Een holdingschema toont wie de eigenaar is, maar voor de btw telt hoe de vennootschappen werkelijk samenwerken.
Bij de kwartaalafsluiting ziet de accountant dat managementkosten, softwarelicenties en adviseursnota’s in de holding zijn geboekt. Een deel van iedere kostenpost hoort bij de werkmaatschappijen. De bedragen lopen zonder btw-facturen via de rekening-courant, omdat iedereen de vennootschappen als één groep beschouwt.
De boekingen ogen alledaags. Het geld is binnen dezelfde familie van vennootschappen gebleven. Toch hangt de btw-positie van meer af dan gemeenschappelijk eigendom en vertrouwde boekhoudkundige gewoonten.
Artikel 7,lid 4, van de Wet op de omzetbelasting 1968 maakt het mogelijk om afzonderlijke ondernemers als één ondernemer aan te merken wanneer zij financieel, organisatorisch en economisch verweven zijn. De Belastingdienst beoordeelt deze voorwaarden in samenhang. Een holdingstructuur kan aan de financiële verwevenheid voldoen, maar daarmee staat nog niet vast hoe de vennootschappen worden aangestuurd of dat hun economische activiteiten voldoende met elkaar verbonden zijn.
De praktische vraag is eenvoudig. Als de btw-behandeling morgen wordt onderzocht, kan de groep dan uitleggen wie iedere vennootschap aanstuurt, wat de activiteiten met elkaar verbindt, welke diensten tussen de entiteiten worden verricht en waarom het grootboek die werkelijkheid weerspiegelt?
Eigendom is slechts de eerste band
Van financiële verwevenheid is sprake wanneer meer dan de helft van de aandelen, met de bijbehorende zeggenschap, in iedere onderneming direct of indirect in dezelfde handen is. Veel door een oprichter geleide groepen kunnen dit snel aantonen.
Organisatorische verwevenheid gaat verder. Het draait om de feitelijke leiding. Functioneert één overkoepelende leiding als een eenheid, of is het ene management in de praktijk ondergeschikt aan het andere? Statutaire functies geven een aanwijzing, maar beslissingsbevoegdheden, budgetten, rapportagelijnen en het werkelijke gedrag zeggen meer.
Economische verwevenheid stelt weer een andere vraag. De vennootschappen kunnen in hoofdzaak hetzelfde economische doel nastreven, overwegend aanvullende activiteiten verrichten of anderszins een betekenisvolle economische relatie onderhouden. Een portefeuille met verschillende klanten, producten en managementteams vertelt een ander verhaal dan een groep die personeel, markten en dagelijkse werkzaamheden deelt.
Juist hier kan een structuur ongemerkt uit de pas gaan lopen. De oprichter ziet nog altijd één familie van ondernemingen. Intussen heeft de ene dochtermaatschappij een eigen markt ontwikkeld, heeft een andere externe investeerders aangetrokken en verricht een derde vrijgestelde activiteiten. Operationele beslissingen verschuiven naar het lokale management, terwijl oude intercompanyafspraken ongewijzigd blijven.
Dertig jaar ervaring met de Nederlandse bedrijfsadministratie heeft mij geleerd dat zulke verschillen zelden met één ingrijpend besluit beginnen. Ze ontstaan tijdens geleidelijke groei. Eerst verandert de organisatie. De overeenkomsten, btw-behandeling en kostenverdelingen volgen vaak veel later.
Een rekening-courant verklaart de dienst niet
Een rekening-courantboeking legt vast dat waarde tussen vennootschappen is verschoven. Zij vermeldt niet welke werkzaamheden zijn verricht, wie de afnemer is, waarop het bedrag is gebaseerd, wanneer de prestatie plaatsvond of hoe die voor de btw wordt behandeld.
Dat onderscheid is van belang wanneer de transactie niet onder een geldige fiscale eenheid voor de btw valt. Een vergoeding voor management- of gedeelde diensten kan dan een belaste prestatie zijn. Binnen het algemene factuurstelsel moet de dienstverrichter doorgaans een factuur uitreiken, waarbij de factuurdatum bepaalt in welk aangiftetijdvak de btw valt. De afnemer kan de voorbelasting alleen aftrekken als de factuur, de werkelijke prestatie, het zakelijke gebruik en de eigen activiteiten die aftrek ondersteunen.
