Una proposta olandese sui dati coperti dal segreto professionale mostra perché accessi, separazione e tracciabilità contano ben prima di un sequestro.
Un fondatore apre una casella di posta condivisa e cerca il parere ricevuto durante un’acquisizione complessa. Il messaggio c’è, ma insieme alle fatture dei fornitori,alle domande del personale, alle bozze contrattuali e a una lunga conversazione inoltrata a diversi colleghi. Un allegato si trova nel sistema finanziario. Un altro è stato salvato su un computer personale.
Finché il lavoro procedeva in fretta, nulla sembrava disordinato. Sotto esame, gli stessi documenti raccontano una storia diversa. L’impresa può sapere che alcune comunicazioni sono sensibili, ma non riuscire a ricostruire dove siano finite, chi le abbia aperte e quale versione sia completa.
Questa scena ordinaria dà un peso concreto al parere espresso il 9 settembre 2026 dal Consiglio olandese della magistratura. Il Consiglio sostiene la modernizzazione del modo in cui le informazioni potenzialmente coperte dal segreto professionale vengono filtrate all’interno di grandi insiemi di dati nelle indagini penali. Il sostegno, però, è accompagnato da una condizione netta: una gestione piùrapida richiede comunque controlli chiari sugli accessi, registri affidabili, metodi di ricerca accurati e tutela giudiziaria.
Il cambiamento proposto
Secondo la proposta, la selezione iniziale dei dati che potrebbero contenere materiale coperto dal segreto professionale passerebbe dal giudice istruttore al Pubblico Ministero. Il giudice istruttore manterrebbe funzioni specifiche nei casi in cui l’esame o un ulteriore filtraggio richiedano l’intervento dell’autorità giudiziaria.
La proposta rientra nello sviluppo legislativo del nuovo Codice di procedura penale. L’entrata in vigore è prevista per il 1º aprile 2029 e la normativa integrativa è ancora in preparazione. Le disposizioni proposte riguardano il procedimento penale. Non introducono un nuovo obbligo generale di conformità per le normali imprese olandesi.
Il segnale sul piano della governance è però già utile. Le indagini digitali non riguardano più poche cartelle ben etichettate. Possono comprendere caselle di posta, telefoni, spazi cloud, sistemi contabili, copie di sicurezza e dati esportati. Il Consiglio riferisce che, nei grandi casi di frode che coinvolgono numerosi titolari del segreto professionale, possono trascorrere cinque o sei anni prima che i dati raccolti vengano messi a disposizione degli investigatori. È un’osservazione tratta dalla pratica dei casi complessi e rende evidente la portata del problema.
La soluzione proposta non consiste semplicemente nello spostare il lavoro da una scrivania all’altra. Il Consiglio vuole che il procedimento renda verificabile chi ha avuto accesso, quali termini di ricerca siano stati utilizzati, che cosa sia stato esaminato, come abbia funzionato lo strumento forense e se lo stesso registro delle attività sia attendibile. La velocità, senza questa traccia, indebolirebbe proprio la protezione che la procedura dovrebbe garantire.
Riservato non significa necessariamente coperto dal segreto professionale
Le piccole imprese tendono a usare il termine riservato in senso ampio. Un accordo sui prezzi, un’esportazione dei dati salariali, una nota medica, un documento del consiglio di amministrazione e il parere di un avvocato possono tutti meritare un accesso limitato. Non hanno però tutti lo stesso status giuridico.
Il segreto professionale dipende dal ruolo del professionista, dalla comunicazione e dal suo contesto. Le comunicazioni che coinvolgono avvocati, notai e medici possono rientrare nelle forme di tutela riconosciute. Mettere in copia un commercialista, un consulente fiscale o un altro professionista non crea una protezione generalizzata. E neppure collocare un documento in una cartella chiamata “legale”.
La distinzione conta perché le imprese mescolano spesso categorie diverse. Il parere di un avvocato può essere inoltrato all’interno di una discussione commerciale. Una questione fiscale può trovarsi accanto a normali istruzioni contabili. Le valutazioni del consiglio di amministrazione possono apparire in una chat, mentre la decisione firmata è conservata altrove. L’impresa si ritrova così con informazioni sensibili, ma senza una vera separazione.
Prima ancora che come problema di procedura penale, io lo considero una debolezza di governance. Quando i documenti sono mescolati, l’impresa dipende da soggetti esterni per ricostruire distinzioni che i suoi sistemi non hanno saputo preservare. Questo richiede tempo, costa denaro e sottrae la direzione ai clienti, al personale e alla liquidità.
