Immaginiamo un lavoratore autonomo che si è trasferito in Spagna, continua a servire clienti di Amsterdam e fattura ancora con il vecchio modello olandese. L’attività sembra olandese perché il denaro arriva dai Paesi Bassi . Ma i registri potrebbero raccontare un’altra storia.
KVK updated its guidance Il 22 giugno 2026 la KVK ha aggiornato le proprie indicazioni per gli zzp’er che lavorano dall’estero. Il messaggio è semplice: la presenza di clienti olandesi, da sola, non basta a mantenere un’attività nel Dutch Handelsregister. Le domande più complesse riguardano il luogo in cui si lavora, il recapito effettivo dell’impresa e i legami residui con il fisco olandese e con la previdenza sociale.
Io lo leggo come un avvertimento di governance, non come una nota di viaggio. Un trasferimento all’estero modifica la documentazione primaancora di modificare l’identità dell’impresa.
Il primo registro cambia prima della fattura
Rijksoverheid stabilisce che chi prevede di vivere all’estero per più di otto mesi in un anno deve comunicare la partenza al Comune. La posizione anagrafica passa così da residente nella BRP a non residente nella RNI. RvIG trasmette il cambiamento a organizzazioni come la Belastingdienst e i fondi pensione.
Questo è il livello personale. La KVK gestisce invece il livello dell’impresa. Se nei Paesi Bassi non resta alcuna attività economica, in genere l’impresa olandese deve essere cancellata, anche se i clienti olandesi rimangono. Se dopo l’espatrio il lavoro retribuito continua a essere svolto nei Paesi Bassi, l’iscrizione può restare. In quel caso serve un indirizzo olandese di visita.
Quell’indirizzo non è un elemento ornamentale del sito web. Per la KVK, l’indirizzo di visita è il recapito ufficiale nel Registro delle imprese. Una casella postale non è sufficiente. Se l’imprenditore non utilizza direttamente i locali, la pratica deve contenere una prova della disponibilità, come un contratto di locazione, un documento di proprietà o il consenso del proprietario o dell’occupante.
Un indirizzo olandese deve avere un peso reale nell’attività
La distinzione è facile da trascurare. Un giornalista che scrive esclusivamente dagli Stati Uniti per testate olandesi può servire un mercato olandese senza svolgere attività nei Paesi Bassi. Nella stessa posizione può trovarsi un consulente che lavora dalla Svezia e incontra clienti olandesi solo occasionalmente. Diverso è il caso di un dentista che rientra nei Paesi Bassi per sostituzioni. E lo stesso vale per un appaltatore che trascorre diversi mesi l’anno nei cantieri olandesi.
La differenza non è emotiva. È il luogo di lavoro. Il fondatore in Spagna non dovrebbe chiedersi se i clienti riconoscono ancora il vecchio numero KVK. La domanda corretta è se il registro descriva ancora onestamente l’attività. Quando telefonate, scrittura, acquisti, imballaggio e amministrazione avvengono tutti all’estero, la vecchia iscrizione olandese comincia ad assomigliare a un involucro rimasto attorno a un’impresa che si è già trasferita.
Conta anche il costo. La KVK precisa che, quando tutte le attività cessano per più di sei mesi, la cancellazione è obbligatoria. Restare iscritti mentre l’attività è ferma può comunque mantenere in vita gli obblighi di dichiarazione IVA e di tenuta della contabilità. Un vecchio registro apparentemente innocuo può trasformarsi in un costo ricorrente, in una dichiarazione dimenticata o in una domanda della banca.
Gli effetti fiscali non scompaiono con la cancellazione
La cancellazione dalla KVK non chiude tutte le questioni fiscali olandesi. La Belastingdienst chiarisce che l’anno dell’espatrio comporta normalmente una dichiarazione dei redditi relativa all’anno di trasferimento, il modello M. Dopo l’espatrio, un non residente dichiara soltanto i redditi imponibili nei Paesi Bassi. Gli immobili situati nei Paesi Bassi restano soggetti a imposizione olandese, mentre per molti altri redditi sono le convenzioni contro le doppie imposizioni a stabilire la competenza.