Aftrek is binnen een groep niet vanzelfsprekend. Een vennootschap die vrijgestelde prestaties verricht, kan slechts een beperkt recht op aftrek hebben. Voor een startup die kapitaal ophaalt of activiteiten verricht zonder belaste omzet kan de uitkomst anders zijn. Btw die ogenschijnlijk alleen van de ene naar de andere zak verhuist, kan zo een blijvende kostenpost, een timingverschil of een liquiditeitstekort veroorzaken.
Ook de tegenovergestelde situatie heeft gewicht. Binnen een geldige fiscale eenheid blijven interne prestaties buiten de btw. De leden brengen elkaar voor die prestaties geen btw in rekening en reiken daarvoor geen facturen uit. De fiscale eenheid kan één btw-aangifte indienen, al kan op verzoek afzonderlijk aangifte worden gedaan.
Daar staat een gezamenlijke aansprakelijkheid tegenover. Alle leden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de btw-schulden van de fiscale eenheid. Geen btw op interne doorbelastingen kan praktisch zijn, maar verbindt een gezonde werkmaatschappij ook met zwakkere of nieuwere entiteiten binnen dezelfde fiscale eenheid.
De administratie moet de onderneming volgen
Ik beschouw een fiscale eenheid voor de btw als een operationele positie met fiscale gevolgen. De sterkste administratie is niet de dikste map. Het is de administratie waarin de juridische structuur, de feitelijke aansturing, de commerciële relaties, de kostenverdelingen en de btw-aangiften hetzelfde verhaal vertellen.
Voor een kleine groep begint een zinvolle beoordeling bij de manier waarop de vennootschappen vandaag functioneren. Wie keurt uitgaven goed? Bij welke entiteit is het personeel in dienst? Welke vennootschap onderhandelt met klanten? Wie draagt het commerciële risico? Welke diensten verricht de holding daadwerkelijk? Leg de antwoorden naast de intercompanyovereenkomsten, managementrapportages, budgetten en grootboekboekingen.
Ook de formele positie verdient aandacht. Artikel 7, lid 4, voorziet in een voor bezwaar vatbare beschikking van de inspecteur. De Belastingdienst vermeldt daarnaast dat ondernemingen ook zonder zo’n beschikking als fiscale eenheid kunnen handelen wanneer zij aantoonbaar aan de materiële voorwaarden voldoen. Een formele beschikking is daarom niet de volledige analyse. De operationele feiten moeten de gekozen positie blijven dragen.
De btw-administratie moet in het algemeen zeven jaar worden bewaard. Dat is lang genoeg om bestuurders, activiteiten en marktverhoudingen aanzienlijk te laten veranderen. Een beoordeling na een overname, de oprichting van een nieuwe dochter, een managementwissel of de start van een nieuwe bedrijfsactiviteit is nuttiger dan wachten tot de jaarrekening een verouderde aanname blootlegt.
Ga terug naar de kwartaalafsluiting. De accountant zou niet hoeven raden of een kostenpost binnen de fiscale eenheid valt of dat een factuur nodig is. Het antwoord zou al zichtbaar moeten zijn in de wijze waarop de vennootschappen worden bestuurd, het werk wordt uitgevoerd en de doorbelastingen worden vastgelegd.
Een Nederlandse holding kan commercieel nauw verbonden zijn zonder voor de btw één ondernemer te vormen. Zij kan ook wel kwalificeren, maar daarbij een ruimere aansprakelijkheid dragen dan de oprichter aanvankelijk besefte. Goed oordeel bevindt zich tussen die twee werkelijkheden. Het doel is niet om meer papier te produceren, maar om ervoor te zorgen dat eigendom, werkzaamheden, btw en geldstromen nog steeds dezelfde kant op bewegen.
Als de bedrijfsvoering van uw groep is veranderd, laat dan toetsen of de btw-positie nog aansluit op de feitelijke aansturing en samenwerking.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.
Bronnen
- Geen fiscale eenheid btw zonder bewijs van verwevenheid - Taxence
- Wettenbank - Statutory basis and formal VAT-group position
- Belastingdienst - Three required links: financial, organisational and economic
- Belastingdienst - Consequences if a VAT group exists
- Belastingdienst - Invoicing, VAT timing and current-account entries
- Belastingdienst - Input VAT recovery and proof of the underlying transaction
- Belastingdienst - Audit-ready VAT administration
- Belastingdienst
