Un dipendente stimato chiede di lavorare per alcuni mesi dalla Germania. Il manager acconsente: è un modo per trattenere una risorsa valida nel team. Qualcuno controlla un foglio Excel e segnala che il dipendente resterà sotto i 183 giorni . Poi tutti tornano al lavoro.
Die bekende vuistregel kan de kern van de zaak missen. De 183-dagenregel is een verdragstoets met drie cumulatieve voorwaarden. Het toepasselijke verdrag, de werkgever achter de werkzaamheden en de entiteit die de loonkosten draagt, bepalen samen de uitkomst.
Het getal zelf is ingewikkelder dan het lijkt. Afhankelijk van het verdrag kan de periode een kalenderjaar, een belastingjaar of een voortschrijdende periode van twaalf maanden zijn. Weekenden, ziekte, feestdagen en verlof dat in het werkland wordt doorgebracht, kunnen meetellen. Zelfs een deel van een dag kan als een volledige dag meetellen.
The contract is only one part of the story
Per un piccolo datore di lavoro, spesso la domanda più difficile non è per quanto tempo una persona sia rimasta all’estero. Il punto è capire chi dirigeva il lavoro, chi ne traeva beneficio e chi ne sosteneva il costo.
Si pensi a un tecnico formalmente dipendente di un’impresa tedesca, ma impegnato ogni giorno sui sistemi di un cliente olandese. Le attività vengono assegnate da un manager olandese. Il tecnico contribuisce a progetti nei Paesi Bassi e il costo del lavoro viene riaddebitato alla società olandese.
In caso di messa a disposizione internazionale di personale, questi elementi possono portare a considerare il cliente olandese come datore di lavoro sostanziale. In tal caso, l’imposta olandese sul salario potrebbe essere dovuta fin dal primo giorno lavorato nei Paesi Bassi. Il cliente olandese potrebbe inoltre restare responsabile se il datore di lavoro formale non versa quanto dovuto.
Istruzioni, ripartizione dei costi e responsabilità finanziaria sono quindi molto più di dettagli amministrativi. Descrivono la situazione lavorativa effettiva, quella che il payroll dovrà infine rappresentare.
Een contract kan de werkgever aanwijzen. De loonheffing volgt het toepasselijke verdrag en de feiten rond het werk. Managers creëren die feiten vaak al voordat de loonadministratie ervan hoort.
Germany has introduced an earlier counting point
Le disposizioni del trattato tra Paesi Bassi e Germania applicabili dal 1° gennaio 2026 rendono ancora più delicato il lavoro da casa oltre confine. Una norma speciale può prevedere che il salario qualificato resti imponibile esclusivamente nel Paese del datore di lavoro quando il lavoro svolto nel Paese di residenza o in un Paese terzo è inferiore a 35 giornate lavorative in un anno solare.
In pratica, la soglia è di 34 giornate rilevanti. Il lavoro da casa con cadenza regolare può quindi richiedere attenzione molto prima che il dipendente si avvicini ai 183 giorni. Un giorno di lavoro da casa alla settimana supera normalmente le 34 giornate in un anno lavorativo completo.
Il dipendente dell’esempio iniziale può dunque trovarsi con più contatori che avanzano contemporaneamente. C’è l’analisi ordinaria del trattato, il conteggio delle giornate di lavoro da casa in Germania e una posizione previdenziale distinta. Sapere soltanto quanti giorni sono stati lavorati all’estero risponde a una parte soltanto della domanda.
Qui una flessibilità concessa in buona fede può diventare costosa per negligenza, non per intenzione. Il manager vede uno strumento per trattenere una persona. Il payroll, più avanti, si trova a gestire più giurisdizioni, conteggi diversi e una modalità di lavoro ormai diventata normale.
Tax and social insurance travel on different tracks
Chi lavora oltre confine nell’UE, nel SEE o in Svizzera è assicurato socialmente in un solo Paese. Secondo le regole generali sul lavoro svolto in più Stati, lavorare per almeno il 25% del tempo, oppure percepire almeno il 25% del reddito, nel Paese di residenza indica di norma che la copertura previdenziale spetta a quel Paese.