Un filtro vale quanto la traccia che lascia
Il metodo di lavoro della magistratura olandese considera i termini di ricerca, le regole di accesso, i responsabili della riservatezza e la documentazione elementi centrali del filtraggio digitale. Il parere del 2026 approfondisce anche il rischio tecnico: materiale nascosto in un’applicazione forense può tornare visibile quando viene elaborato con un altro strumento.
La lezione va oltre le indagini. Un blocco digitale privo di una cronologia degli accessi offre garanzie limitate. Una cancellazione che continua a sopravvivere nelle esportazioni o nei backup non è una cancellazione completa. Autorizzazioni che scompaiono durante la migrazione di un sistema possono vanificare anni di attenta separazione.
La Corte Suprema olandese ha aggiunto un’altra dimensione pratica nella sentenza del 12 marzo 2024. Ha stabilito che il giudice chiamato a decidere su un reclamo deve verificare se il segreto professionale sia stato sufficientemente protetto durante il filtraggio condotto sotto la direzione del giudice istruttore. In quel caso il processo di filtraggio aveva utilizzato un elenco molto ampio di termini di ricerca, predisposto anche con il contributo della difesa. La Corte ha inoltre ritenuto rilevante che il reclamante avesse conservato un’amministrazione completa e fosse quindi in grado di indicare esempi concreti delle proprie preoccupazioni.
Per un imprenditore che dirige personalmente l’azienda, questo punto è prezioso. Un’affermazione generica secondo cui del materiale sensibile potrebbe essere stato trattato in modo scorretto è meno efficace dell’indicazione di contatti, gruppi di documenti, date e sistemi precisi. I documenti conservati dall’impresa restano importanti anche quando un’autorità ne possiede una copia.
Come si presentano confini ben definiti
La risposta sensata per un’impresa non è dichiarare che tutto è coperto dal segreto professionale. Significherebbe confondere lo status giuridico con una preferenza interna. Un punto di partenza migliore è capire dove si trovino davvero i documenti sensibili e chi ne sia responsabile.
Torniamo al fondatore che cerca nella casella dell’acquisizione. Un esame utile seguirebbe una decisione importante dall’inizio alla fine: la prima proposta, la corrispondenza con i consulenti, le diverse bozze, l’approvazione, l’accordo firmato e il trattamento contabile. L’impresa è in grado di recuperare l’intera sequenza? Sa spiegare chi vi ha avuto accesso? Lo stesso materiale si trova anche nelle chat, su dispositivi privati o in vecchi backup?
È qui che la governance incontra anche i costi. La debolezza dei confini documentali appare raramente come voce separata nei conti mensili. Il prezzo emerge più tardi, sotto forma di analisi forensi, verifiche legali, decisioni rinviate e ore sottratte alla direzione. A quel punto, il risparmio iniziale ottenuto grazie a una conservazione informale è di solito già svanito.
Il parere del Consiglio riguarda il modo in cui lo Stato tratta le informazioni coperte dal segreto professionale, ma lascia agli amministratori una domanda più discreta: se domani fosse necessario separare i dati dell’impresa, il loro significato sopravvivrebbe al passaggio?
Una buona governance non richiede un archivio perfetto. Richiede ordine sufficiente per distinguere i normali documenti aziendali dalle comunicazioni realmente sensibili, disciplina sufficiente per limitare gli accessi non necessari e una cronologia sufficiente per spiegare che cosa sia accaduto. La riservatezza comincia dalla fiducia. Quando i documenti vengono messi sotto pressione, la fiducia ha bisogno di struttura.
Se vuoi verificare se i tuoi documenti sensibili hanno confini chiari, contattami per un esame pratico della governance documentale.
I dati, le fonti e l’analisi di questo articolo sono stati curati da Paolo Maria Pavan. L’IA non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o produrre il giudizio analitico. L’IA è stata usata solo come aiuto di redazione. Il testo italiano finale è stato rivisto, corretto e approvato personalmente da Paolo Maria Pavan prima della pubblicazione.
Riferimenti
- Rechtspraak voorstander om aanpak rondom filteren verschoningsgerechtigde informatie te moderniseren | Rechtspraak
- Raad voor de rechtspraak - Second Supplementary Act and the proposed shift in filtering responsibility
- Rechtspraak - Present judicial filtering practice for digital privileged material
- Hoge Raad via Rechtspraak - Supreme Court framework for judicial scrutiny after digital filtering
- Rijksoverheid - Legislative status and timing of the new Code of Criminal Procedure
- Rechtspraak - Technical guidance on filtering digital privileged material
