Een Belgische thuiswerkplek kan één Nederlands salaris in drieën delen

Grensoverschrijdende flexibiliteit werkt alleen als fiscaliteit, sociale zekerheid en werkdagenregistratie op elkaar aansluiten.

Een Nederlands adviesbureau neemt een ervaren medewerker aan die in de buurt van Antwerpen woont. Het kantoor staat in Breda, de klanten zijn voornamelijk Nederlands en twee thuiswerkdagen maken de functie aantrekkelijk. In de arbeidsovereenkomst worden beide werklocaties genoemd, de salarisadministratie ontvangt de loongegevens en de eerste maand begint.

Dan komen er drie vragen. Kan de Belgische thuiswerkplek een belastbare bedrijfsaanwezigheid vormen?Waar wordt het salaris belast? En in welk land is de werknemer sociaal verzekerd? Het lijken verschillende versies van dezelfde kwestie. Dat zijn het niet.

Dat onderscheid speelt een centrale rol in de Nederlandse behandeling van de aanbevelingen van het Benelux-Parlement over grensoverschrijdend telewerk. In maart 2026 liet de regering de Eerste Kamer weten dat het onderwerp voor dat jaar op de Benelux-agenda was geplaatst. Het beleid beweegt richting meer coördinatie. Werkgevers hebben intussen nog steeds te maken met afzonderlijke stelsels voor belasting, loonadministratie en sociale zekerheid.

Eén werknemer, drie beoordelingen

De meeste duidelijkheid bestaat over vaste inrichtingen. Nederland en België hebben in 2023 verduidelijkt hoe hun bestaande belastingverdrag wordt toegepast wanneer een werknemer over de grens thuiswerkt. Thuiswerken gedurende maximaal de helft van de jaarlijkse arbeidstijd leidt op zichzelf niet tot een vaste inrichting voor de werkgever.

Dat houvast heeft een afgebakende functie. Het gaat om de vraag of de buitenlandse thuiswerkplek een belastbare bedrijfsaanwezigheid vormt. Voor de belastingheffing over het salaris, de inhouding van loonheffingen en de sociale zekerheid zijn afzonderlijke beoordelingen nodig. De Nederlands-Belgische regeling zegt bovendien niets over andere landen, zoals Duitsland, waar andere regels gelden.

Een ondernemer kan “50 procent” horen en denken dat de hele zaak daarmee is afgedaan. In de praktijk beantwoordt dat percentage slechts één vraag. Hetzelfde werkpatroon moet nog steeds worden getoetst aan de regels voor loonbelasting en sociale zekerheid.

Een thuiswerkclausule kan de volledige regeling niet dragen. De overeenkomst legt vast wat werkgever en werknemer hebben beoogd. De salarisadministratie moet aansluiten bij wat er werkelijk is gebeurd. Als twee Belgische thuiswerkdagen er drie worden, het klantwerk in Nederland toeneemt of het patroon informeel verandert, verliest de oorspronkelijke formulering veel van haar praktische waarde.

De kalender heeft fiscale gevolgen

De voorlichting van de Belastingdienst begint bij een bekend verdragsbeginsel: inkomen uit dienstbetrekking mag worden belast waar het werk fysiek wordt uitgevoerd. De veelgenoemde 183-dagenregeling bestaat uit een samenstel van voorwaarden. Het is geen eenvoudige toestemming om 182 dagen in het buitenland te werken.

Drie voorwaarden gelden naast elkaar. De werknemer moet binnen de dagengrens van het toepasselijke verdrag blijven. De werkgever mag niet gevestigd zijn in het werkland. De loonkosten mogen niet worden gedragen door een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger in dat land. Het verdrag en de feitelijke omstandigheden bepalen samen de uitkomst.

Ook de dagentelling verrast veel werkgevers. Voor Nederlandse verdragsberekeningen kan de tijd in het werkland mede bestaan uit weekenden, ziektedagen, feestdagen, verlofdagen en vakanties. Een gedeelte van een dag kan als een volledige dag meetellen. Bovendien kan de relevante meetperiode per verdrag verschillen.

Voor een kleine werkgever draait dit minder om fiscale theorie dan om de maandelijkse invoer voor de salarisadministratie. Sluit die nog aan bij de werkelijke reisbewegingen van de werknemer? Agenda’s, reisdeclaraties en urenregistraties staan vaak in verschillende systemen. Wanneer een adviseur later vraagt waar het werk is uitgevoerd, moet het antwoord soms uit herinneringen worden gereconstrueerd.

