Dinsdagmiddag om vier uur ontdekt een kleine werkgever dat twee urenstaten ontbreken. Morgen gaat de loonverwerking dicht. Eén inkoopfactuur staat in een privé-inbox en in de RI&E wordt nog altijd een werknemer genoemd die maanden geleden vertrok. Op zichzelf is geen van die problemen dramatisch. Samen trekken ze de ondernemer weg bij zijn klanten en het herstelwerk in.
Een nieuw onderzoek van PwC heeft de kosten van regelnaleving weer op de publieke agenda gezet. Het bruikbaardere officiële signaal kwam kort daarvoor. Op 29 juni meldde het kabinet dat 403 regels voor ondernemers waren geschrapt, vereenvoudigd of anderszins aangepakt. De oorspronkelijke doelstelling was 500 vóór de zomer.
That is movement, but a count is not yet relief. A founder feels relief when a recurring form disappears, one notification replaces two, or an adviser no longer has to correct the same data every month.
Waar de uren weglekken
For a small company, compliance rarely belongs to a compliance department. It sits with the founder, office manager, bookkeeper, payroll contact or person who happens to understand the relevant portal.
Het werk wordt duur door onderbrekingen. Een urenstaat komt te laat binnen, waardoor de salarisadministratie moet worden gecorrigeerd. Een factuur mist bewijsstukken, waardoor de btw-positie onduidelijk blijft. Klantgegevens staan in het ene systeem en de boeking in een ander. Elk gat leidt tot nog een e-mail, telefoontje of handmatige controle.
Die druk doet ertoe nu de capaciteit al krap is. Volgens het CBS zag begin van het tweede kwartaal van 2026 nog altijd meer dan 30 procent van de ondervraagde ondernemers personeelstekorten als een belemmering. Het ondernemersvertrouwen in de niet-financiële sector stond op min 14,8.
Die cijfers schetsen de omgeving waarin administratieve verspilling duurder wordt. Als mensen schaars zijn en ondernemers voorzichtig opereren, concurreert iedere herhaalde invoer met verkoop, incasso, levering en aandacht voor medewerkers.
Ook het beeld van de productiviteit vraagt om enige zorgvuldigheid. De arbeidsproductiviteit in Nederland steeg in 2025 met 2,4 procent, de sterkste toename in twintig jaar, na dalingen in 2023 en 2024. De gemiddelde groei per jaar bedroeg in het voorafgaande decennium slechts 0,3 procent. Voor een bedrijf is de nuttige vraag praktisch: beschermen schaarse, deskundige uren iets belangrijks, of reconstrueren ze slechts wat gisteren al is gedaan?
Niet elk document is ballast
Er is een verleiding om alle naleving van regels af te doen als papierwerk. Dat is te gemakkelijk en soms gevaarlijk.
Neem de RI&E, de Nederlandse risico-inventarisatie en -evaluatie. Werkgevers met personeel moeten risico’s op de werkvloer in kaart brengen en die verbinden aan maatregelen, termijnen en verantwoordelijkheden. De Nederlandse Arbeidsinspectie meldde dat 68 procent van de bedrijven tijdens haar toezicht in 2024 en 2025 over een RI&E beschikte. Meer dan drie op de tien bedrijven ontbeerden daarmee een basisonderdeel van het arbobeleid.
Een RI&E kan een verouderd document worden dat alleen voor een inspectie uit de kast komt. Maar het document kan de eigenaar ook laten zien dat hijswerktuigen aandacht nodig hebben, medewerkers onvoldoende instructie krijgen of niemand verantwoordelijk is voor een corrigerende maatregel. De waarde zit erin dat de RI&E de werkvloer verandert.
Voor de fiscale administratie geldt iets vergelijkbaars. De Belastingdienst verlangt van ondernemers dat zij een administratie bijhouden voor hun belastingaangiften. De kerngegevens moeten doorgaans zeven jaar worden bewaard, al gelden in sommige gevallen langere termijnen. Facturen, bankafschriften, contracten en onderliggende berekeningen kunnen allemaal deel uitmaken van die administratie.
