Een Nederlandse ontslaguitspraak laat zien waarom declaraties en bedrijfsmiddelen aan beide kanten bewijs vereisen.
Een manager ontvangt laat op vrijdag een restaurantbon. Het bedrag blijft net onder de bedrijfsgrens. De afbeelding ziet er verzorgd uit, de toelichting klinkt aannemelijk en maandag sluit de salarisverwerking. Goedkeuren kost tien seconden.
Die alledaagse situatie roept nu een scherpere vraag op.Op 13 augustus 2026 bekrachtigde de Rechtbank Noord-Holland een ontslag op staande voet wegens onjuiste kilometerdeclaraties en met AI aangepaste of gereconstrueerde onkostendocumenten. De uitspraak, ECLI:NL:RBNHO:2026:10263, betrof structureel handelen en niet één onzorgvuldig ingevulde declaratie.
De werknemer had kilometers gedeclareerd vanaf een adres waarheen hij niet was verhuisd. Andere declaraties hadden betrekking op ritten waarbij hij met een collega meereed en op privéreizen. De rechtbank beoordeelde ook restaurantbonnen waarvan de totalen waren aangepast om binnen de werkgeverslimiet te blijven, evenals gereconstrueerde bonnen waarvan de originelen naar eigen zeggen kwijt of onleesbaar waren.
De rechtbank liet het ontslag in stand en oordeelde dat sprake was van ernstig verwijtbaar handelen. De werknemer had geen recht op een transitievergoeding. Toch verloor de werkgever een ander deel van het geschil: een inhouding van € 1.761 voor bedrijfsapparatuur die niet zou zijn ingeleverd. De werkgever kon niet bewijzen dat de werknemer die apparatuur onder zich had.
Bewijs moet twee kanten op werken
Juist dat verschil vormt de werkelijke complianceles. De werkgever had voldoende bewijs voor een ingrijpende arbeidsrechtelijke maatregel, maar niet voor het terugvorderen van de waarde van bepaalde apparatuur. Eén arbeidsrelatie leidde tot twee verschillende uitkomsten, omdat iedere vordering een eigen feitelijke onderbouwing nodig had.
Ik lees dit minder als een verhaal over AI dan als een waarschuwing tegen zekerheid zonder onderbouwing. Een bon kan overtuigend ogen. Ook het vermoeden dat een telefoon ontbreekt, kan overtuigend aanvoelen. Maar noch de uiterlijke schijn, noch een sterke overtuiging vertelt de rechter wat er werkelijk is gebeurd.
Kleine ondernemingen verwerken onkosten vaak op basis van vertrouwen, omdat vertrouwen het werk gaande houdt. Een leidinggevende keurt tussen twee klantgesprekken door een kilometerdeclaratie goed. Een oprichter geeft een laptop mee zonder het serienummer te registreren. Een boekhouder verwerkt een onkostenpost omdat de manager al akkoord heeft gegeven. Op zichzelf lijkt iedere beslissing redelijk.
De zwakte wordt zichtbaar wanneer die registraties op elkaar moeten aansluiten. Een kilometerdeclaratie hoort overeen te komen met de route, het werkrooster, het klantbezoek en het vervoermiddel. Bij een uitgave moeten de oorspronkelijke bron, het zakelijke doel en de goedkeuring bewaard blijven. Voor een bedrijfsmiddel is een registratie van uitgifte, beheer en teruggave nodig. Het zijn afzonderlijke registraties, ook als ze dezelfde werknemer betreffen.
AI verandert het document, niet de verplichting
AI kan een aangepast document er ordelijk uit laten zien, maar de onderliggende vragen blijven eenvoudig. Heeft de rit plaatsgevonden? Zijn de kosten werkelijk gemaakt? Wie heeft ze goedgekeurd? Hoe is het bedrag in de loonverwerking of administratie terechtgekomen?
De afbeelding van een bon is maar één deel van het verhaal. Een restaurantbon die precies binnen het bedrijfsmaximum valt, kan botsen met het oorspronkelijke betaalbewijs. Een kilometerdeclaratie kan rekenkundig kloppen terwijl de werknemer met iemand anders is meegereden. De sterkste controle is niet visuele perfectie, maar samenhang tussen gewone bedrijfsregistraties.
Ook het fiscale tarief kan schijnzekerheid geven. Vanaf 1 januari 2026 bedraagt de maximale onbelaste kilometervergoeding € 0,25 per kilometer, na een verhoging met terugwerkende kracht vanaf € 0,23. De declaraties in deze zaak hadden vooral betrekking op 2025, toen het bedrag € 0,23 was.
