Een internationale specialist aanvaardt een baan in Nederland. De oprichter heeft het nettoloon besproken, de recruiter is tevreden en de salarisadministratie rekent erop dat de 30%-regeling doorloopt. Dan merkt iemand op dat de werknemer de vorige werkgever meer dan drie maanden heeft verlaten voordat de nieuwe arbeidsovereenkomst tot stand kwam.
Die grens verdient aandacht. Artikel 10ed van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 regelt de externe wisseling van inhoudingsplichtige. Tussen het einde van de vorige dienstbetrekking en het sluiten van de nieuwe arbeidsovereenkomst mogen niet meer dan drie maanden liggen.
Voortzetting gaat niet vanzelf. De werknemer en de nieuwe werkgever dienen samen een verzoek in, en de nieuwe werkgever moet aannemelijk maken dat de werknemer nog steeds aan de voorwaarden voor ingekomen werknemer voldoet. De Hoge Raad bevestigde in 2016 dat de driemaandentermijn een harde voorwaarde is.
Klokken lopen niet gelijk
Werving levert meer relevante data op dan de meeste mensen denken. Er is de einddatum van de vorige dienstbetrekking, het aanbod, de aanvaarding, de ondertekening van het contract, de eerste werkdag, de aanvraagdatum en de eerste salarisverwerking. Iedereen onthoudt doorgaans de datum die bij het eigen werk hoort.
De wet kijkt naar het moment waarop de nieuwe arbeidsovereenkomst is gesloten. Ook de voorlichting van de Belastingdienst verwijst naar het beginnen met werken binnen drie maanden. In het aanvraagproces voor 2026 wordt gevraagd om een ondertekend contract en, als dat later is ondertekend, om bewijs dat de overeenkomst binnen de driemaandstermijn tot stand is gekomen.
Een volledige tijdlijn is daarom een verstandig controledocument. Tussen een geaccepteerd aanbod, een getekend contract en de eerste werkdag kunnen weken zitten. De salarisadministratie zou die volgorde niet pas hoeven reconstrueren nadat de fiscale behandeling al op een loonstrook staat.
Neem een softwarebedrijf dat een specialist aanneemt van wie de vorige baan op 31 maart eindigde. Het commerciële team bereikt in juni overeenstemming over de hoofdvoorwaarden. Juridische zaken rondt het contract in juli af en de werknemer begint in augustus. Of er in juni al een arbeidsovereenkomst tot stand kwam, bepaalt nu mede de fiscale behandeling van het toegezegde pakket.
Belofte ontmoet loonstrook
Voor 2026 geldt als reguliere salarisnorm een kwalificerend loon van meer dan €48.013, exclusief de onbelaste vergoeding. Voor een werknemer jonger dan 30 jaar met een kwalificerende masteropleiding is dat meer dan €36.497. De maximale onbelaste vergoeding bedraagt €78.600 bij een volledig jaar. Die wordt bereikt bij een jaarsalaris van €262.000 of meer.
Met zulke bedragen wordt een kwestie van timing al snel een commercieel gesprek. Als voortzetting de beoogde loonheffing niet draagt, kan de werknemer minder nettoloon ontvangen dan verwacht. De werkgever kan worden geconfronteerd met een compensatieverzoek of een brutering. Een arbeidsvoorwaarde bij werving kan zo uitlopen op een ongeplande maandelijkse kostenpost.
Het alternatief is niet altijd eenvoudig. Sinds 1 januari 2026 komen extra kosten van levensonderhoud in Nederland en privégesprekken met het land van herkomst onder de ETK-regeling niet langer voor onbelaste vergoeding in aanmerking. Het vervangen van de expatregeling door kostenvergoedingen kan dus fiscaal heel anders uitpakken.
Ook op langere termijn moet het pakket kloppen. Het maximale percentage blijft in 2026 30%. Vanaf 2027 daalt het voor relevante nieuwkomers, met inachtneming van overgangsrecht, naar 27%. Een oprichter moet weten welk percentage en welke resterende looptijd schuilgaan achter de nettoverwachting die tijdens de werving is besproken.