Het adviesbureau in Breda kan zich comfortabel voelen bij de beoordeling van de vaste inrichting en toch een betrouwbare verdeling van Belgische en Nederlandse werkdagen nodig hebben. De werknemer kan bovendien in beide landen aangifteverplichtingen hebben. Een nette Nederlandse loonstrook betekent nog niet dat de grensoverschrijdende positie volledig is afgehandeld.

Sociale zekerheid volgt een eigen route

Sociale zekerheid vormt een extra laag. De Rijksoverheid legt uit dat werken buiten Nederland kan veranderen onder welke wetgeving iemand verzekerd is. De gevolgen kunnen doorwerken in werknemersverzekeringen, de zorgverzekering en de pensioenopbouw, waaronder de Nederlandse AOW-positie.

Europese afspraken bieden onder voorwaarden een route voor structureel grensoverschrijdend telewerk. Binnen het door de Nederlandse overheid beschreven kader kan een werknemer tot de helft van de totale arbeidstijd vanuit het woonland werken en sociaal verzekerd blijven in het land van de werkgever, mits aan de voorwaarden wordt voldaan. Dit is een regeling voor sociale zekerheid, geen vrijstelling van loonbelasting.

Dat onderscheid is aan de keukentafel net zo belangrijk als in de salarisadministratie. Werknemers vragen doorgaans welk bedrag op hun bankrekening verschijnt. Later kunnen vragen volgen over de zorgverzekering, pensioenopbouw of premies die onder het verkeerde stelsel zijn betaald. Een arbeidsvoorwaarde die met goede bedoelingen is aangeboden, kan voor beide partijen uitlopen op een ongemakkelijke correctie.

Een klein bedrijf heeft voor één medewerker die in België woont geen internationale mobilityafdeling nodig. Er moet wel iemand zijn die weet welke werknemers regelmatig in het buitenland werken, welk patroon is goedgekeurd, hoe wijzigingen worden gemeld en wanneer de salarisadministratie of een adviseur de gevolgen opnieuw moet beoordelen.

Maak flexibiliteit zichtbaar

Een deugdelijke administratie verbindt de arbeidsovereenkomst, het verwachte werkpatroon, de feitelijke werklocaties, goedgekeurde afwijkingen, de verwerking in de salarisadministratie en de relevante socialezekerheidsdocumenten. Welke stukken precies nodig zijn, hangt af van de situatie. Het uitgangspunt is eenvoudig: het bedrijf moet kunnen uitleggen waarom de loonverwerking een bepaalde route heeft gevolgd.

Er speelt ook een margevraag. Grensoverschrijdende flexibiliteit kan helpen bij het aantrekken en behouden van personeel, vooral in software, ontwerp, techniek, verkoop en zakelijke dienstverlening. De administratie brengt echter kosten met zich mee. Adviesuren, aanpassingen in de salarisadministratie en periodieke controles horen bij de werkelijke kosten van deze werknemer.

Bij een opdracht met een lage marge verdwijnen die uren niet wanneer de ondernemer ze negeert; ze verschuiven alleen naar diens avonduren. Betere coördinatie binnen de Benelux kan de wrijving later verminderen, maar houdt de registratie van de huidige werkdagen niet bij. Die verantwoordelijkheid blijft bij het bedrijf liggen.

Terug in Breda kan de aanstelling nog steeds een volkomen verstandige beslissing zijn. De werknemer krijgt flexibiliteit, de werkgever haalt schaarse ervaring binnen en de grens ligt op korte rijafstand. De administratieve grens is aanzienlijk breder. Met een goede administratie blijft die grens begaanbaar, zonder dat een gewone thuiswerkafspraak telkens opnieuw voor verrassingen zorgt.

De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan Geraedts. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Linda Pavan Geraedts vóór publicatie.

Bronnen

• Nederland zet in op afspraken over grensoverschrijdend telewerk - Taxence
• Rijksoverheid - Latest Dutch policy position on Benelux cross-border telework
• Rijksoverheid - Benelux recommendation and policy ambition
• Rijksoverheid - Permanent-establishment risk for Netherlands-Belgium homeworking
• Belastingdienst - Wage-tax allocation and the 183-day treaty test
• Belastingdienst - Netherlands-Belgium treaty position for employees
• Rijksoverheid - Social-security exposure remains a separate track
• Rijksoverheid - Practical consequences of losing Dutch social-security coverage