Een splitsing tussen loon en facturen kan een kasbeslissing veranderen in een late verplichting voor de BV.
De loonaangifte is bijna gereed. Het maandloon van de directeur-eigenaar is bescheiden, maar wordt wel regelmatig betaald. Elders in de administratie staat een tweede betaling, onderbouwd met een factuur van de eenmanszaak of holding van de oprichter. Afzonderlijk bezien ogen beide boekingen netjes.
Dan vraagt iemand op welke werkzaamheden elke betaling precies betrekking heeft.
Die vraag verandert de sfeer onmiddellijk. Misschien bediende dezelfde persoon dezelfde klanten, oefende hij hetzelfde gezag uit en droeg hij dezelfde commerciële verantwoordelijkheid. De factuur werd als externe kosten geboekt, terwijl in de loonadministratie slechts een deel van de bijdrage van de oprichter werd verwerkt.
Kleine Nederlandse ondernemingen weten hoe zoiets ontstaat. De omzet is wisselvallig, de lonen stijgen en werkkapitaal is duur. Geld in de BV laten zitten kan verstandig voelen. Kasbeheer beslecht echter niet de vraag naar het gebruikelijk loon. Wanneer eigendom, werkzaamheden en zeggenschap bij dezelfde persoon samenkomen, komt artikel 12a van de Wet op de loonbelasting in beeld.
De kwestie is niet alleen of het loon laag lijkt. Het gaat erom wat de vennootschap aanvaardt wanneer zij het werk van één persoon verdeelt over loonbetalingen en facturen. Die keuze kan later gevolgen hebben voor de liquiditeit, fiscale naleving en governance.
Drie maatstaven, één bedrijfswerkelijkheid
Voor 2026 toetst de Belastingdienst het gebruikelijk loon aan drie maatstaven: het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer binnen de BV of een verbonden vennootschap, en €58.000. De hoogste toepasselijke maatstaf vormt het uitgangspunt.
Dat betekent niet dat iedere directeur-grootaandeelhouder, meestal DGA genoemd, automatisch precies €58.000 moet ontvangen. Een lager bedrag kan gelden wanneer de vennootschap aannemelijk kan maken dat voor een vergelijkbare dienstbetrekking een lager loon gebruikelijk is. Deeltijdwerk, een startende onderneming of aanhoudende verliezen kunnen daarbij relevant zijn. Voor elke factor is wel een feitelijke onderbouwing nodig.
Op dit punt worden gesprekken binnen kleine ondernemingen vaak te beperkt. De oprichter en de adviseur discussiëren over het normbedrag, maar verliezen het werk zelf uit het oog. Welke beslissingen neemt de oprichter? Hoeveel uren zijn ermee gemoeid? Welke vennootschap profiteert van de werkzaamheden? Wie draagt de verantwoordelijkheid voor klanten? Verandert het loon van een senior medewerker de vergelijking?
Ook verbonden entiteiten zijn van belang. De grens van €5.000 ziet op de totale werkzaamheden van de persoon voor alle vennootschappen of coöperaties waarin diegene een aanmerkelijk belang heeft. Het is geen afzonderlijke grens voor iedere BV.
Een groepsschema kan drie entiteiten tonen. Uit de werkweek kan nog altijd blijken dat één persoon leidinggeeft aan één onderneming.
De vennootschap draagt het timingrisico
De gebruikelijkloonregeling wordt vaak gezien als onderdeel van de persoonlijke inkomstenbelastingpositie van de oprichter. Dat beeld is onvolledig. De BV heeft als inhoudingsplichtige een eigen verantwoordelijkheid. Zij moet over het gebruikelijk loon loonheffingen inhouden en afdragen. Of het volledige bedrag daadwerkelijk is uitbetaald, is voor die verantwoordelijkheid niet doorslaggevend.
Timing heeft daardoor een prijs. Een oprichter kan menen dat het jaar is afgewikkeld omdat in de persoonlijke aangifte inkomsten uit verschillende bronnen zijn opgenomen. De loonadministratie moet de door de BV gekozen behandeling nog steeds kunnen dragen.
Een late correctie komt nadat het oorspronkelijke geld al is uitgegeven. Zij kan gevolgen hebben voor de liquiditeit, ingehouden winsten, dividendplanning en de betrouwbaarheid van managementrapportages. Oude loontijdvakken moeten mogelijk opnieuw worden bekeken, terwijl de adviseur de samenhang tussen contracten, facturen, loonregistraties en bankbetalingen reconstrueert.