Die bedragen gaan over de fiscale behandeling. Ze bepalen niet of een bepaalde rit daadwerkelijk is gemaakt of dat een werknemer volgens de regeling van de werkgever recht heeft op vergoeding. Zodra een declaratie in de salarisverwerking is opgenomen, kan een foutloze verwerking de gebrekkige onderbouwing niet herstellen. De loonrun kan formeel juist zijn terwijl de declaratie inhoudelijk onjuist blijft.
Een zorgvuldig proces is óók een controle
Voor ontslag op staande voet geldt een hoge drempel. Volgens de overheidsinformatie moet er een dringende reden zijn die onmiddellijk wordt meegedeeld. In de Noord-Hollandse uitspraak ging het om herhaalde onjuiste declaraties, aangepast bewijsmateriaal, de vertrouwenspositie van de werknemer en alle omstandigheden van de arbeidsrelatie.
Eén fout hoort niet automatisch tot dezelfde reactie te leiden. De praktische discipline is om de relevante gegevens veilig te stellen, vast te stellen wat er is gebeurd en de precieze overtreding te bepalen voordat over een sanctie wordt beslist. Bij ontslag op staande voet is snelheid belangrijk, maar haast zonder feiten kan het probleem vergroten.
Zorgvuldigheid betekent ook dat grenzen worden bewaakt. Als een twijfelachtige declaratie betrekking heeft op een ziektedag, kan het onderzoek zich richten op de rit, het werkrooster en de declaratie. Het hoeft niet uit te groeien tot een onbeperkte zoektocht in medische informatie. Declaratiebewijs, verzuimadministratie en gevoelige gezondheidsgegevens dienen verschillende doelen en mogen niet door elkaar gaan lopen.
Voor de manager op vrijdag betekent dit dat een ongebruikelijke bon een aparte uitzonderingsroute moet volgen. Als het origineel verloren is gegaan, moet het vervangende document herkenbaar zijn als reconstructie en worden ondersteund door een ander gegeven, zoals een betaalbewijs en een schriftelijke toelichting. Het mag niet geruisloos het systeem ingaan alsof het een origineel is.
De stille kosten worden zichtbaar bij vertrek
Herhaalde te hoge declaraties kunnen de marge met kleine bedragen uithollen. Het grotere verlies komt vaak pas aan het licht wanneer het dienstverband eindigt. Vakantiegeld, openstaande onkosten, vermeende te hoge betalingen en bedrijfseigendommen komen dan samen in één gespannen eindafrekening.
Dat is het slechtst denkbare moment om te ontdekken dat niemand heeft vastgelegd welke werknemer welke telefoon ontving. Een sterk declaratieonderzoek kan dat gebrek niet herstellen. Evenmin mag een inhouding op de laatste loonbetaling een kortere weg worden voor een vordering die de onderneming niet kan onderbouwen.
Een beperkte controle kan de zwakke plekken blootleggen voordat een conflict dat doet. Een kleine steekproef van kilometerdeclaraties kan worden vergeleken met roosters en klantafspraken. Carpoolritten kunnen duidelijk worden geregistreerd. Telefoons, laptops, tablets en sleutels kunnen worden voorzien van een uitgiftedatum, serienummer, toegewezen gebruiker en ontvangstbevestiging bij teruggave. Managers kunnen weten bij wie zij terechtkunnen wanneer een declaratie afwijkt.
Daarvoor is geen zwaar complianceapparaat nodig. Er is alleen voldoende discipline nodig om normale declaraties eenvoudig en uitzonderingen zichtbaar te maken. Vertrouwen blijft waardevol, maar goede registraties beschermen dat vertrouwen tegen gebrekkig geheugen, tijdsdruk en aannames.
De Noord-Hollandse uitspraak bevat een evenwichtige boodschap. Een onderneming kan gelijk hebben over ernstig wangedrag en tegelijk ongelijk over geld dat zij wil terugvorderen. De volwassen reactie is niet om overal wantrouwen te zaaien. Zij bestaat uit bewijs in beide richtingen, vastgelegd zolang de arbeidsrelatie nog gewoon verloopt.
Als uw declaratie-, loon- of activaregistratie ruimte laat voor twijfel, helpen wij u de bewijspositie te versterken voordat een geschil ontstaat.
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel te vormen. AI is alleen gebruikt als schrijfhulp. De uiteindelijke Nederlandse tekst is persoonlijk beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan vóór publicatie.
Bronnen
- Terecht ontslag op staande voet voor onjuiste km-declaraties en onkostendeclaraties via AI · Salaris Vanmorgen
- Rechtspraak - Verified court decision on false travel and expense claims
- Rijksoverheid - Immediate dismissal and serious culpability
- Belastingdienst - Current fiscal treatment of employee travel reimbursements
- Belastingdienst - Travel and expense reimbursements under the work-related costs scheme
- UWV - No-risk policy and sickness context
- Rijksoverheid - Right to compensation after dismissal
