Als de administratie de aangifte niet kan dragen, kunnen de gevolgen van een betwiste factuur veel verder reiken dan één aftrekpost.
De aanslag vennootschapsbelasting komt binnen zoals de aangifte is ingediend. Het belastbare bedrag klopt, dus de ondernemer sluit het bericht en richt zich weer op klanten, medewerkers en liquiditeit. Er lijkt niets te zijn dat aandacht vraagt. Maanden later legt een boekenonderzoek opnieuw het verband tussen de aangifte en een onbetaalde adviesfactuur. De dienst waarop die factuur betrekking heeft, kan niet worden aangetoond. Wat afgehandeld leek, ligt ineens weer open.
Dat gebeurde in een Nederlandse vennootschapsbelastingzaak over 2015. De BV had een belastbaar bedrag van €374.423 aangegeven. De aanslag werd automatisch overeenkomstig de aangifte vastgesteld. Na een boekenonderzoek legde de inspecteur een navorderingsaanslag op, berekend naar een belastbaar bedrag van €2.119.352. Onder de betwiste kosten bevond zich een adviesfactuur van €250.000 die niet was betaald en waarvoor bewijs van een bijbehorende dienst ontbrak.
De zaak bereikte de Hoge Raad onder zaaknummer 24/01480 en is geregistreerd als ECLI:NL:HR:2026:1484. Het praktische belang reikt verder dan deze factuur. Binnen het Nederlandsebelastingprocesrecht kan een inhoudelijk gebrek ertoe leiden dat de vereiste aangifte niet is gedaan. De vennootschap komt dan in een veel zwaardere bewijspositie terecht.
De aanslag is niet de finish
Veel ondernemers zien een aanslag begrijpelijkerwijs als een bevestiging. De aangifte is ingediend, de berekening is gevolgd en het bedrag is betaald. Maar een aanslag die overeenkomstig de aangifte is opgelegd, betekent niet noodzakelijk dat de onderliggende posten inhoudelijk zijn beoordeeld.
Artikel 16, lid 2, onderdeel c, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, de AWR, maakt navordering mogelijk na een kenbare fout. De wet gaat ervan uit dat een fout kenbaar is wanneer de te weinig geheven belasting ten minste 30 procent bedraagt van de belasting die volgens de wet verschuldigd is. Een uitzonderlijk gunstige aanslag boven die drempel is daarmee een governancevraagstuk, en niet alleen goed nieuws.
De volgende vraag is lastiger. De artikelen 25 en 27e AWR voorzien in omkering en verzwaring van de bewijslast wanneer de vereiste aangifte niet is gedaan. In bezwaar of beroep kan de belastingplichtige dan overtuigend moeten aantonen dat, en in hoeverre, de aanslag onjuist is.
De inspecteur moet nog steeds uitgaan van een redelijke schatting. De regeling geeft geen vrijbrief voor willekeurige correcties. De positie van de vennootschap is echter wel veranderd.
Eén factuur is zelden alleen maar één factuur
Een factuur is een administratief document. Op zichzelf is zij niet de commerciële gebeurtenis. Iemand moet nog steeds kunnen uitleggen wat de onderneming heeft gekocht, waarom zij dat heeft gekocht, wie de opdracht heeft goedgekeurd, wat er is geleverd en waarom de schuld onbetaald is gebleven.
Dat speelt vooral bij advieswerk, managementvergoedingen, herstructureringsprojecten en diensten tussen gelieerde partijen. Zulke kosten zijn niet automatisch onjuist. Ze zijn alleen minder zichtbaar dan een machine, een zending of een maand huur. Het bewijs kan verspreid zijn over een opdrachtbevestiging, e-mails, vergaderverslagen, rapporten, urenregistraties, bankmutaties en de crediteurenadministratie.
Het werkelijke risico zit naar mijn oordeel in een breuk tussen die gegevens. Een keurig opgemaakte factuur kan correct in de boekhoudsoftware staan, terwijl de transactie erachter onduidelijk blijft. Vervolgens kan de jaarrekening dezelfde kostenpost overnemen en belandt die via de aangifte in de fiscale winst. Herhaling maakt een zwakke commerciële onderbouwing niet sterker.