In de kern is dit een verlies van grip. Een geplande maandelijkse loonkostenpost kan worden afgewogen tegen omzet en reserves. Een latere verplichting komt terecht bij besluiten die al zijn genomen. De belastingclaim kan op zichzelf beheersbaar zijn, maar het moment waarop zij verschijnt kan de speelruimte van een kleine onderneming toch aanzienlijk verkleinen.
De situatie aan de payrolltafel ziet er nu anders uit. De tweede factuur is niet langer slechts een extra kostenpost. Zij roept een vraag op die de hele onderneming raakt: hoe zijn werkzaamheden, zeggenschap en waarde verdeeld?
Een echte scheiding vraagt om echte inhoud
Er is op zichzelf niets mis mee wanneer een oprichter via meerdere juridische entiteiten werkt. Afzonderlijke activiteiten kunnen commercieel reëel zijn. Verschillende klanten, contracten, prestaties, prijzen, aansprakelijkheden en planningen kunnen zo’n verdeling ondersteunen.
Het wordt lastig wanneer het papier activiteiten van elkaar scheidt die in de dagelijkse praktijk niet te onderscheiden zijn. Dat komt vaak voor in transport, bouw, technische dienstverlening en andere sectoren waarin uren een grote rol spelen. Een eigenaar kan operationele werkzaamheden combineren met bestuurstaken, waardoor extra uren gemakkelijk via een andere entiteit worden gefactureerd. Het grootboek oogt nauwkeurig, maar de commerciële grens blijft vaag.
Een verdedigbare positie begint bij de persoon, niet bij het organogram. Zij brengt eigendom, taken, zeggenschap, arbeidstijd en de vennootschappen die van het werk profiteren met elkaar in verband. Vervolgens wordt dat beeld gekoppeld aan de loonboekingen, facturen en bankmutaties.
De checklist van de Belastingdienst voor vooroverleg over het gebruikelijk loon volgt dezelfde praktische lijn. Er wordt gevraagd naar de aard en omvang van de werkzaamheden, de sector, de grootte en complexiteit van de onderneming, beslissingsbevoegdheid, ervaring, managementverantwoordelijkheid en vergelijkbare dienstbetrekkingen. Ook het hoogste loon binnen de relevante groep komt aan bod.
Vooroverleg is mogelijk over een specifieke gebruikelijkloonpositie. Het is niet verplicht voordat een lager bedrag wordt toegepast. Een dossier dat wordt bijgehouden terwijl het werk plaatsvindt, geeft bestuur en adviseur wel een sterkere basis dan een verklaring die achteraf in elkaar wordt gezet.
De beslissing hoort vóór het jaareinde
Voor een kleine BV is niet nóg een dik fiscaal document de nuttigste discipline. Nodig is één samenhangend beloningsbeeld dat bestuur, loonadministratie en financiële administratie allemaal herkennen.
Dat beeld kan een deugdelijke scheiding tussen loon en zelfstandig werk bevestigen. Het kan ook laten zien dat twee betalingsroutes in wezen dezelfde rol belonen. Wie die spanning ontdekt terwijl het boekjaar nog openstaat, houdt keuzemogelijkheden. Wie haar pas vindt nadat het geld is verdwenen, ziet een uitleg veranderen in een liquiditeitsprobleem.
De eigenaar aan de payrolltafel heeft geen drama nodig. De onderneming heeft duidelijkheid nodig over waar het werk is verricht, wie ervan heeft geprofiteerd en waarom iedere betaling de gekozen vorm heeft gekregen.
Een laag loon kan soms worden onderbouwd. Meerdere entiteiten kunnen een reëel commercieel doel dienen. Maar één oprichter kan niet veilig vertrouwen op twee onverenigbare verhalen over dezelfde werkweek. De loonadministratie is misschien slechts één onderdeel van de bedrijfsadministratie, maar vaak is dit wel de plaats waar het beloningsverhaal van de vennootschap uiteindelijk moet kloppen.
Als loon en facturen het werk van dezelfde oprichter belonen, beoordeel de beloningsstructuur dan voordat het jaareinde de keuzeruimte beperkt.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Naheffing gebruikelijk loon via loonbelasting mag · Salaris Vanmorgen
- Wettenbank — Wet op de loonbelasting, artikel 12a
- Ministry of Finance
- Belastingdienst — Loon en aanmerkelijk belang
- Belastingdienst — Checklist vooroverleg gebruikelijk loon
- Rechtspraak — ECLI:NL:GHSHE:2026:1945
- Rechtspraak — ECLI:NL:GHAMS:2010:BM4131
