The salaries are due Vrijdag moeten de lonen worden betaald. De bv heeft onvoldoende liquiditeit, maar de eenmanszaak van de oprichter wel. Hij betaalt de werknemers vanaf die rekening en houdt zichzelf voor dat de accountant het later wel rechtzet.
Met die betaling blijven de werknemers wellicht betaald. Maar de wezenlijke vraag is daarmee niet beantwoord: welke onderneming was hun werkgeveren welke onderneming droeg de kosten?
Het antwoord volgt uit de arbeidsverhouding en uit de onderneming waarop de uitgave betrekking heeft. Via een bankrekening kan geld worden verplaatst. Daarmee verplaats je niet zonder meer een werkgever of aftrekbare kosten. deductible cost.
Eén eigenaar, twee ondernemingen
A founder may own a BV and also operate a sole proprietorship. Commercially, both can feel like parts of one working life. Legally and fiscally, they are not interchangeable.
De KvK legt het onderscheid helder uit. Een bv heeft rechtspersoonlijkheid en draagt zelf rechten en verplichtingen. Een eenmanszaak behoort toe aan de natuurlijke persoon, die persoonlijk aansprakelijk is voor de verplichtingen ervan. Gezamenlijk eigendom heft die grens niet op.
Dat wordt relevant zodra personeel, opdrachten en geld over die grens heen gaan bewegen.
De werkgever wordt niet bepaald door de rekening waarop die ochtend nog voldoende saldo stond. De Belastingdienst beoordeelt de volledige arbeidsverhouding, waaronder de vraag wie bepaalt hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd. Is sprake van een dienstbetrekking, dan moet de werkgever de werknemer in de loonadministratie opnemen, aangifte loonheffingen doen en de verschuldigde bedragen inhouden en afdragen.
De Rijksoverheid verlangt bovendien dat de werkgever essentiële informatie over het dienstverband schriftelijk verstrekt. Daaronder vallen de identiteit van de werkgever, de functie, arbeidsduur, het loon en de ingangsdatum. Een arbeidsovereenkomst kan mondeling worden gesloten, maar die schriftelijke informatie heeft in de praktijk gewicht.
Ik lees deze regels als een eis van samenhang, niet als papierwerk om het papierwerk. Contract, dagelijkse aansturing, loonstrook, aangifte loonheffingen, bankboeking en winst-en-verliesrekening moeten dezelfde zakelijke werkelijkheid beschrijven.
Geld verplaatst de verplichting niet
Terug naar onze oprichter op vrijdag. De werknemers van de bv betalen vanaf de rekening van de eenmanszaak kan begrijpelijk zijn. Mensen hebben hun loon nodig, en een kleine onderneming kan niet altijd wachten tot een klant een factuur betaalt.
Maar die betaling vraagt in beide administraties om een verklaring. Het kan gaan om tijdelijke financiering van de bv. De eenmanszaak kan dan een vordering krijgen en de bv een schuld. Afhankelijk van de overige feiten kan ook een andere, vastgelegde financieringsverhouding passend zijn.
Wat er niet vanzelf gebeurt, is dat de arbeidsverhouding of de loonkosten mee verhuizen.
Zonder duidelijke boeking lijkt de eenmanszaak armer dan zij werkelijk is. Het banksaldo is gedaald en het resultaat kan eveneens lager uitvallen als de betaling als eigen loonkosten wordt geboekt. Tegelijk kan de bv er gezonder uitzien, omdat een schuld of financieringsbehoefte buiten beeld blijft.
De oprichter houdt dan twee administraties over die allebei niet de volledige positie laten zien. Ramingen voor de inkomstenbelasting, werkzaamheden voor de vennootschapsbelasting, liquiditeitsplanning en de jaarrekening beginnen dan met vertekende cijfers. Ook een financier of koper kan moeilijk doorgronden welke activiteit het personeel droeg en welke onderneming het geld verbruikte.
Kosten horen thuis bij de onderneming waarvan het zakelijke belang die kosten heeft veroorzaakt. Dat beginsel geldt ook als beide ondernemingen dezelfde eigenaar hebben. Verlies in de ene onderneming maakt de loonkosten van de andere onderneming niet zonder meer aftrekbaar.
De loonketen reikt verder
De Belastingdienst meldde voor 2025 836.130 inhoudingsplichtigen voor de loonheffingen. Die aangiften dienen niet alleen om belasting te innen. Ze leveren ook individuele loongegevens aan UWV, waar de informatie wordt gebruikt voor uitkeringen en openbare statistieken.
Voor de kleine werkgever is de betekenis daarvan eenvoudig. De identiteit van de werkgever is niet slechts een intern boekhoudkundig etiket. Zij maakt deel uit van registraties die ook buiten de onderneming worden gebruikt.
Blijkt de feitelijke arbeidsverhouding later anders te zijn dan de loonadministratie suggereert, dan moeten eerdere aangiften mogelijk worden gecorrigeerd. Daar kunnen naheffingen loonheffingen en belastingrente uit voortvloeien. Ook als het belastingverschil beperkt is, kan het herstel veel kostbare tijd vergen, omdat arbeidsvoorwaarden, loonadministratie, bankmutaties en grootboekboekingen in samenhang moeten worden gereconstrueerd.
De complicaties nemen meestal toe aan het einde van het jaar. Dan weet degene die op vrijdag betaalde nog wel dat het dringend was, maar niet meer welke verwerking was bedoeld. Personeel kan intussen tussen projecten zijn verschoven. Een bv kan op weg zijn naar beëindiging. Klantcontracten kunnen al elders zijn ondergebracht.
Elke maand vragen is goedkoper dan aan het eind van het jaar reconstrueren
Een verstandige beoordeling begint niet met fiscale optimalisatie. Zij begint met de mensen.
Voor iedere werknemer moet de oprichter kunnen zien welke entiteit als werkgever is genoemd, welke entiteit het werk aanstuurt, in welke loonadministratie het loon wordt verwerkt en welke onderneming de bijbehorende omzet ontvangt. Betalingen vanaf een andere rekening moeten een zichtbare grondslag hebben als financiering of verrekening.
Dit is vooral van belang na een reorganisatie, de overdracht van een activiteit, een periode van liquiditeitskrapte of het voornemen een bv te beëindigen. De Belastingdienst adviseert arbeidsverhoudingen opnieuw te beoordelen, omdat de feitelijke gang van zaken in de loop van de tijd kan veranderen. Diezelfde discipline past op de grens tussen twee ondernemingen van één eigenaar.
De betaling van onze oprichter op vrijdag kan dus uitstekend verklaarbaar zijn. Misschien heeft de eenmanszaak de bv eenvoudig drie dagen gefinancierd. Als die beslissing direct wordt vastgelegd en aan beide kanten wordt verwerkt, kan de administratie nog steeds de waarheid vertellen.
Het werkelijke gevaar begint zodra gemakzucht een tweede versie van de onderneming oplevert. De loonadministratie zegt: bv. De bank zegt: eenmanszaak. Het grootboek zegt wat maar het gewenste resultaat aan het einde van het jaar oplevert.
Kleine ondernemingen hebben flexibiliteit nodig, zeker als geld laat binnenkomt. Maar flexibiliteit werkt het best als de verantwoordelijkheid zichtbaar blijft. Eén eigenaar kan snel geld verplaatsen. De administratie moet nog altijd laten zien wie de werknemers in dienst had, wie de lonen verschuldigd was en welke onderneming de kosten werkelijk droeg.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