De onvermijdelijke vraag luidt daarom: wat accepteren we vandaag in de aangifte, en welk gevolg heeft dat voor liquiditeit, governance of compliance als de transactie over drie jaar moet worden uitgelegd?
De administratie moet de commerciële werkelijkheid kunnen dragen
Volgens de richtlijnen van de Belastingdienst moeten ondernemers een administratie bijhouden die tijdige en juiste aangiften ondersteunt en binnen een redelijke termijn controleerbaar is. Die administratie omvat onder meer facturen, contracten, overeenkomsten, berichten, bankafschriften, databestanden, debiteuren- en crediteurengegevens en aansluitberekeningen. Voor de basisadministratie geldt doorgaans een bewaartermijn van zeven jaar.
Bewaren is echter pas de eerste laag. Een gescande factuur kan als document volledig en authentiek zijn, maar toch weinig zeggen over wat daadwerkelijk is geleverd. Een sterkere administratie verbindt het document met een besluit en een resultaat. Bij een onbetaalde factuur moet bovendien duidelijk blijven of de schuld nog bestaat, of zij wordt betwist en wat uit latere correspondentie blijkt.
Hier raakt fiscale discipline aan ondernemingsbestuur. Een materiële of ongebruikelijke kostenpost moet binnen de onderneming een eigenaar hebben. Dat hoeft geen fiscalist te zijn. Er moet wel iemand zijn die weet waarom de verplichting is aangegaan, of het werk is geleverd en of de boekhoudkundige verwerking aan het einde van het jaar nog steeds overeenkomt met de werkelijkheid.
Een maandafsluiting beschermt zowel liquiditeit als fiscaliteit
Kleine ondernemingen stellen dit werk vaak uit omdat de boekhouder de factuur heeft en de accountant aan het einde van het jaar naar de cijfers zal kijken. Die taakverdeling voelt efficiënt totdat blijkt dat niemand verantwoordelijk is voor de feiten. Externe adviseurs kunnen stukken verwerken, maar zij kunnen geen vergadering reconstrueren, geen levering bevestigen en niet bepalen of een oude crediteur nog steeds een reële verplichting vertegenwoordigt.
Een verstandige maand- of kwartaalcontrole kijkt daarom verder dan totalen. Lang openstaande crediteuren, ongebruikelijke eindejaarskosten en grote adviesposten verdienen een korte commerciële toelichting zolang herinneringen en berichten nog beschikbaar zijn. De aangifte kan vervolgens op de definitieve jaarrekening worden aangesloten zonder jaren later afhankelijk te zijn van het geheugen van een bestuurder.
Ook het effect op de liquiditeit verdient aandacht. Een navorderingsaanslag kan binnenkomen nadat winst is uitgekeerd, voorraad is ingekocht of lonen het beschikbare saldo hebben opgesoupeerd. De gevolgen kunnen doorwerken in belastingvoorzieningen, dividendruimte, gesprekken met financiers en de tijd van het management. Zorgvuldig afsluiten is geen boekhoudkundige luxe. Het voorkomt dat onzekere fiscale posities ongemerkt in de liquiditeitsprognose terechtkomen.
Terug aan het bureau van de ondernemer ziet de eerste aanslag er niet langer uit als het einde van het proces. Het is één schakel in een keten die begon met een commerciële beslissing. Zolang die keten zichtbaar blijft, kan de onderneming haar positie rustig uitleggen. Zodra zij breekt, kan één onbewezen kostenpost een veel bredere verdediging noodzakelijk maken dan iemand had verwacht.
Als een materiële kostenpost mogelijk geen standhoudt bij controle, help ik u graag om administratie, governance en fiscale positie weer op elkaar aan te laten sluiten voordat een geschil ontstaat.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Onjuiste aangifte leidt tot omkering voor hele aanslag - Taxence
- Rechtspraak - Supreme Court ruling on full reversal and aggravation of the burden of proof
- Wettenbank - Statutory basis for reassessment and the heavier proof position
- Belastingdienst - Official administration, retention and controllability requirements
- Belastingdienst - Invoice retention and authenticity of digital evidence
- Belastingdienst Newsroom - Current enforcement setting: corrections, audits and business visits
- Parket bij de Hoge Raad via Rechtspraak - Official pre-ruling legal analysis in the same case
- Rechtspraak
