An international specialist accepts a Dutch job. The founder has discussed take-home pay, the recruiter has celebrated, and payroll expects the 30% facility to continue. Then someone notices that the employee left the previous employer more than three months before the new employment contract came into existence.
That boundary deserves attention. Article 10ed of the Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 governs an external change of withholding agent. No more than three months may pass between the end of the former employment and the conclusion of the new employment contract.
Continuation is not automatic. The employee and new employer submit a joint request, and the new employer must establish that the employee still qualifies as an incoming employee. The Supreme Court confirmed in 2016 that the three-month boundary is a fixed condition.
The clocks do not agree
Il processo di selezione genera più date di quanto si immagini. Ci sono la fine del precedente rapporto, l’offerta, l’accettazione, la firma del contratto, il primo giorno di lavoro, la data della richiesta e il primo cedolino. Ciascuno tende a ricordare la data che riguarda il proprio pezzo di lavoro.
La legge guarda al momento in cui il nuovo contratto di lavoro è stato concluso. Anche le indicazioni della Belastingdienst fanno riferimento all’inizio dell’attività entro tre mesi. La procedura di richiesta per il 2026 chiede un contratto firmato e, se la firma è avvenuta più tardi, la prova che l’accordo si sia perfezionato entro quel termine.
Una cronologia completa diventa quindi un documento di controllo essenziale. Un’offerta accettata, un contratto firmato e il primo giorno di lavoro possono essere distanziati di settimane. L’ufficio paghe non dovrebbe essere costretto a ricostruire la sequenza dopo che il trattamento fiscale è già comparso in busta paga.
Si consideri una software company che assume uno specialista il cui precedente impiego è terminato il 31 marzo. La direzione commerciale concorda i termini principali a giugno. L’ufficio legale completa il contratto a luglio e il dipendente inizia ad agosto. Stabilire se a giugno si sia già concluso un contratto di lavoro incide ora sul trattamento fiscale alla base del pacchetto promesso.
Promise meets payroll
Nel 2026 il requisito retributivo ordinario impone un reddito qualificante superiore a 48.013 euro, al netto del rimborso esentasse. Per un dipendente idoneo di età inferiore ai 30 anni con un master qualificante, la soglia è superiore a 36.497 euro. Il rimborso massimo non imponibile è pari a 78.600 euro per un anno intero. Si raggiunge con una retribuzione annua pari o superiore a 262.000 euro.
Questi importi trasformano una questione di calendario in una decisione commerciale. Se la prosecuzione non consente di mantenere il trattamento in busta paga, il dipendente potrebbe ricevere un netto inferiore alle attese. Il datore potrebbe trovarsi di fronte a una richiesta di compensazione o di gross-up. Un benefit di recruiting può diventare un costo mensile imprevisto.
L’alternativa non è sempre lineare. Dal 1° gennaio 2026, i costi aggiuntivi della vita nei Paesi Bassi e le telefonate private con il Paese d’origine non possono più essere rimborsati in esenzione fiscale secondo le regole ETK. Sostituire l’expatregeling con rimborsi spese può quindi produrre un risultato fiscale molto diverso.
Anche il pacchetto va valutato sul lungo periodo. La percentuale massima resta al 30% nel 2026. Dal 2027 scende al 27% per i nuovi ingressi interessati, fatte salve le regole transitorie. Il fondatore deve sapere quale aliquota e quale durata residua sostengano l’aspettativa di retribuzione netta discussa in fase di assunzione.
La software company si trova così davanti a un problema umano oltre che a un problema paghe. Il dipendente potrebbe aver scelto casa, scuola o budget di trasferimento sulla base dell’importo mensile atteso. Una correzione tecnicamente impeccabile in busta paga può comunque compromettere la fiducia, se in fase di assunzione l’azienda ha promesso più di quanto sia in grado di sostenere.
Ownership before paperwork
Il passaggio all’interno di un gruppo designato e coerente di sostituti d’imposta segue una procedura distinta presso la Belastingdienst. Se le condizioni sono rispettate, il provvedimento esistente può restare valido. La differenza è facile da trascurare durante una ristrutturazione, un’acquisizione o una migrazione paghe, perché per il dipendente potrebbe non cambiare nulla di visibile.
Il datore di lavoro giuridico può cambiare mentre restano identici scrivania, responsabile e mansioni. Per questo il passaggio societario è una questione di controllo paghe, non una semplice pratica HR. Prima di dare per scontata la continuità, qualcuno deve stabilire se si tratti di un cambio esterno, di un passaggio interno al gruppo o di un’operazione più ampia.
Il controllo annuale della retribuzione è un altro passaggio essenziale. La Belastingdienst impone ai datori di verificare che la soglia di reddito continui a essere rispettata. Se la retribuzione annua scende sotto l’importo indicizzato, il regime termina dal 1° gennaio di quell’anno. Le precedenti dichiarazioni delle ritenute devono quindi essere rettificate.
Retribuzione variabile, congedi non retribuiti e variazioni dell’orario possono incidere. Lo stesso vale per un aumento che arriva più tardi del previsto. Il calcolo paghe deve essere coerente con l’offerta, il contratto e la retribuzione effettivamente corrisposta.
La risposta utile è semplice. Una persona — in HR, nell’ufficio paghe o in finanza — deve essere responsabile della cronologia prima del primo cedolino. Deve avere la data di fine del precedente rapporto, la prova del contratto, il primo giorno di lavoro, lo stato della richiesta, il calcolo della retribuzione e le condizioni promesse in fase di assunzione.
A deadline is not a labour-market opinion
Nel secondo trimestre del 2026 il CBS ha registrato 375.000 posti vacanti, pari a 95 posizioni aperte ogni 100 disoccupati. Il mercato resta teso, soprattutto per le imprese che cercano profili specialistici. È anche per questo che i datori costruiscono pacchetti retributivi intorno a talenti che non vogliono perdere.
La pressione del mercato non elimina però la necessità di una documentazione paghe ordinata. Un team di recruiting sotto pressione può negoziare rapidamente e documentare con lentezza. Il fondatore approva il pacchetto in una riunione, mentre contratto, richiesta fiscale e istruzioni per le paghe passano su tre scrivanie diverse.
Tre mesi sembrano un margine ampio, finché ogni funzione non ne consuma una parte. La risposta razionale è collegare promessa di assunzione, date contrattuali e trattamento in busta paga quando i fatti sono ancora freschi. Così il primo cedolino riflette una decisione che l’azienda può spiegare, finanziare e sostenere.
Need clarity on contract dates, the payroll file, and the hiring promise before the first salary run?
The data, sourcing, and analysis behind this article were conducted by Paolo Maria Pavan. AI was not used to identify sources, build the factual basis, or produce the analytical judgment contained here. AI was used only as a drafting aid. The final English text was personally reviewed, edited, and approved by Paolo Maria Pavan before publication.
Riferimenti
- Overschrijding driemaandstermijn blokkeert 30%-regeling · Salaris Vanmorgen
- Wettenbank - Statutory three-month boundary for continuation after a change of employer
- Belastingdienst - Belastingdienst process for employer changes and continuing eligibility
- Belastingdienst - Evidence required in the official continuation application
- Belastingdienst - 2026 expatregeling thresholds, cap and payroll value
- Rijksoverheid - 2026 changes to ETK reimbursements outside the expatregeling
- Rijksoverheid - Forward change to the expatregeling from 2027
- CBS - Labour-market context for the scarcity assumption behind the rule
