridische factuur meerdere belangen dient, kunnen wij vóór indiening de btw-behandeling en de gevolgen voor uw liquiditeit met u beoordelen.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Btw op juridische kosten voor concern pro rata aftrekbaar - Taxence
- Hoge Raad 11 april 2025, ECLI:NL:HR:2025:544
- Belastingdienst - Welke btw mag u aftrekken?
- Belastingdienst - Inschatting van het gebruik bij belaste en vrijgestelde omzet
- Belastingdienst - Herziening aftrek voor niet-investeringsgoederen en diensten
- Wettenbank - Wettelijk kader btw-aftrek en BUA
- Belastingdienst - Ontvangen facturen administreren