Het softwarebedrijf heeft nu naast een salarisprobleem ook een menselijk probleem. De werknemer kan een woning, school of verhuisbudget hebben gekozen op basis van het verwachte maandbedrag. Een technisch juiste looncorrectie kan het vertrouwen alsnog schaden als in het wervingsgesprek meer is beloofd dan de onderneming kan dragen.
Eigenaarschap vóór papierwerk
Een overstap binnen een aangewezen samenhangende groep inhoudingsplichtigen volgt een afzonderlijke route bij de Belastingdienst. Als aan de voorwaarden is voldaan, kan de bestaande beschikking geldig blijven. Bij een herstructurering, overname of migratie van de salarisadministratie is dit onderscheid gemakkelijk te missen, juist omdat de werknemer zelf mogelijk geen zichtbare verandering ervaart.
De juridische werkgever kan wisselen terwijl bureau, leidinggevende en werkzaamheden hetzelfde blijven. Daarmee zijn wijzigingen van entiteit een vraagstuk voor de loonheffingencontrole, niet slechts een HR-administratieve handeling. Iemand moet vóór de salarisadministratie uitgaat van voortzetting vaststellen of sprake is van een externe overstap, een overstap binnen een groep of onderdeel van een bredere transactie.
De jaarlijkse salaristoets vormt een volgend controlemoment. De Belastingdienst verlangt dat werkgevers nagaan of nog steeds aan de inkomensnorm wordt voldaan. Daalt het jaarloon onder het geïndexeerde bedrag, dan eindigt de regeling per 1 januari van dat jaar. Eerdere aangiften loonheffingen moeten dan worden gecorrigeerd.
Variabel loon, onbetaald verlof en wijzigingen in de arbeidsduur kunnen dus verschil maken. Dat geldt ook voor een salarisverhoging die later komt dan gepland. De onderneming heeft een loonberekening nodig die aansluit op het aanbod, het contract en het feitelijk betaalde loon.
De bruikbare reactie is bescheiden. Eén persoon binnen HR, salarisadministratie of finance moet vóór de eerste salarisverwerking eigenaar zijn van de tijdlijn. Diegene heeft de einddatum van de vorige dienstbetrekking nodig, bewijs over het contract, de eerste werkdag, de status van de aanvraag, de salarisberekening en de voorwaarden die tijdens de werving zijn toegezegd.
Een termijn is geen arbeidsmarktopvatting
CBS telde in het tweede kwartaal van 2026 375.000 openstaande vacatures, ofwel 95 vacatures per 100 werklozen. De arbeidsmarkt blijft krap, vooral voor bedrijven die gespecialiseerd personeel zoeken. Die druk verklaart waarom werkgevers pakketten optuigen rond talent dat zij niet willen mislopen.
Maar die druk neemt de noodzaak van een degelijk loonheffingendossier niet weg. Een druk wervingsteam kan snel onderhandelen en traag documenteren. De oprichter kan een pakket in één overleg goedkeuren, terwijl contract, fiscale aanvraag en looninstructie vervolgens langs drie verschillende bureaus gaan.
Drie maanden klinkt ruimhartig, totdat verschillende afdelingen er ieder een deel van gebruiken. De rustige aanpak is om de wervingsbelofte, contractdata en fiscale loonbehandeling aan elkaar te knopen zolang de feiten nog vers zijn. Dan weerspiegelt de eerste loonstrook een besluit dat de onderneming kan uitleggen, financieren en waarmaken.
Wilt u vóór de eerste loonrun duidelijkheid over contractdata, het loondossier en de afspraken met de werknemer?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Overschrijding driemaandstermijn blokkeert 30%-regeling · Salaris Vanmorgen
- Wettenbank - Statutory three-month boundary for continuation after a change of employer
- Belastingdienst - Belastingdienst process for employer changes and continuing eligibility
- Belastingdienst - Evidence required in the official continuation application
- Belastingdienst - 2026 expatregeling thresholds, cap and payroll value
- Rijksoverheid - 2026 changes to ETK reimbursements outside the expatregeling
- Rijksoverheid - Forward change to the expatregeling from 2027
- CBS - Labour-market context for the scarcity assumption behind the rule