Die gegevens laten ook zien wie nog moet betalen, welke leveranciers niet zijn voldaan, hoeveel de loonbetaling van de bankrekening haalt en of de marge terugloopt. Naleving van regels en grip op de onderneming beginnen vaak bij hetzelfde brondocument. Verspilling ontstaat wanneer dat document te laat binnenkomt, meerdere keren moet worden ingevoerd of niet aan de onderliggende transactie kan worden gekoppeld.
De last is ongelijk verdeeld
Onderzoek van de overheid naar drie modelbedrijven in het midden- en kleinbedrijf kwam uit op 64 tot 80 wettelijke verplichtingen per bedrijf. De geraamde jaarlijkse lasten liepen sterk uiteen: ongeveer €494.000 voor de chemische producent, €54.000 voor het autobedrijf en €98.000 voor de financieel adviseur.
Het gaat om ramingen voor modelbedrijven, niet om prijskaartjes die voor iedere ondernemer gelden. De waarde zit in het contrast. Een chemisch bedrijf werkt met veiligheids-, milieu- en technische onderbouwing. Een garage brengt werkplaatsadministratie, klantwerk en personeelszaken bij elkaar. Een financieel adviseur verkoopt een dienst waarbij klantdocumentatie zelf onderdeel van het product is.
Algemene klachten over regeldruk leiden zelden tot een bruikbaar besluit. Een betere beoordeling begint dichter bij het bureau. Welke taak beschermt werknemers, de fiscale juistheid, klanten of de liquiditeit? Welke taak herhaalt informatie die al ergens anders beschikbaar is? Wie beheert het bewijs en wanneer ziet die persoon dat iets te laat dreigt te raken?
De herziene Bedrijfseffectentoets van de overheid wijst op een veelbelovende beleidsrichting. Voor nieuwe rapportageverplichtingen geldt een ‘nee, tenzij’-principe; bovendien moet expliciet worden gekeken naar vrijstellingen of een lichtere uitvoering voor kleinere bedrijven. Aangekondigde maatregelen zijn onder meer de digitale verwerking van bepaalde meldingen aan de Belastingdienst en verbeteringen aan sectorale RI&E-modellen.
Vereenvoudiging telt binnen een bedrijf pas mee wanneer er daadwerkelijk een stap verdwijnt.
Rustiger grip
Ik zou beginnen bij de correcties. Vraag de boekhouder of salarisverwerker welke terugkerende fouten de meeste tijd kosten. Volg één herhaalde invoer door de salarisadministratie, de boekhouding en de operationele systemen. Controleer of facturen, uren en personeelswijzigingen op een voorspelbare dag binnenkomen.
Dat is geen grootse transformatie. Het is een stillere vorm van besturen. Eén persoon is verantwoordelijk voor de taak, het bewijs ligt op één plek en de leiding ziet vertraging voordat een deadline in een noodgeval verandert.
Terug aan dat bureau op dinsdagmiddag zit de echte winst niet in een beleidsaankondiging. Die zit erin dat de urenstaten maandag al binnenkwamen, de factuur één keer in de administratie is verwerkt en de actie uit de RI&E een eigenaar heeft. De oprichter kan dan terug naar de klant voordat de werkdag voorbij is.
Nederland kan honderden regels vereenvoudigen. Kleine bedrijven zullen het resultaat afrekenen in teruggewonnen uren, een schonere administratie en minder onderbrekingen. Daar verdient regeldrukvermindering uiteindelijk haar naam.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw bedrijf?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Kosten van het naleven van wet- en regelgeving kost Nederlandse economie 16,8 miljard euro per jaar
- Rijksoverheid - Latest national deregulation programme outcome
- Rijksoverheid - Small-business regulatory burden measured by business type
- CBS - Productivity trend after the 2024 compliance-cost estimate
- CBS - Business confidence and operating capacity
- Nederlandse Arbeidsinspectie - Workplace safety documentation as a necessary control
- Belastingdienst - Tax record retention and the business value of an orderly ledger
- Rijksoverheid
