De verruiming in 2027 biedt meer capaciteit, maar dezelfde arbeidsvoorwaarden blijven HR, finance en payroll raken.
Een manager keurt kerstgeschenken voor het team goed. De factuur komt bij de boekhouding terecht onder personeelskosten. Wekenlater vraagt payroll wat er precies is verstrekt, aan wie, wanneer en op basis van welke regeling. De geschenken zijn dan al uitgedeeld en de manager houdt zich inmiddels bezig met de decemberomzet.
Niets aan dit tafereel is uitzonderlijk. Juist daarom blijft de werkkostenregeling, de WKR, zoveel tijd kosten. De fiscale berekening staat aan het einde van een keten van alledaagse beslissingen door mensen die zich niet altijd realiseren dat zij allemaal uit dezelfde jaarlijkse vrije ruimte putten.
Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen op de werkplek kunnen buiten deze algemene ruimte blijven als aan de voorwaarden wordt voldaan. De juiste kwalificatie is daarom minstens zo belangrijk als het bedrag.
Meer ruimte, dezelfde overdrachten
Uit de officiële evaluatie over 2019 tot en met 2024 bleek dat de WKR doeltreffend is, maar slechts gedeeltelijk doelmatig. De belangrijkste aandachtspunten waren de complexiteit en de administratieve lasten voor werkgevers en de Belastingdienst. De evaluatie onderkende bovendien hoe sterk de regeling afhankelijk is van informatie-uitwisseling tussen HR, finance en payroll.
Ik lees dat als een governancebevinding, niet alleen als kritiek op de fiscale techniek. Payroll kan niet kwalificeren wat het nooit te zien krijgt. Finance kan uit een factuur alleen de arbeidsvoorwaardelijke context niet afleiden. HR weet misschien waarom een voordeel is toegezegd, maar niet welke loonheffingstechnische behandeling daarbij hoort.
Vanaf 1 januari 2027 stijgt het percentage in de eerste schijf naar 2,16% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000. Die verhoging is vastgelegd in het belastingpakket van 2025 en geeft kleinere werkgevers meer ruimte. De noodzaak om vast te stellen, aan te wijzen en vast te leggen wat ten laste van die ruimte komt, verdwijnt daarmee niet.
Een afzonderlijk voorstel voor 2027 schaft de gerichte vrijstelling voor korting op producten uit het eigen bedrijf af. De huidige vrijstelling is beperkt tot 20% korting en € 500 per werknemer per kalenderjaar. Op 9 oktober 2026 moest de afschaffing nog worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer.
Als het parlement met de wijziging instemt, kunnen werkgevers kwalificerende kortingen in beginsel aanwijzen voor de vrije ruimte van de WKR, met inachtneming van de gebruikelijke voorwaarden, of ze als loon van de werknemer behandelen. Er verdwijnt dan één afzonderlijke vrijstelling, maar het commerciële voordeel blijft bestaan. Dat moet vervolgens met geschenken, evenementen en andere aangewezen kosten concurreren om dezelfde jaarlijkse ruimte.
De belastingkosten komen pas later
De WKR kent een lastig ritme. Managers nemen het hele jaar door beslissingen over personeelsvoordelen, terwijl het volledige financiële effect soms pas bij de jaarlijkse afrekening zichtbaar wordt. Ongebruikte vrije ruimte kan niet naar het volgende kalenderjaar worden doorgeschoven. Over het bedrag boven de beschikbare ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Die eindheffing komt voor rekening van de werkgever. De werknemer kan het geschenk, evenement of de korting maanden eerder al hebben genoten. De extra belastingkosten kunnen daardoor pas boven water komen nadat het budget voor arbeidsvoorwaarden, prijsbeslissingen en de liquiditeitsplanning grotendeels zijn vastgesteld.
Neem een kleine winkelier met een vaste personeelskorting. Het kassasysteem registreert de aankopen, HR bepaalt wie ervoor in aanmerking komt en payroll verzorgt de fiscale behandeling. Als de voorgestelde wijziging doorgaat, moeten die gegevens samen een gedeelde WKR-berekening ondersteunen. Een kortere fiscale regel levert niet vanzelf een korter proces op.