Un quadro specifico per il telelavoro transfrontaliero può consentire di mantenere la copertura nel Paese del datore di lavoro quando il lavoro da casa nel Paese di residenza resta entro il limite previsto. Anche questo regime ha condizioni proprie e richiede una domanda. Se la copertura olandese prosegue, può essere necessaria una dichiarazione A1.
La posizione fiscale e quella previdenziale devono essere analizzate separatamente. Un risultato in un ambito non determina automaticamente quello nell’altro.
Il dipendente si accorge presto della differenza. Una rettifica del payroll può incidere sui contributi, sul netto in busta e sulle aspettative relative alla copertura assicurativa. Quella che era iniziata come una soluzione ragionevole può trasformarsi in una conversazione complessa su autorizzazioni, amministrazione e costi aggiuntivi.
Alcuni costi, inoltre, restano fuori dalla busta paga. L’assistenza sul payroll estero, le registrazioni, l’analisi del trattato e le attività di regolarizzazione possono essere fatturate solo in un secondo momento. Se questi costi non entrano mai nella contabilità del progetto, una commessa può sembrare più redditizia di quanto sia davvero.
One version of where the work happened
La soluzione pratica non è accumulare altri fogli Excel scollegati. È costruire una visione unica e coerente dell’accordo.
Il datore di lavoro deve poter collegare le sedi di lavoro pianificate ed effettive alle date, alle linee di riporto, ai progetti, ai datori di lavoro, alla ripartizione dei costi e ai documenti previdenziali. Nasce così un dossier che payroll, finanza e management possano leggere nello stesso modo.
Quel dossier comincia dalla disciplina del management. La richiesta di un dipendente che vuole lavorare dall’estero deve arrivare al payroll e alla funzione finanziaria prima dell’avvio, non quando la nuova modalità è ormai diventata una routine. Lo stesso vale quando un dipendente estero inizia a lavorare su un progetto olandese o quando i costi del personale vengono spostati tra società collegate.
Per il dipendente in Germania, le domande rilevanti sono semplici. In quali giorni ha lavorato da casa? Chi gli assegnava le attività? Quale società ha ricevuto il beneficio? Dove sono finiti i costi? La posizione A1 è ancora coerente con la prassi effettiva?
Sono normali domande operative, con conseguenze fiscali e sul payroll. Devono entrare nella stessa conversazione della pianificazione del personale, del servizio ai clienti e dei margini di progetto.
I piccoli datori di lavoro non devono trasformare ogni giornata lavorata all’estero in una crisi. Devono però smettere di considerare i 183 giorni come il via libera a non fare altre domande. La flessibilità oltre confine può aiutare a trattenere risorse scarse e a servire clienti internazionali. Funziona al meglio quando l’impresa comprende quale assetto ha creato, nei fatti.
Il foglio Excel rassicurante può restare. Ma deve seguire il lavoro, la persona e il denaro. Non può sostituirli.
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I dati, le fonti e l’analisi alla base di questo articolo sono stati elaborati da Paolo Maria Pavan. L’AI non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o formulare il giudizio analitico qui contenuto. L’AI è stata usata solo come supporto alla redazione. Il testo italiano definitivo è stato rivisto, modificato e approvato personalmente da Paolo Maria Pavan prima della pubblicazione.
Riferimenti
- Meest verkeerd begrepen payroll-weetje ooit · Salaris Vanmorgen
- Belastingdienst - The 183-day rule is a cumulative treaty test, not a tax exemption
- Rijksoverheid - Dutch-German home working has a specific treaty rule from 1 January 2026
- Rijksoverheid - Belgian home working can create a permanent-establishment question even where payroll looks manageable
- UWV - Social security follows its own cross-border logic
- Belastingdienst - Temporary assignments abroad require tax and social-security review before departure
- Overheid.nl Verdragenbank
- Belastingdienst