L’IVA segue una logica propria. La Belastingdienst definisce la stabile organizzazione ai fini IVA come un insieme duraturo di strutture e risorse, comprese persone e attrezzature, che consenta all’impresa di operare come parte autonoma dell’attività. Un soggiorno breve, una scrivania utilizzata occasionalmente o un deposito di supporto non sono sufficienti. Un imprenditore estero privo di stabile organizzazione nei Paesi Bassi può comunque avere obblighi IVA quando effettua operazioni imponibili nei Paesi Bassi.
Per i servizi all’interno dell’Unione europea, la distinzione è nota. I servizi B2B sono generalmente imponibili nel luogo in cui è stabilito il cliente, spesso con inversione contabile dell’IVA. I servizi B2C sono di norma imponibili nel luogo in cui è stabilito il fornitore, salvo eccezioni. Per le vendite a consumatori di beni e servizi digitali rileva la soglia complessiva europea di 10.000 euro. Oltre tale soglia si applica l’IVA del Paese del consumatore, mentre l’OSS può essere gestito attraverso lo Stato di stabilimento.
Per un piccolo commercio online non è un dettaglio tecnico. Se i prezzi sono esposti IVA inclusa, una variazione dell’aliquota può erodere il margine. Se sulle fatture compaiono indirizzo, numero IVA o dicitura dell’inversione contabile errati, il problema arriva al cliente prima ancora di entrare nel fascicolo fiscale.
La governance è una sequenza di piccoli cambiamenti
Il trasferimento all’estero funziona meglio se viene gestito come un unico evento aziendale, articolato però su più date. La data comunicata al Comune, la posizione KVK, l’indirizzo di visita, la registrazione estera, la posizione IVA, il modello di fattura, il contratto con il cliente, le assicurazioni, il profilo bancario e la data di chiusura della contabilità dovrebbero raccontare la stessa storia.
Nella stessa sequenza rientra l’AOW. Rijksoverheid precisa che vivere e lavorare all’estero comporta spesso la fine dell’assicurazione obbligatoria AOW. Ogni anno non assicurato riduce l’AOW futura del 2 per cento e la SVB può ricevere una richiesta di prosecuzione volontaria entro un anno. È una questione previdenziale, ma anche di liquidità. Un fondatore che considera soltanto affitto e voli non sta ancora vedendo il conto completo.
È qui che la governance diventa ordinaria. È l’email al cliente che indica il corretto soggetto di fatturazione. È la prova che autorizza l’uso di un indirizzo olandese di visita. È l’ultima data di attività nei Paesi Bassi registrata in contabilità. È il modello di fattura che smette di fingere che l’impresa abbia sede in un luogo in cui non opera più.
La risposta corretta non è che un’impresa debba restare olandese, né che debba abbandonare ogni legame con i Paesi Bassi. La risposta corretta è che la documentazione deve riflettere il lavoro effettivo. Un fondatore può trasferirsi all’estero e mantenere clienti olandesi. Può anche conservare attività reali nei Paesi Bassi dopo l’espatrio. Ma le prove devono seguire la realtà.
La lavoratrice autonoma in Spagna non ha bisogno di drammi. Le serve una tabella ordinata con date, indirizzi, posizioni fiscali, fatture e clienti. Quando quella tabella è pulita, il trasferimento smette di essere una zona indistinta. Diventa una decisione d’impresa che i registri sono in grado di sostenere.
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I dati, le fonti e l’analisi alla base di questo articolo sono stati elaborati da Paolo Maria Pavan. L’AI non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o formulare il giudizio analitico qui contenuto. L’AI è stata usata solo come supporto alla redazione. Il testo italiano definitivo è stato rivisto, modificato e approvato personalmente da Paolo Maria Pavan prima della pubblicazione.