Daar botst een ogenschijnlijk ruimhartige arbeidsvoorwaarde met de werkelijkheid van de marge. Korting kan loyaliteit en productkennis bevorderen, maar heeft nog steeds een prijs. Als die kosten ook schaarse vrije ruimte innemen, moet het management begrijpen welke andere voordelen daardoor mogelijk worden verdrongen of welke eindheffing kan volgen.
De Belastingdienst verwacht dat de werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aanwijst wanneer hij ze in de WKR onderbrengt. Een spreadsheet in december kan de resterende ruimte berekenen. Het bestand kan op zichzelf niet aantonen dat de onderneming al bij de verstrekking een consistente keuze over de behandeling heeft gemaakt.
Ook de gebruikelijkheidstoets blijft onderdeel van die beslissing. Het bedrag van € 2.400 dat in dit verband soms wordt genoemd, is een administratieve grens die de Belastingdienst hanteert. Het is geen algemene vrijstelling waardoor ieder voordeel zonder beoordeling van de concrete omstandigheden aanvaardbaar wordt.
Maak iemand eigenaar van de beslissing
Na dertig jaar rond payroll, belastingen en bedrijfsadministratie zie ik zelden dat het uiteindelijke percentage het moeilijkste probleem vormt. Het lastigste vraagstuk is eigenaarschap. Iedereen voert een deel van het proces uit, maar niemand bewaakt het geheel.
Mijn onvermijdelijke vraag aan de werkgever luidt daarom: wat beloven wij onze mensen vandaag, en welk effect heeft die belofte aan het einde van het jaar op de liquiditeit, de loonheffingen en de governance?
Die vraag hoort vóór de goedkeuring te worden gesteld, niet na de aansluiting achteraf. Een kleine werkgever heeft geen uitgebreide commissie nodig. Wel moet er één herkenbare route zijn van de beslissing van de manager naar de factuur, de grootboekrekening, de verwerking in payroll en de actuele WKR-positie.
Een nuttig maandelijks overleg kan kort zijn. Finance brengt de rekeningen met personeelskosten in. HR meldt nieuwe of gewijzigde arbeidsvoorwaarden. Payroll bevestigt de beoogde behandeling en wijst op ontbrekende informatie. Het management ziet hoeveel vrije ruimte al is gebruikt en welke verplichtingen vóór december nog kunnen volgen.
Voor werkgevers die korting op eigen producten aanbieden, is 2026 ook het moment om de huidige regeling goed in kaart te brengen. Wie ervoor in aanmerking komt, hoeveel korting wordt gegeven, waar het gebruik wordt geregistreerd en wat in de arbeidsvoorwaarden is toegezegd, wordt relevant als het parlement de voorgestelde wijziging goedkeurt.
Meer vrije ruimte in 2027 is welkom. Voor sommige werkgevers kan dit de druk van een mogelijke eindheffing op overschrijdingen verminderen. Extra ruimte kan zwakke routines echter ook langer aan het zicht onttrekken. Een onderneming kan onder de grens blijven en toch vergelijkbare voordelen verschillend behandelen of beslissingen pas achteraf reconstrueren.
De WKR zal pas geen onnodige payrolltijd meer kosten als de onderneming personeelsvoordelen als besluiten van de hele organisatie behandelt. De belofte begint bij mensen, loopt via het grootboek en eindigt bij belasting en liquiditeit. Payroll mag niet pas in december het hele verhaal hoeven ontdekken.
Als uw WKR-proces nog afhankelijk is van reconstructies aan het einde van het jaar, help ik u graag om duidelijk eigenaarschap en een werkbare maandroutine in te richten.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Ben jij ook zo druk met de WKR? Verdere vereenvoudiging lijkt nog ver weg · Salaris Vanmorgen
- Belastingdienst - Current WKR mechanics and year-end exposure
- Ministry of Finance / Rijksoverheid - Why complexity persists despite a functioning scheme
- Rijksoverheid - 2027 free-space increase and legislative status
- Ondernemersplein / Rijksdienst voor Ondernemend Nederland - Abolition of the separate employee-discount exemption
- Belastingdienst - Designation and customary-use control
- Belastingdienst - Costs newly competing for free-space capacity
- Rijksoverheid
